"Wir glauben, dass bei den KMUs das grösste Potenzial liegt"

Scalaris, ein Schweizer Anbieter mit rund 100 Mitarbeitern, hat unter dem Namen Doculife Swiss eine ausgewachsene Dokumenten-Lifcycle-Management-Lösung (DLM) als Public-Cloud-Dienst für KMUs lanciert.

Zwar gibt es schon eine Handvoll Web-Produkte für das Dokumenten-Management – denen fehlen im Vergleich aber oft wichtige Funktionen. Die einen bieten keine Office- und ERP-Integration. Andere unterstützen Scanner und OCR nicht, bieten keine Apps für mobile Geräte oder keine revisionssichere Archivierung. Und: Der Standort der Server und damit der Daten ist oft nicht eruierbar. Die Lösung von Scalaris hingegen ist in einem Schweizer Rechenzentrum gehostet, das den Finma-Vorschriften für Bankenoutsourcing genügt. Damit sollten die verbreiteten Bedenken von KMUs bezüglich Datenschutz und Sicherheit hinfällig sein.

Trotzdem erscheint der Schritt recht mutig. Der Schweizer Markt gilt für solche Produkte ja eher als zu klein. Netzwoche hat bei Philipp Sander, Group Chief Commercial Officer von Scalaris, nachgefragt.

Herr Sander, wie sind Sie auf die Idee gekommen, in der kleinen Schweiz ein DLM als Public-Cloud-Dienst anzubieten?

Das hat viel mit uns als Schweizer Unternehmen zu tun. Wir bieten den Dienst schon einige Zeit in Deutschland an und das hilft uns, die nötige kritische Masse zu erreichen. Die wiederum verringert das Risiko für die Lancierung einer reinen Schweizer Lösung mit Schweizer Hosting und Schweizer Vertriebspartnern. Ohne das Geschäft in Deutschland wäre das nicht zu bezahlen gewesen.

Nun glänzen die Schweizer KMU beim Dokumenten-Management nicht besonders. Wie sehen Sie das?

Wir glauben in der Tat, dass bei den KMUs noch das grösste Potenzial liegt. Bei ihnen haben unstrukturierte Daten einen deutlich höheren Stellenwert als bei Grossunternehmen. Deshalb sind wir überzeugt, dass die Akzeptanz für das Dokumenten-Management noch stark wachsen wird. Zudem ist heute die Datensicherheit in der Public Cloud enorm hoch.

Warum sind KMUs hier so zögerlich?

Zentral ist das mangelnde Bewusstsein der KMUs bezüglich Compliance. Zudem haben die Revisionsstellen von kleineren Firmen eine geringere Personalbandbreite als die von grossen. Viele KMUs haben noch immer das Gefühl, ihre Dokumente seien im eigenen Keller sicherer als in einem zertifizierten Rechenzentrum. Das hängt mit mangelndem Wissen und fehlender Wahrnehmung zusammen.

Müssten demnach nicht die Treuhand- und Revisionsstellen den Firmen auf die Sprünge helfen?

Eigentlich schon, allerdings werden Compliance-Verfehlungen im Dokumenten-Management bei KMUs von Revisionsstellen noch kaum geahndet. Damit stehen Treuhänder noch zu wenig unter Handlungsdruck. Es gibt aber ohnehin eine Menge von nutzenbezogenen Hintergründen, die für das Dokumenten-Management sprechen.

Ein herkömmliches Dokument-Management auf Client-Server-Basis ist ja keine Hexerei. Bietet die Public Cloud wirklich so grosse Vorteile?

Erfahrungsgemäss braucht ein Anbieter bei einem KMU zwischen 5 und 50 Tage um eine On-Site-Lösung produktiv bereitzustellen. Bei einer Public-Cloud-Lösung benötigt es zwischen 0 und 8 Tagen. Je nach Bedürfnissen kann man stark von den vorgegebenen Konfigurationen profitieren.

Wie weit steht Ihre Lösung in Konkurrenz zu einschlägigen Zusatzmodulen der ERP-Anbieter?

Das ist sehr unterschiedlich je nach ERP. Es gibt Situationen, in denen die ERP-Module reichen - oder gefühlt reichen. Gesamtheitliche Lösungen vom Input bis zum Archiv gehören aber sicher nicht mehr zu Kernkompetenz der ERP-Anbieter.

Mit dem Entscheid für ein DMS ist das Problem ja noch nicht gelöst. Wer hilft den Firmen bei der Implementierung?

In unserem Fall betreuen unsere drei Vertriebspartner die Kunden in allen Schritten. Aber wir empfehlen ohnehin, nicht überambitioniert an das Thema heranzugehen. Ein Betrieb soll nicht gleich alle seine Prozesse in Doculife abbilden, sondern mit einem Einfachen beginnen. Damit kann er Erfahrungen sammeln und, wenn dann schrittweise weitere Prozesse hinzufügen.

Und was haben Sie für weitere Pläne?

Wir haben jetzt den ersten Kunden auf der Plattform. Im KMU-Markt wollen wir während der nächsten Monate mit unseren Partnern zusammen Erfahrungen sammeln. Als Nächstes werden wir die Zusammenarbeit auf einige weitere ausgewählte Partner ausdehnen. Am Ende werden es in der Schweiz fünf bis sieben sein – inklusive Romandie und Tessin. Das Geschäft mit Grossfirmen wir dann auch bald ein Thema werden.

Auch international?

Auch international, aber mehr kann ich momentan nicht sagen.