Vereinsverwaltung mit der Community

Der Kinder- und Jugendverband Jungwacht Blauring Schweiz (Jubla) kann seine Kursangebote, Mitglieder und Veranstaltungen neu mit einer national geführten Vereinssoftware verwalten. Bisher hatten die Mitglieder diese Aufgaben dezentral selbst übernommen, doch dies war mit viel Aufwand verbunden. Daher hatte der Verband nach einer neuen Lösung gesucht. 

Diese haben sie denn auch gefunden: "Wir haben Offerten von verschiedenen Anbietern eingeholt, wovon drei Firmen in die engere Auswahl kamen", sagt Roman Oester, Leiter Fachstelle Kommunikation & Marketing beim Jubla. Mit dabei war der Berner Open-Source-Dienstleister Puzzle ITC, der den Auftrag letztlich erhielt. Unter anderem fühlte sich der Jubla von der Idee einer gemeinschaftlichen Open-Source-Lösung angesprochen. Im Gegenzug übernahm Puzzle ITC einen Teil der Arbeiten auf eigene Kosten, um das Projekt im benötigten Umfang überhaupt realisieren zu können. Dies wiederum kam dem Jubla entgegen, da der Verband nur über ein kleines Budget verfügt. "Für uns ist es ein Geschäftsmodell, Open-Source-Lösungen anzubieten", sagt André Kunz, Leiter Marketing & Kommunikation, bei Puzzle ITC. Das Unternehmen könne so seine Kompetenz in die Waagschale werfen und erhalte die Möglichkeit, im Zusammenhang mit diesen Lösungen neue Aufträge zu erhalten.

Gemeinsamer Konsens wichtig

Bei der Entwicklung der Jubla-Datenbank sei es nicht ganz einfach gewesen, zu einem Konsens zu kommen, so Kunz. Etliche Anforderungen mussten gestrichen werden, da der Umfang der Software sonst zu gross geworden wäre. Ziel war daher, die Anforderungen so weit zu generalisieren, dass es den Wünschen des Jubla noch genügte, aber später auch andere Vereine ansprechen würde.Die Ausgangslage indes war ideal: "Wir konnten auf der grünen Wiese anfangen und einen modernen Open Source Stack  zusammenstellen", so Kunz. Die Vereinssoftware basiert auf dem Ruby-on-Rails-Framework. Die Syntax sei sehr einfach zu erlernen, so Kunz. Dies sollte es den Beteiligten erleichtern, die Anwendung selbst noch zu erweitern. Kunz sieht sogar noch weiteres Potenzial: "Vielleicht könnten wir den Mitgliedern einen Kurs für Ruby on Rails anbieten und damit sogar das Interesse für einen technischen Beruf wecken." Inwieweit die Mitglieder die Anwendung selbst weiterentwickeln werden oder sich mit Erweiterungen an Puzzle ITC wenden, ist derzeit noch offen. Möglicherweise werde sich eine Art Community bilden, die die Lösung weiterentwickelt, mutmasst Kunz. Da die Verantwortung für den Betrieb und die Wartung der Vereinssoftware letztlich bei Puzzle liegt, wird zusammen mit den Verantwortlichen des Jubla entschieden, welche Komponenten aus der Community in die Lösung einfliessen.

Die neue Open-Source-Datenbank ist bei Jubla unter dem Namen "jubla.db" seit Mai im Einsatz. Der Jubla weist auf seiner Website auf die neue Vereinssoftware hin und bietet dort auch Online-Tutorials für die Leiter an. Die Community-Version wird unter dem Namen "Hitobito" veröffentlicht.

Neue Kunden in Sicht

Der Jugendverband Cevi zeigt laut Kunz ebenfalls Interesse an der neuen Vereinslösung. Wie der Jubla sei der Verband sehr dezentral organisiert und habe ähnliche Anforderungen. Der Cevi würde daher von den Vorleistungen des Jubla profitieren – und umgekehrt. "Im Projekt für den Cevi könnten wir zusätzliche Listen und Funktionen implementieren, die der Jubla danach übernehmen würde", so Kunz. Dazu gehört zum Beispiel eine Abrechnungsliste für Finanzhilfen im Rahmen der Kinder- und Jugendförderung des Bundesamts für Sozialversicherungen.

Die Open-Source-Strategie beinhaltet für Puzzle ITC aber auch ein gewisses Risiko. Denn Mitbewerber könnten mit der gleichen Lösung mit dem Unternehmen konkurrieren. Dennoch blickt Kunz positiv in die Zukunft: "Die Schweiz ist ein Land der Vereine und Verbände. Wenn auch andere Firmen die Open-Source-Lösung professionell weiterentwickeln, profitieren letztlich alle Beteiligten." Auch der Jubla zeigt sich mit der neuen Lösung zufrieden. Das System sei zwar erst seit sechs Wochen im Einsatz, daher seien noch nicht alle Kantonalverbände gleich weit mit dem Einpflegen der Daten, so Oester. Im Grossen und Ganzen könne aber von einem geglückten Start gesprochen werden.