Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung für Treuhänder

Im Jahr 2000 waren in der Schweiz 3,5 Millionen Menschen offline. Heute sind es gerade noch rund 800 000. Das zeigt eine aktuelle Studie von Netmetrix. Oder anders gesagt: 87 Prozent der Schweizerinnen und Schweizer sind online. Sie kaufen, konsumieren und arbeiten online und nutzen die Cloud als Datenspeicher. Beispiele wie Amazon, iTunes und Uber stehen exemplarisch für fundamental neue Möglichkeiten, seine Kunden zu bedienen. Sie sind Ausdruck der Digitalisierung der Wirtschaft, die mit zunehmender Beschleunigung um sich greift. Sie demonstrieren, welche Kraft sich aus der Kombination von Technologie, Nutzerverhalten und dem daraus abgeleiteten Geschäftsmodell entwickeln kann.

Gerade Treuhandunternehmen sind sehr stark von der Digitalisierung betroffen, da nicht nur ihr eigenes Unternehmen, sondern auch ihre Kunden dem digitalen Wandel unterliegen und sich das User-Verhalten unweigerlich ändert. Doch was bedeutet das konkret, und welche Herausforderungen müssen sie meistern?

Riesiges Potenzial für positive Skaleneffekte

Die Digitalisierung bedeutet vor allem eines: Eine riesige Chance für den Treuhänder, sich mit einem modernen Dienstleistungsangebot zu profilieren. Schliesslich ist die Zusammenarbeit zwischen Treuhänder und Kunde von einem hohen Grad an Daten- und Informationsaustausch mit vielen administrativen Routineprozessen geprägt. Solche Geschäftsprozesse lassen sich dank Digitalisierung vereinfachen oder automatisieren. Das erlaubt dem Treuhänder, etwa direkt auf die Buchhaltungsdaten seiner Mandanten zuzugreifen und ihn in Echtzeit zu unterstützen, was schon bei einer geringen Anzahl Kunden positive Skaleneffekte bedeutet. Der Treuhänder muss sich also fragen, welche Geschäftsprozesse er mithilfe der Digitalisierung effi­zienter gestalten und wie er sich besser mit dem Kunden vernetzen kann.

Herausforderung 1: Veraltete oder unterhalts­intensive Systeme

Das bedingt jedoch, dass sowohl der Treuhänder als auch seine Kunden mit einer modernen, cloudfähigen Business-Software arbeiten. In der Schweiz gibt es mehrere tausend kleinere Treuhandunternehmen, die zehntausende Kundenbuchhaltungen verwalten und die für die Unternehmen die gesetzlich erforderlichen Abschlussarbeiten erledigen, dabei aber auf veraltete Systeme setzen. Oder sie bieten ihren Kunden für die Buchhaltung eine Cloud-Lösung an, die sie auf einer eigenen Server­infrastruktur hosten. Der Unterhalt solcher Systeme ist jedoch aufwändig und teuer, da dies ein hohes Mass an Fachwissen voraussetzt und die Pflege des Systems oft nur von Spezialisten gewährleistet werden kann. Kommt hinzu, dass von Kundenseite höhere Ansprüche an Geschwindigkeit oder Sicherheit gestellt und neue Serviceleistungen verlangt werden, was den Treuhänder schnell an seine Grenzen bringt.

Herausforderung 2: Vertrauen in die Cloud

Ein oft diskutierter Punkt ist die Speicherung vertraulicher Daten in der Cloud. Man ist unsicher, was mit seinen Daten letztlich geschieht. Diesem Umstand begegnen Anbieter von Cloud-Lösungen heute mit Swissness, das heisst, sie betreiben die Cloud in Schweizer Rechenzentren, nach Schweizer Datenschutzgesetzen. Tatsächlich zeigt sich, dass die Akzeptanz von Cloud Computing in den letzten zwei bis drei Jahren stetig gewachsen ist. Das spiegelt sich auch in den Zahlen einer aktuellen Studie von MSM Research wider. Während das Wachstum im On-Premise-Segment, also bei lokal installierten Lösungen, einbricht, verzeichnen Software-as-a-Service- beziehungsweise Cloud-Lösungen seit 2014 ein konstant hohes Wachstum von rund 6 Prozent.

Herausforderung 3: Digitaler Reifegrad der Kunden

Die weitaus grösste Herausforderung für den Treuhänder besteht darin, dass er Kunden bedient, deren digitaler Reifegrad höchst unterschiedlich ist. In der Studie "Digital Transformation Report" der Universität St. Gallen und des Beratungsunternehmens Crosswalk wurde die digitale Reife der Schweizer Unternehmen Ende 2014 untersucht. Dabei zeigte sich, dass Unternehmen jeglicher Branchen und Grössen diese Entwicklung erkannt haben und sich an diese anpassen. Der Stand der Umsetzung und Transformation ist jedoch je nach Unternehmen sehr unterschiedlich. Daraus ergibt sich ein heterogener Mix an Anforderungen an die Zusammenarbeit. Das reicht vom Kunden der jungen Unternehmensgeneration, der mit IT im Geschäftsleben gross geworden sowie kaufmännisch geschulter ist und die gesamte Buchhaltung bereits in der Cloud führt, bis hin zum Kunden, der seine Buchhaltung voll und ganz in die Hände des Treuhänders legt, seine Belege ungeordnet noch in der Schuhschachtel vorbeibringt und der Treuhänder den Rest von A bis Z erledigt. Aufwand, welcher der Treuhänder oft nicht vollständig weiterverrechnen kann und quersubventionieren muss.

Die richtige Lösung wählen

Die Herausforderungen zeigen: Die Dienstleistungen des Treuhänders müssen verschiedene Business Cases flexibel abdecken können, die den unterschiedlichen Reifegraden seiner Kunden gerecht werden. Das bedeutet für die Business-Software des Treuhänders, dass diese eine medienbruchfreie Zusammenarbeit ermöglichen muss, indem sie verschiedene Optionen für den sicheren Austausch von Daten und Informationen liefert.

Im Idealfall wählt der Treuhänder eine Softwarelösung, die das Gesamtpaket an folgenden Möglichkeiten in einer kompletten und integrierten Cloud-Lösung bieten kann, bei der sich der Treuhänder ausserdem nicht um gesetzliche Änderungen oder technische Neuerungen kümmern muss und umfassenden Support erhält:

Direkte Zusammenarbeit via Cloud. Der Idealfall: Treuhänder und Mandant arbeiten in der Cloud. Der Treuhänder kann sämtliche Mandanten in seiner Lösung aufschalten und so direkt auf die Daten des Kunden zuzugreifen. Der Mandant behält dabei seine Daten auf seinem dedizierten Cloud-­Account und damit die Datenhoheit. Der Treuhänder benötigt keine eigene teure Infrastruktur, um die Daten seiner Kunden zu verwalten. Der Treuhandkunde seinerseits bewahrt sich die Unabhängigkeit bei der Wahl des Treuhänders.

Vorerfassung in der Cloud. Für den Fall, dass der Treuhandkunde nicht die ganze Buchhaltung, sondern nur einfache Eingaben selbst erfassen will, kann ihm der Treuhänder eine einfache Mandanten-Vorerfassung in der Cloud anbieten.

Ersatz der Schuhschachtel. Der Treuhänder muss seinen Kunden zudem eine Alternative zum bunten Durcheinander an Belegen in der Schuhschachtel bieten können, indem er ihm den Datenaustausch mit seiner Treuhand-Lösung ermöglicht. Mit Sage One speziell für Ein-Personen-Betriebe etwa lassen sich Offerten, Rechnungen und die Buchhaltung einfach online selbst führen. Die relevanten Daten kann der Kunde auf Knopfdruck an den Treuhänder übermitteln.

Dossiers, Dokumente und Daten mobil austauschen

Zu guter Letzt benötigt der Treuhänder eine Dienstleistung in Form eines gesicherten Onlineportals, mit dem er den Datenaustausch mit jenen Kunden, die nicht in der Cloud arbeiten, sicher vornehmen kann. Über ein solches Treuhand-Portal hat er zudem die Möglichkeit, die für die Zusammenarbeit notwendigen Dossiers und Dokumente wie Bilanzen und Erfolgsrechnungen einfach und sicher auszutauschen. Das Treuhand-Portal ist mobil verfügbar, was den Zugriff für beide Seiten jederzeit auch von unterwegs ermöglicht. Wichtige Änderungen etwa in den Quellensteuern oder der Rechnungslegung kann der Treuhänder auf Knopfdruck speditiv mit allen Kunden teilen, was wiederum einen zusätzlichen Effizienzgewinn bei administrativen Prozessen bedeutet.

Fazit: Die Geschwindigkeit, mit der neue Technologien unsere Lebensgewohnheiten digitalisieren, Verhaltensweisen beeinflussen und Geschäftsmodelle grundlegend verändern, ist enorm. Sie macht auch vor der Buchhaltung nicht Halt und beeinflusst in hohem Masse die Treuhänder. Mit der richtigen Cloud-Lösung für Treuhänder sind diese in der Lage, den unterschiedlichen digitalen Reifegraden und gleichzeitig den hohen Erwartungen ihrer Kunden gerecht zu werden, die Zusammenarbeit vollständig zu digitalisieren und um ein Vielfaches effizienter zu gestalten.