Cloud-ERPs als Chance?

IT-Strategie: Wo Kleinunternehmen heute stehen

Uhr | Aktualisiert
von Marion Ronca

Unternehmen nutzen neue Informationstechnologien, um sich Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Kleinfirmen können das oft nicht. Wie können sie IT dennoch gewinnbringend nutzen? Die Netzwoche hat nachgeforscht.

In der Schweiz gehören gemäss dem Bundesamt für Statistik 98,5 Prozent aller Unternehmen der Kategorie der Kleinunternehmen mit bis zu 49 Mitarbeitern an. Hierzulande arbeitet rund die Hälfte aller Arbeitnehmer, etwa 2 Millionen Personen, in dieser Unternehmensgruppe. Das Kleinunternehmen stellt damit also nicht nur die verbreitetste Unternehmensgrösse dar, sondern prägt auch den Arbeitsalltag jedes zweiten Lohnempfängers.

Auch bei der IT stellen Kleinunternehmen eine Kategorie für sich dar. Im Gegensatz zu mittleren und grossen Unternehmen können nämlich kleine Firmen in aller Regel bei der Bereitstellung der Infrastruktur und der Anwendungen nicht von Skaleneffekten profitieren. Damit fallen pro Mitarbeiter höhere IT-Kosten an, als dies bei grösseren Unternehmen der Fall ist. Kleinunternehmen entscheiden sich daher meistens für eine konservative Investitionspolitik, bei der darauf geachtet wird, hauptsächlich die wichtigsten IT-Bedürfnisse zu decken und die Kosten tief zu halten. Eine strategische IT-Nutzung, bei der die neuesten Informationstechnologien eingesetzt werden, um dem Unternehmen ein Alleinstellungsmerkmal zu verschaffen, ist in Kleinunternehmen hingegen eher eine Seltenheit.

Technologieführer vs. Technologienachzügler

Unglücklicherweise wird in Studien zur strategischen IT-Nutzung in KMUs selten zwischen kleinen und mittleren Unternehmen unterschieden, obschon diese ein sehr unterschiedliches Investitionspotenzial besitzen. In ihrer Studie "Der Einfluss neuer Technologien auf den Erfolg führender KMUs" untersuchte The Boston Consulting Group zum Beispiel 4000 KMUs in den USA, Deutschland, China, Brasilien und Indien, wobei sie für jedes Land eine andere, landläufige Definition eines KMUs benutzten. So zählen in Deutschland zum Beispiel Firmen mit bis zu 449 Mitarbeitern zur Kategorie KMU, während in China solche mit bis zu 2000 Beschäftigten der Gruppe angerechnet werden.

Gemäss Studie konnten nun KMUs, die der Gruppe der sogenannten Technologieführer angehören (also eine strategische IT-Nutzung aufweisen), zwischen 2010 und 2012 ihren Jahresumsatz als sogenannte Technologienachzügler um 15 Prozentpunkte zusätzlich erhöhen. Die Autoren der Studie führen die bessere wirtschaftliche Leistung auf die Bereitschaft der Unternehmen zurück, neueste Technologien wie Cloud-Dienste zur Datenspeicherung, Online-CRM-Lösungen und Big-Data-Analyse- Tools einzusetzen. Da die Studienherausgeber aber keine detaillierten Angaben zur Unternehmensgrösse der Technologieführer, ihrer Branche und ihrem jährlichen Umsatz machten, bleibt der behauptete Zusammenhang zwischen dem Einsatz von Informationstechnologien und dem wirtschaftlichen Erfolg der Unternehmen zu pauschal. Tatsächlich könnten nämlich andere Faktoren wie die Unternehmensgrösse, die Kapitalintensität und der Technologisierungsgrad der Produktion die Bereitschaft, in neue Informationstechnologien zu investieren, eine Rolle spielen.

CRM noch kein Thema für Kleinunternehmen

Die geringe Bereitschaft von Kleinunternehmen, in neue Informationstechnologien zu investieren, hängt nicht nur mit dem finanziellen Aufwand zusammen, den diese nach sich ziehen. Wie der KMU-Mentor Urs Prantl aus seiner Beratungstätigkeit weiss, beschäftigen sich Kleinunternehmen nämlich hauptsächlich mit ihrem Geschäft und den Bedürfnissen ihrer Kunden. "Wenn die IT dann nicht direkt mit ihrem Business zu tun hat, was bei den meisten Unternehmen der Fall ist, wird sie als ein reines Hilfsmittel betrachtet und gewiss nicht als Wettbewerbsvorteil." Diese Sichtweise der IT hat beispielsweise Peter Brechbühler, Geschäftsführer und Mitinhaber der Bieler Marketingagentur Integral. "Unser Produktionsapparat beschränkt sich auf unsere IT-Infrastruktur. Unsere Produkte sind unsere Ideen, Texte und visuelle Umsetzungen. Um sie zu erstellen, sind wir nicht so stark auf Technologie angewiesen. Wir versuchen daher, die IT-Kosten in Grenzen zu halten." Auch der Geschäftsführer der Bierbrauerei Amboss, Thomas Schreiber, sieht in den neuen Informationstechnologien wenig geschäftsförderndes Potenzial für sein Unternehmen: "Als Bier- und Kaffeeproduzent müssen wir hauptsächlich ‹schwatzen›. Ich halte daher nicht viel von Twitter und ähnlichen Technologien. Ich bin der Meinung, dass wir weiterhin unsere bewährte Face-to-Face-Kommunikation pflegen sollten, denn wir erzielen unsere Wertschöpfung nicht mit Informationen, sondern mit Beziehungspflege."

Dass Kleinunternehmen beim Einsatz von Informationstechnologien, die über ihre Grundbedürfnisse hinausgehen, zurückhaltend sind, geht auch aus der Swiss-CRM-Studie 2014 der ZHAW School of Management and Law hervor. Von den zum Thema befragten Unternehmen waren nämlich gerade einmal 7 Prozent Kleinunternehmen, obschon diese wie erwähnt in der Schweiz 98,5 Prozent aller Firmen ausmachen. Doch auch Big Data & Analytics dürfte gegenwärtig die wenigsten Kleinunternehmen kümmern, nicht zuletzt weil dazu nebst einer kostspieligen Anwendung und Infrastruktur auch spezialisierte Fachkräfte erforderlich sind, die sich selbst von Grossunternehmen nicht ohne weiteres rekrutieren lassen.

Die Business-Software, das Herzstück der IT

In Kleinunternehmen bildet die jeweilige Business- Software das Herzstück der IT. Im Gegensatz zu Technologietrends erachten Unternehmer diese als sehr relevant für ihr Geschäft und beurteilen sie entsprechend kritisch. So auch der Klimatechniker und Inhaber der Firma Klimalogik, Ron Gordon: "Der Vertrieb der Lösung ist nicht optimal und der Anbieter verlangt zu viel für Updates", kritisiert der Geschäftsführer des Drei-Mann-Unternehmens die verwendete Lösung. Auch bemängelt er, dass die Installation des Programms unnötig kompliziert sei. Für denselben Preis gäbe es bessere Lösungen auf dem Markt.

Auch der Bierbrauer Schreiber überlegt sich zurzeit, sein ERP zu ersetzen, allerdings aus einem anderen Grund. Die Lösung, die er aktuell im Einsatz hat, soll nicht weiterentwickelt werden. Nun stellt sich für ihn die Frage, ob er künftig auf eine Lösung aus der Cloud setzen soll: "Das ERP aus der Cloud würde einiges einfacher machen, aber ich bin skeptisch, was die Sicherheit betrifft. Auch weiss ich nicht, ob die Mitarbeiter die neue Lösung akzeptieren werden." Der Geschäftsführer der Zürcher Bierbrauerei hat auch Zweifel, ob sich die Investition lohnen wird: "Zwar könnte die neue Lösung dank des integrierten Kalenders eine Effizienzsteigerung bringen, aber sie wäre auch teurer. Ausserdem bin ich der Meinung, dass man in kleinen Unternehmen persönlich miteinander reden kann. Dabei entsteht ein zwischenmenschliches Klima, das für den Betrieb positiv ist und mit einer Cloud-Lösung vielleicht nicht mehr bestehen würde."

Der Unternehmensberater und Mitorganisator der Software-Fachmesse Topsoft, Marcel Siegenthaler, ist mit den Bedürfnissen von Unternehmen im Bereich Business-Software gut vertraut. Seinen Einschätzungen zufolge kommen heute auch Kleinunternehmen nicht mehr ohne ERP aus. Die Frage sei daher, wie viel ein Unternehmen in ein solches investieren solle: "Um sich im Markt von der Konkurrenz abzuheben und die Software als Alleinstellungsmerkmal zu haben, braucht es heute enorme Investitionen. Gerade kleinere Firmen sollten daher nicht auf eigene Lösungen setzen, sondern die benötigte Lösung extern einkaufen. " Siegenthaler ist überzeugt, dass sich viele Unternehmen heute nicht bewusst seien, was Standardlösungen alles leisten könnten: "Bevor sich ein Unternehmen dazu entschliesst, die Lösung zu wechseln oder in eine selbstenwickelte Lösung zu investieren, sollte es sich unbedingt ausgiebig über das bestehende Angebot informieren." Auch seien in letzter Zeit interessante Angebote für Business-Software in der Public Cloud entstanden, die viel Leistung zu tiefen Kosten bieten würden. Gemäss Siegenthaler hätten in der Cloud gehostete Business- Software ausserdem ein Sicherheitsniveau, das für Kleinunternehmen mit lokalen Lösungen in der Regel unerreichbar wäre.

Die Cloud, so nah und doch so fern

Auch für die Datenspeicherung eignet sich die Cloud gut für Kleinunternehmen. Unternehmen können nämlich mit Cloud-Lösungen exakt die Dienstleistung beziehen, die sie gerade benötigen, und damit unnötige Kosten vermeiden. Auch haben Cloud-Lösungen oftmals höhere Sicherheitsstandards als lokale Infrastrukturen und lassen sich im Handumdrehen skalieren, wenn sich die Bedürfnisse des Unternehmens verändern sollten. Obschon Cloud-Lösungen also gerade für Kleinunternehmen mit knappem IT-Budget eigentlich ideal wären, speichern viele Kleinfirmen ihre Daten lokal und vertrauen ihre interne Infrastruktur einem externen Dienstleister an.

Die Entscheidung gegen eine kostengünstigere Cloud-Lösung treffen Kleinunternehmen Prantl zufolge selten bewusst: "Kleinunternehmen behalten ihre IT-Infrastruktur im Haus, weil sie es die letzten zehn Jahre so gemacht haben. Datenspeicherung ist kein Thema, das sie intensiv beschäftigt, deshalb wird es auch nicht strategisch angegangen." Auch sei die Cloud als Thema bei vielen Kleinunternehmen noch nicht angekommen. "Kleinunternehmen interessieren sich dafür, ob eine Lösung ihnen das Leben einfacher macht und ob sie preiswerter ist. Ob es sich dabei um die Cloud handelt oder nicht, spielt für sie keine grosse Rolle."

Strategische IT-Entrümpelung

Auch wenn nun viele Kleinunternehmen kaum Verwendung für aktuelle Technologietrends wie Cloud und Big Data orten und deshalb wenig Bereitschaft haben, in diese zu investieren, bedeutet dies nicht, dass ihre IT insgesamt nicht verbessert werden könnte. Gemäss Prantl pflegen Kleinunternehmen nämlich im Bereich der Applikationen gerne einen "historischen Wildwuchs", der nicht nur aufgrund der unzureichenden Schnittstellen oftmals ineffizient ist, sondern auch unnötige Kosten nach sich zieht. "Kleine Unternehmen schauen sich ihre Applikationslandschaft selten als Ganzes an. Vielmehr betreiben sie mit unkoordinierten Anschaffungen Symptombekämpfung. So entsteht mit der Zeit ein riesiger IT-Gemischtwarenladen, der definitiv nicht optimal ist." Prantl zufolge sollten Kleinunternehmen deshalb alle zwei bis drei Jahre einen Berater zurate ziehen, der die IT-Architektur des Unternehmens durchleuchtet und die ineffizienten Überwucherungen identifiziert.

Eine strategische IT-Nutzung ist für Kleinunternehmen also nicht wie bei mittleren und grossen Unternehmen gleichbedeutend mit Investitionen in neue Technologien. Vielmehr erheben Kleinunternehmen dann ihre IT zum strategischen Mittel, wenn sie mit einem schlanken und effizienten Anwendungsportfolio ihre IT-Kosten tief halten und offen für neue Prozesse und Produkte bleiben. Gerade im Bereich des Cloud Computings können kleine Unternehmen nämlich Dienste in Anspruch nehmen, die bislang grossen vorbehalten waren, heute aber ihrem Budget und ihrer Businessrealität durchaus angepasst sind.

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