Mit Outsourcing zum Erfolg

Es gibt heute kaum mehr einen Bereich oder ein Umfeld, in dem sich Unternehmen ausschliesslich auf ihre Kernkompetenzen allein fokussieren können und dennoch auf ganzer Linie erfolgreich sind. Es ist im Laufe der Jahre in sämtlichen Segmenten zunehmend komplexer und umfangreicher geworden – und dem haben Unternehmen Folge zu leisten. Ob es Webshops sind, die 24 Stunden am Tag ihre Dienste anbieten und auch liefern, ob es Lieferungen von einem Tag auf den anderen sind oder auch ganz banal einfach die permanente Verfügbarkeit von Problemlösungen und Services – all das ist heute zum Standard geworden.

Für die Unternehmensführung von heute bedeutet dies, unbedingt eine transparente und vorausschauende Struktur im Unternehmen zu realisieren – anders sind diese neuen Herausforderungen fast nicht zu meistern. War vor vielen Jahren der Techniker des Systemhauses noch der alleinige Heilsbringer bei technischen Problemen, so bedarf es heute ausser einer ausgeklügelten Logistik, bedarfsgerechter und optimierter Ersatzteil-Verfügbarkeit auch systemverwaltete Prozesse, um in der entsprechenden Situation einen Ausfall so gering wie möglich zu halten.

Ohne Spezialisten geht es nicht

Aus diesem Grund ist ein Grossteil der heutigen Aufgaben ausschliesslich mit den ausgewiesenen Profis der einzelnen erforderlichen Prozessschritte möglich. Gerade im Logistik-Umfeld haben sich in den letzten Jahren wahre Spezialisten entwickelt, die ihren Teil zum Erfolg des Ganzen beitragen.

Ebenso hat bei vielen Herstellern und Produzenten auch im Rahmen der Diversifikation ein Wandel stattgefunden, der zunehmend externe Partner mit klar spezifizierten Aufgaben erfordert. Kaum ein Unternehmen hat heute eine eigene Fahrzeugflotte zur Auslieferung oder eigene Systemtechniker zur Pflege und zum Betrieb des eigenen Unternehmenssystems.

Gerade der Ersatzteilbereich ist prädestiniert

Überall, wo Ersatzteile benötigt werden, ist es eminent wichtig, die richtigen Teile zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. Jede Stunde Ausfall kann in manchen Unternehmen schnell zum globalen Problem werden.

Da die im Einsatz befindlichen Geräte so vielfältig und umfangreich sind, ist es gerade im IT-Umfeld fast ein Ding der Unmöglichkeit, sämtliche eventuell defekt gehende Teile als Unternehmen selbst zu bevorraten. Noch dazu werden die Lebenszyklen und Einsatzzeiten der einzelnen Produkte und Geräte permanent dynamisch angepasst, und eine direkte Bevorratung der Ersatzteile im Unternehmen kann somit bei Systemwechsel oder Geräteaustausch schnell zu verlorenem Kapital werden. Da kann es durchaus sinnvoll sein, die Bevorratung anderen zu überlassen und die erforderlichen Teile bei Bedarf einfach entsprechend zu ordern oder abzurufen. Jedoch geht es bei Outsourcing nicht immer nur um einen kleinen Teil des Ganzen – der zukünftig durch Spezialisten betrieben werden soll –, sondern vielmehr auch um ganzheitliche Lösungen gesamter Unternehmensbereiche.

Wie die gesamte IT-Ersatzteilversorgung für den Kundenservice ausgelagert werden kann, hat ein grosser Schweizer IT-Service-­Provider vor Monaten bewiesen. Hier wurden im Zuge des Outsourcings nicht nur die gesamten Ersatzteil-Lagerbestände an einen geeigneten Logistikpartner übertragen, sondern auch das gesamte systemtechnische Qualitätsmanagement gleich mit. Die Erfassung und Auswertung sämtlicher Aktivitäten und Bewegungen sowie auch das daraus resultierende Reporting wurden ausser Haus gegeben. Hierzu hat sich das Unternehmen für einen geeigneten Partner entschieden, der heute die gesamte Ersatzteil­abwicklung inklusive der Bevorratung für das Unternehmen übernommen hat.

Jeder erforderliche Technikereinsatz wird heute zentral über ein vom Outsourcing-Partner entwickeltes und betriebenes Portal initiiert. Auf Basis der hierbei erhobenen Daten werden sämtliche weiteren Aktivitäten über den Outsourcing-Partner zentral gesteuert. Nach Freigabe des Reparatur-Instandsetzungsauftrags durch den Auftraggeber nehmen sämtliche weiteren Schritte vollautomatisiert ihren Lauf.

Eine Ausgliederung ­einzelner Bereiche
oder Prozesse wil­detailliert geplant und wohl überlegt sein.

Das richtige Teil am richtigen Ort

Durch die gute Sortierung und die umfangreiche Bevorratung der meist benötigten Teile direkt vor Ort ist der Ersatzteillogistiker in der Lage, sämtlich benötigte Ersatzteile mit einer Quote von über 97 Prozent direkt ab Lager und über Nacht liefern zu können. Sollte dennoch einmal ein Teil zentral nicht verfügbar sein, erlaubt die Struktur und die Einbettung in entsprechende Netzwerke dem Partner, die fehlenden Teile meist in kürzester Zeit extern zu beschaffen und diese dann auch direkt ohne grosse Umwege zum Techniker zu liefern.

Durch das bestehende Datensystem ist es jederzeit möglich, den Status des Auftrages sowie auch sämtliche dazugehörige Daten von jedem gewünschten Ort einsehen zu können. Dies schafft nicht nur Transparenz für alle Beteiligten, sondern ermöglicht auch dem Kunden den Einsatz entsprechend planen, koordinieren und kon­trollieren zu können. Durch unterschiedliche Liefermöglichkeiten wird sichergestellt, dass sowohl Techniker wie auch das benötigte Ersatzteil zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort verfügbar sind.

Outsourcing will wohlüberlegt sein

Auch wenn es zunächst den Eindruck vermittelt, Outsourcing gehe stets mit Kosteneinsparung, Effizienzerhöhung und Prozessverbesserung einher, ist gerade bei der Planung und Strukturierung potenzieller Outsourcing-Projekte ein hohes Mass an Übersicht und entsprechend umfangreiche Vorbereitung zwingend erforderlich.

Eine Ausgliederung einzelner Bereiche oder Prozesse, oder gar die Übergabe eines gesamten Unternehmensbereiches an einen Outsourcing-Partner, will detailliert geplant und wohl überlegt sein. Dies beginnt grundsätzlich zunächst mit der Überlegung: «Kann ein Thema effizienter und profitabler mit einem Partner realisiert werden?» Wenn ja, sollte man konkret darüber nachdenken, welchen Prozessanteil oder welchen Teilbereich konkret an einen Partner vergeben werden soll. Sind diese Fragen positiv beantwortet, steht der Suche nach einem geeigneten Partner für ein erfolgreiches Outsourcing-Projekt nichts mehr im Wege.