Massen-Output on Demand

Als umfassende IT-Dienstleisterin für öffentliche Verwaltungen bietet die Verwaltungsrechenzentrum AG St. Gallen (VRSG) ein voll integriertes Print- und Versandmanagement mit Massen-Output «on Demand» an. In ihrem Produktionszentrum in St. Gallen-Winkeln verarbeitet die VRSG für ihre Kunden pro Jahr 1200 Tonnen Papier oder 38 000 000 bedruckte A4-Seiten in 10 500 000 verpackten Kuverts. Die Korrespondenz gelangt ohne Medienbrüche in den Druck und wird dann voll automatisiert gedruckt, dynamisch perforiert, gesammelt, gefaltet, sortiert und eingepackt für die Postauslieferung.

Automatisiertes Outputhandling

Anstatt nach dem Erstellen von Rechnungen oder Briefen aufwändig manuelle Druck- und Verpackungsaufträge abzuwickeln, können sich jene, die das Outputhandling der VRSG übertragen, ganz ihren Kernaufgaben widmen. Die VRSG druckt und verpackt jederzeit termingerecht «on Demand». Ihre Hochleistungs-Digital-Drucksysteme printen vollfarbig mehr als 500 000 A4-Seiten pro Tag, ihre Verpackungsmaschinen verarbeiten über 120 000 Kuverts täglich.

Je nach Kundenwunsch organisiert die VRSG auch den Versand der verpackten Kuverts. Zugleich produziert sie kundenindividuelle Dokumente in einem Arbeitsgang vor- und rückseitig in Vollfarbe oder Schwarz-Weiss.

IWB setzt auf VRSG-Outputmanagement

Die VRSG bietet ihre voll automatisierten Druck- und Verpackungsdienstleistungen zu attraktiven Preisen nicht nur für ihre eigenen Lösungen und Kunden an, sondern auch für weitere Verwaltungen, Schulen, Technische Betriebe oder andere öffentlich-rechtliche Organisationen. Seit dem 1. Januar 2016 nutzt unter anderen auch IWB, der Energie- und Wasserversorger des Kantons Basel-Stadt, die Druck- und Verpackungs-Dienstleistungen der VRSG. Diese hatte im September 2015 im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung im offenen Verfahren den Zuschlag für den Auftrag erhalten für den Druck, die Verpackung und die Postaufgabe von Rechnungen, Mahnungen und vorausgefüllten Ablesekarten sowie für das Scannen der ausgefüllten Ablesekarten und die Datenübermittlung an IWB. Zugleich beschafft und bewirtschaftet die VRSG die nötigen Formulare und Kuverts.

«On Demand» und «just in time»

Ein Mal pro Jahr, ausgerichtet auf die Zählerablesetermine, erhalten alle Kunden von IWB – in der Stadt Basel und in 20 Gemeinden der Kantone Baselland, Aargau und Solothurn – eine Zählerablesekarte. Die Ablesetermine sind geografisch pro Basler Stadtteil beziehungsweise pro Gemeinde auf alle zwölf Monate verteilt. «Aus unserem SAP-System, in das auch die Daten aus der Online-Selbstablesung auf der IWB-Website fliessen, liefern wir der VRSG jeden Monat in einem verschlüsselten Datenstrom ohne Medienbrüche die notwendigen Daten», erklärt Thomas Gerber, Leiter Dienste & Billing von IWB. Die VRSG printet, schneidet und kuvertiert entsprechend «on Demand» und «just in time», das heisst ohne Restbestände, die vor- und rückseitig bedruckten Ablesekarten mit den zugehörigen Informationen für den Postversand. Insgesamt sind dies pro Jahr 110 000 Karten.

Automatische Rücklauf-Verarbeitung

Die ausgefüllten Ablesekarten werden kontinuierlich gemäss Rücklauf eingescannt. Anschlies­send werden die Werte aus­gelesen und mittels Vorjahresabgleich auf ihre Plausibilität hin überprüft. Die Daten fliessen in einem verschlüsselten Datenstrom ins SAP-System von IWB zurück. Darin erstellt IWB fortlaufend die entsprechenden Rechnungen und löst zweimal pro Woche eine Datenlieferung an die VRSG aus, welche die Rechnungen für den Postversand ausfertigt. Rechnungen und ­Mahnungen werden vor- und rückseitig im Vollfarbendruck erstellt, mit dynamischem ESR-Druck und den nötigen Inline-Perforationen. «Da eine Ablesekarte bis zu fünf Ablesepositionen enthält und auch die Mahnungen nach demselben Prozess verschickt werden, kommen jährlich insgesamt 1,4 Millionen A4-Blätter und 500 000 C5-Kuverts zusammen», rechnet Thomas Gerber vor. Wer eine E-Rechnung wünscht, erhält diese direkt aus dem SAP-System der IWB über den E-Banking-Dienstleister.

Sicherheit dank Sendungsverfolgung

Bei der VRSG erfolgt von der Datenaufbereitung bis zur Postaufgabe alles voll automatisiert. Vollfarbige Beilagen werden direkt in den Druckdatenstrom integriert. Beim Kuvertieren wird jedes einzelne Blatt mit Sendungsverfolgung über den gesamten Verarbeitungsprozess überwacht und, falls notwendig, ausgesteuert und komplett neu aufbereitet. Auf den Verpackungsstrassen der VRSG wird der Output 2D-codiert zusammengeführt, je nach Anforderung gesammelt, mit bis zu 12 dynamischen Beilagen bestückt – immer in der erforderlichen Reihenfolge – und in C5- oder C4-Kuverts versandbereit verpackt.

Ökologisch sinnvolle Produktion

Sämtliche Papiere, Formulare und Kuverts für den Druck kauft die VRSG in der geforderten Qualität ein und lagert sie voll klimatisiert. Bei der Beschaffung dieser Rohstoffe achtet die VRSG durchgängig auf ökologische Aspekte wie Recycling- und FSC-Papiere mit CO2-Kompensation und, wo möglich, mit «Blauem Engel»-Zertifikat. Ebenso werden, wo immer möglich, regional verankerte Produzenten mit kurzen Transportwegen berücksichtigt. Den Strom bezieht die VRSG zu 100 Prozent aus erneuerbarer Energie und aus ökologisch sinnvoller Produktion.