Veraltete Arbeitspraktiken verhindern effizientes Arbeiten

Hinweis: Der Autor dieses Gastartikels ist Raffaele Cannistrà. Er arbeitet als DMS Business Development Manager bei Ricoh Schweiz.

Einer Studie zufolge halten beachtliche 82 Prozent der Mitarbeitenden europäischer Unternehmen ihre Arbeitsweisen für veraltet. Sie haben das Gefühl, dadurch nicht so wirksam und effizient arbeiten zu können, wie es ihrem Potenzial entsprechen würde. Dies wirkt sich auch auf ihre Fähigkeiten aus, neue Einnahmequellen zu erschliessen, ihre Gewinne zu steigern und den künftigen Bedürfnissen ihrer Kunden gerecht zu werden.

Die im Auftrag von Ricoh von Coleman Parkes Research erstellte Studie offenbart, was Mitarbeitende tatsächlich für die besten Verfahren halten, um den Herausforderungen eines zunehmend globalen, mobilen und durch Zusammenarbeit geprägten Arbeitsplatzes zu begegnen.

Den Befragten zufolge geht es nicht allein darum, neue Technologien und Tools zur Zusammenarbeit zu übernehmen. Nur ein Prozent der Mitarbeitenden sprachen sich für Tools zur Verbesserung der Zusammenarbeit aus. Vier Prozent gaben an, höhere Investitionen in die neueste Technologie würden sich am positivsten auf ihre Arbeitsprozesse auswirken. Die meisten Mitarbeitenden hingegen empfahlen eher regelmässigere Überprüfungen ihrer Arbeitsverfahren und das Engagement der oberen Managementebenen für die Verbesserung geschäftskritischer Dokumentenprozesse in Bereichen wie Finanzwesen, Personalwesen und Einkauf.

Übersichtliche Dokumentenprozesse helfen Mitarbeitern

Dabei könnte schon ein gutes Vertragsmanagement dem einen oder anderen Mitarbeitenden eine grosse Hilfe sein: Egal ob mit Kunden oder Lieferanten, Verträge sind für jede Unternehmung die Grundlage für betriebswirtschaftliches und rechtliches Handeln. Meistens sind bei der Vertragserstellung bzw. -durchführung mehrere Abteilungen mit dem  Prozess betraut und verschiedenste Herausforderungen zu meistern. Die Verantwortlichkeiten für die Erstellung, Erfüllung und Überwachung sind jedoch meist unklar. Ändern sich wichtige Vertragsinhalte, so erreichen diese nicht alle im Vertrag involvierten Mitarbeitenden, damit wird  meist verunmöglicht, die Vertragsinhalte im richtigen Kontext nachzuvollziehen.
Selten existieren zentrale Ablagesysteme für Verträge. Oft finden sich nur individuelle Ablagen im Filesystem und die Überwachung der Verträge erfolgt mit Excel-Tabellen oder Outlook-Erinnerungen. Die Nachteile und Nebenwirkungen solcher Zustände sind für Unternehmen und deren Mitarbeitende gravierend: Es fehlt eine zentrale Übersicht über die unterschiedlichen Vertragsvorlagen, es besteht keine Transparenz über laufende Verpflichtungen und es kursieren deshalb oftmals verschiedene inhaltliche Ausführungen der Verträge in den Unternehmungen.

Mit einer Vertragsmanagement-Lösung können die nachfolgenden Risiken, Ursachen und Schäden zwingend eliminiert werden: Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften (Bsp. Aufbewahrung), Verlust von Verträgen oder einzelner Bestandteile, das Versäumen von Fristen oder Vertragsoptionen, Minimierung  hoher Durchlaufzeiten bei deren Erstellung und Bearbeitung. Ein Ergebnis, welches sowohl dem Unternehmen als auch dem Mitarbeitenden entgegenkommen würde.

Auf Know-how und Erfahrung der Mitarbeiter zurückgreifen

Das Herz jeder Organisation sind ihre Mitarbeitenden, und diese verlangen von der Geschäftsführung klar und deutlich eine bessere Kontrolle der für ihre tägliche Arbeit benötigten Dokumentenprozesse. Führende Unternehmen wissen, dass ein Prozess des Kulturwandels bei der Einführung neuer Arbeitsverfahren erforderlich ist. Dieser Prozess findet anscheinend in vielen europäischen Unternehmen nicht statt. Daher fühlen sich die Mitarbeitenden von Entscheidungen, die sich auf ihre Arbeitsverfahren auswirken, ausgeschlossen.

Unternehmen haben die Chance, den Ansichten ihrer Mitarbeitenden mehr Aufmerksamkeit zu schenken, sich in jeder Phase mit ihnen abzustimmen und ihr Know-how und ihre Erfahrung zu maximieren. Die Mitarbeitenden arbeiten täglich mit den Dokumentenprozessen und sind daher eine wertvolle Ressource, die im Mittelpunkt aller Verbesserungen von Dokumentenprozessen stehen sollte.