Collaboration – der Mensch steht im Zentrum

Arbeitsplätze werden laufend moderner und digitaler. Auch ist der Arbeitsplatz durch mobile Lösungen und Remote Working längst nicht mehr nur der Schreibtisch im Büro. Dies verändert die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden: Collaboration heisst das Schlagwort. Und hinter dem Konzept steckt mehr, als viele glauben. Es reicht nicht, einige Angestellte in einen Meeting-Raum zu setzen und zu erwarten, dass sie effizient zusammenarbeiten. Es braucht die richtige IT-Infrastruktur, die richtigen Tools und die richtigen Strategien. Und der Mensch muss im Zentrum all dieser Überlegungen stehen - nur so gelingt Collaboration.

Raum schaffen

Zusammenarbeit benötigt Raum. Es liegt an Unternehmen, den Raum für Begegnungen zu schaffen. Ob in Huddle Rooms, Begegnungszonen im Büro oder in virtuellen Videokonferenzräumen: Wenn Collaboration im Unternehmen gefördert werden soll, muss eine schnelle und einfache Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden gewährleistet sein.

Für Konferenzräume und Huddle Rooms gibt es verschiedene Anforderungen, die erfüllt werden müssen. So sollten Konferenzlösungen möglichst einfach zu nutzen sein – Plug & Play, kein aufwändiges verkabeln von Beamer, Konferenzspinne oder Smart Board.

Ein weiterer essenzieller Punkt, der bei Konferenzräumen oft ausser Acht gelassen wird, ist die Raumakustik. Sichtbeton und Parkettböden mögen schick sein, doch sie reflektieren sämtliche Geräusche. Es lohnt sich also, bei Bedarf in Akustikdecken oder schallschluckende Möbel zu investieren. Eine angenehme Raumakustik macht auch einen besseren Eindruck bei Partnern und Kunden.

Werkzeuge richtig zur Verfügung stellen

Der Trend ist klar: Remote Working und verteilte Arbeitsplätze sind gekommen, um zu bleiben. Unternehmen wollen dieser Veränderung Rechnung tragen und stellen den Angestellten allerlei Tools zur Verfügung. Doch die Tools werden nicht im erhofften Mass genutzt, weil Mitarbeitende nicht wissen, wie sie mit den Tools umgehen müssen.

Es reicht nicht, die Software nur freizuschalten. Ein umfangreiches Onboarding ist bei der Einführung neuer Programme und Dienste entscheidend. Des Weiteren lohnt es sich, Kurse zur effizienten Nutzung von Tools anzubieten sowie den Mitarbeitenden umfangreiche Dokumentationen und Anleitungen zur Verfügung zu stellen. So können sie nicht nur selbst Neues dazulernen, sondern auch mögliche Fragen selbst beantworten.

Meetings effizienter gestalten

So unerlässlich sie sind, Meetings können schnell einen bedeutenden Anteil des Arbeitstags beanspruchen. Die effiziente Gestaltung von Meetings fördert die Zusammenarbeit und spart Zeit.

1. Setzen Sie eine Agenda und bestimmen darin, wer für welches Item zuständig ist. So ist allen klar, weshalb Sie dabei sind und wie sie sich vorbereiten können.

2. Lassen Sie Teilnehmende vor Meetingbeginn 10 Minuten plaudern, um fokussiert ins Meeting zu starten.

3. Für virtuelle Meetings: Kamera einschalten. Vor allem jetzt, wo vermehrt von zuhause aus gearbeitet wird.

Dies sind nur einige Wege, um Kollaboration im Unternehmen effektiv umzusetzen. Jedes Unternehmen hat andere Ziele und Methoden, doch eines haben alle gemeinsam: Der Mensch muss im Zentrum aller Kollaborationsprojekte stehen.