"Heute wissen wir: Mit Abraxas hat Hoval das Richtige erarbeitet"

Hoval zählt international zu den führenden Unternehmen für Heiz- und Raumklima-Lösungen. Mit mehr als 75 Jahren Erfahrung und rund 2200 Mitarbeitenden in 15 Gruppengesellschaften ist Hoval weltweit vertreten. Mit dem Ziel, verschiedene Sprachen, Länder und Kulturen zu standardisieren, hält die Internationalität von ­Hoval unzählige Herausforderungen für ein IT-Projekt bereit, bei dem die Abraxas Informatik tatkräftige Unterstützung geboten hat.

Projektplan entscheidend

Ziele des Projekts waren – über alle Ländergesellschaften hinweg – erstens die Vereinheitlichung der Windows-Release-Stände und zweitens die Bereinigung des Applikationsportfolios. Drittens und daraus abgeleitet waren Konzeption und Einführung eines stabilen Betriebsprozesses, der es Hoval ermöglicht, künftige Up­grades in Eigenregie durchzuführen.

Das vorgeschlagene ­Vorgehen hat uns in allen ­Ländern eine hohe Benutzerakzeptanz gebracht.

Slavisa Bogicevic, Leiter IT Service Desk & Workplace Management, Hoval

Slavisa Bogicevic, Leiter IT Service Desk & Workplace Management bei Hoval, betont die Wichtigkeit der Projektplanung und der einzelnen Phasen. «Der Vorschlag mit Vorpilot, Pilotphase, früher Rollout-Phase und dann dem Gesamt-Rollout kam ursprünglich von Abraxas.» Mit den Vorpiloten konnte das Business in die Pflicht genommen werden: Es wurden Rollout-Verantwort­liche definiert, die für die Tests von virtuellen Maschinen der künftigen Standard-­Clients beigezogen wurden. «Dieses Vorgehen hat uns in allen Ländern eine hohe Benutzerakzeptanz gebracht und den Release-Prozess etabliert», sagt Bogicevic.

Heute wissen wir: Mit Abraxas haben wir das richtige Konzept ­erarbeitet.

Michael Täschler, Leiter IT, Hoval-Gruppe

Standardisierung des Windows-Lifecycles

Michael Täschler, Leiter IT der Hoval Gruppe, nennt auch die Standardisierung als eine der grossen Herausforderungen: «Das Projekt folgte dem Credo, dass Software einheitlich und nur noch automatisiert installiert wird.» Zuvor waren die Installationen von Hand gemacht worden. Und in jeder Ländergesellschaft unterschiedlich. Stand heute wird nur noch – bis auf ganz wenige Ausnahmen – ­automatisiert installiert. «Heute wissen wir: Mit Abraxas haben wir das richtige Konzept erarbeitet. Denn nur mit einer automatisierten und reproduzierbaren Installation lässt sich die Menge an ­anfallendem Aufwand noch bewältigen.» Dadurch und dank der Einführung von Applocker auf den Clients, der die manuelle Installation von Applikationen durch die Enduser und die Ausführung von nicht freigegebener Software verhindert, konnte auch die ­Sicherheit deutlich und nachhaltig gestärkt werden.

Effizienzsteigerung

Vor der Einführung des Windows-Lifecycles beanspruchte das Aufsetzen eines neuen Geräts im Schnitt acht Stunden Arbeits- und rund zwei Tage Durchlaufzeit, wie Täschler berichtet. Dies weil die neu aufgesetzten, geklonten Rechner jeweils Updates laden und verarbeiten mussten. Abgesehen vom zeitlichen Aufwand ist diese Methode auch willkürlich, da nicht reproduzierbar. Die Rechner sahen auf diese Weise nie gleich aus. Heute kann Hoval jeden neuen Client innert zwei Stunden reproduzierbar im gleichen Zustand aufsetzen. Hochgerechnet auf das gesamte Unternehmen werden pro Lifecycle rund 270 Arbeitstage pro Jahr eingespart. Hinzu kommt die Effizienzsteigerung von rund 90 Arbeitstagen im regulären IT-Betrieb. Der Benefit, den das Business hat, weil es überhaupt nicht beeinträchtigt wird, ist hier noch nicht eingerechnet.

Bereinigung des Applikationsportfolios

Slavisa Bogicevic schildert eine weitere grosse Herausforderung: «Während des Projekts haben wir den Abbau von Applikationen gefördert.» Zu Beginn sei die Menge der Applikationen, die an den einzelnen Standorten im Einsatz stand, unklar gewesen. Es galt, diese zu inventarisieren und daneben im Dialog mit dem Business herauszufinden: Sind die Applikationen, die im Einsatz stehen, tatsächlich noch notwendig? In anderen Ländern haben wir andere Applikationen, die in etwa das Gleiche abdecken. Können wir das nicht vereinheitlichen? Auf dem Weg zu einem zeitgemässen Applikationsportfolio-Management galt es aber nicht nur die Busi­nesssicht abzuholen, sondern die Applikationen auch auf technischer Ebene zu clustern.

Staging und Rollout: ein eingespieltes Team

Auch in der Vorbereitung des Rollout-Handlings konnte Abraxas seine Stärken ausspielen, bestätigt Michael Täschler: «Wenn es ums Staging der Geräte geht, wenn es um die Masse geht, hat Abraxas gezeigt, dass sie sehr effizient sind.» Kleinste Details, wie zum Beispiel der Stehplatz eines Kartons, die im Einzelfall vielleicht eine Minute Zeitverlust bedeuten, kosten hochgerechnet auf alle Clients Stunden, wenn nicht Tage. «Hier wurde für uns offensichtlich: Das ist ein eingespieltes Team. Das funktioniert top.»

Das Projekt war gemäss Täschler also nicht hinsichtlich Grössenordnung Neuland für Abraxas, sondern aufgrund der Internationalität: «Hier haben wir gemerkt, dass Abraxas die Komfort­zone verlassen und neu denken muss.» Eine dieser He­rausforderungen war es, einen Floorwalker-Service für alle ­Hoval-Mitarbeitenden anzubieten. Die Floorwalker von Abraxas führten jeweils kurz vor den Rollouts Schulungen in Deutsch, Englisch und Italienisch durch. Nach dem Rollout waren sie die ersten Ansprech­personen, die den Mitarbeitenden bei Problemen mit den neuen ­Clients zur Verfügung standen und notwendige Incidents aufnahmen und weiter koordinierten. Dank dieses Vorgehens konnte eine minimale Ausfallzeit pro Mitarbeitenden garantiert werden.

Unter dem Strich bedienten die Rollout-Teams 25 Niederlassungen in 13 Ländern: die Schweiz mit sieben Standorten, Frankreich mit deren zwei, Liechtenstein, Ita­lien, Grossbritannien, Deutschland und Österreich mit je fünf Standorten. Den Abschluss bildete der Osten Europas mit Rollouts in der Slowakei (an zwei Standorten), in Polen, Tschechien, Bulga­rien, Kroatien und Rumänien. Insgesamt umfasste der Outsourcing-Auftrag rund 1120 Clients sowie 145 Monitore. Inklusive Vorbereitung, Koordination, Installation, Schulungen und Reisetätigkeiten hat das Projekt seitens Abraxas rund 5000 Stunden beansprucht.

Ziele erreicht

Täschler und Bogicevic unterstreichen den Erfolg des Projekts: «Heute haben wir einen stabilen Betrieb im Enduser-Umfeld, weil wir getestete und abgenommene Applikationen einsetzen. Die Installationen sind nicht willkürlich, sondern es liegt jeweils ein bewusster Entscheid für eine bestimmte Version zugrunde. Wir sind effizienter, weil wir einheitlich sind.»

Wiederkehrende ­Arbeitspakete im definierten Windows-Lifecycle

• Update Softwareverteilung auf aktuellen Branch inkl. SCCM Client Update auf beiden Umgebungen (Client, ­Server) – 2 x jährlich (Check)

• Update ADK und ADMX-Templates

• Im Branch enthaltene neue Funktionen/Features
  (Prüfung des Einsatzes)

• Aktualisierung Client-Image mit neuem Windows 10 Branch ­(Tasksequenzen REF, DPL und UPD)

• Aktualisierung der Language Packs Windows 10 Branch
  (Tasksequenzen REF, DPL und UPD)

• Aktuelle Treiberpakete erstellen und Aktualisierungen – Deployment-Sequenzen – abhängig vom Gerätepark (Tasksequenzen REF, DPL und UPD)

• Hardware-Tests entsprechend des Geräteparks durchführen

• Anpassung Gruppenrichtlinien

• Kompatibilitätscheck des Applikationsportfolios