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Im Projektdschungel den Überblick behalten

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von Andreas Leonhard, Partner Geschäftsbereich Public, und Thomas Zwahlen, Managing Partner bei Indema

In der öffentlichen Verwaltung müssen oft viele Projekte gleichzeitig auf den Weg gebracht werden. Ein integriertes Portfoliomanagement ermöglicht die systematische Erfassung, Analyse und Bewertung von unterschiedlichen Projektideen und schafft die Grundlage für fundierte Entscheide.

Andreas Leonhard, Partner Geschäftsbereich Public, und Thomas Zwahlen, Managing Partner bei Indema. (Source: zVg)
Andreas Leonhard, Partner Geschäftsbereich Public, und Thomas Zwahlen, Managing Partner bei Indema. (Source: zVg)

Entscheidungsträger in der öffentlichen Verwaltung sehen sich oft mit einer wahren Flut von Projekten konfrontiert. So müssen beispielsweise IT-Systeme weiterentwickelt oder neue Kollaborationswerkzeuge eingeführt, regulatorische Änderungen implementiert oder sonstige Verbesserungen umgesetzt werden. Oft haben aber auch die Mitarbeitenden eine gute Idee, wie sich ein bestimmter Prozess für Bürger oder Unternehmen noch effizienter und zeitsparender gestalten lässt.

Ein integriertes Portfoliomanagement schafft Transparenz

Doch welche Projekte soll man umsetzen und welche zurück­stellen? Wohin sollen die notorisch knappen Ressourcen flies­sen? Welche Projekte versprechen Erfolg und welche sind besonders risikoreich? Ob der schieren Anzahl von Vorhaben geht in der Praxis schnell einmal der Überblick verloren. Die Konsequenz ist, dass gute Ideen nicht weiterverfolgt oder Verbesserungspotenziale zu wenig genutzt werden. Teilweise werden ähnliche oder identische Projekte gleichzeitig an verschiedenen Stellen aufgegleist. Das bindet Ressourcen und verursacht Mehrkosten.

Eine Möglichkeit, im dichten Projektdschungel den Überblick zu behalten, stellt ein integriertes Projektportfoliomanagement dar. Dabei handelt es sich um einen strukturierten Prozess, mit dem sich Bedürfnisse und Ideen systematisch erfassen, analysieren, bewerten und priorisieren lassen. Die wesentliche Zielsetzung besteht vereinfacht gesagt darin, das Richtige richtig zu tun – also die richtigen Projekte zu identifizieren und auszuwählen. Es sollen schliesslich jene Vorhaben auf den Weg gebracht werden, die den grössten Nutzen versprechen und am meisten zur Erfüllung der übergeordneten Ziele beitragen.

Ein auf die individuelle Situation abgestimmter ­Prozess

Jede Verwaltung ist jedoch anders organisiert. Deshalb muss das Portfoliomanagement immer sorgfältig auf die individuelle Situation abgestimmt sein. So werden beispielsweise in einem Amt die Umsetzungsentscheide von der Amtsleitung gefällt, während dafür an einem anderen Ort ein spezielles Gremium zuständig ist. Auch stellt sich die Frage, auf welcher Stufe das Portfoliomanagement angesiedelt werden soll. In einigen Fällen ist es sinnvoll, damit ein Departement wie das Baudepartement zu betrauen. Wenn es jedoch um die digitale Transformation an und für sich geht, sollte das Portfoliomanagement auf einer übergeordneten Ebene wie etwa bei einer Fachstelle für die digitale Transforma­tion, bei der IT oder den Finanzen angesiedelt sein.

Ein Portfoliomanagement lässt sich etwa so gestalten, dass zunächst sämtliche Anforderungen oder Ideen beim Linienvorgesetzten eingegeben werden. Dieser nimmt dann eine initiale Beurteilung und Vorabprüfung vor und gibt die Erstellung eines Steckbriefs in Auftrag. Dieser Steckbrief ist ein zentrales Element im ganzen Prozess, denn er schafft Vergleichbarkeit. Neben allgemeinen Informationen und einem Projektbeschrieb sollte er auch Angaben über das Ziel und den Zweck, den Kunden, die Chancen und Risiken, die Planung und Organisation, das Budget sowie den anvisierten Zeitrahmen enthalten. In einer objektiven Beurteilung lassen sich dann diejenigen Vorhaben mit den grössten Erfolgschancen und messbarem Nutzen priorisieren. Mit der Freigabe endet typischerweise das Portfoliomanagement, und das Vorhaben wird in der Projektorganisation weitergeführt.

Bessere Steuerung, Transparenz und langfristige Planung

Ein integriertes Projektportfoliomanagement ist in mehrfacher Hinsicht nützlich. So lässt sich damit die Qualität der Projekt­anträge und Anforderungen deutlich erhöhen. Die geschaffene Transparenz führt zu einer guten Entscheidungsgrundlage, fördert das Engagement der Mitarbeitenden und steigert auch die Verbindlichkeit in der Planung. Dazu kommt, dass sich der Einsatz der knappen personellen und finanziellen Ressourcen viel besser steuern lässt. Weil der Überblick jederzeit gewährleistet ist, können mögliche Engpässe frühzeitig erkannt, dadurch Projektunterbrechungen vermieden und eine gleichbleibende Auslastung erreicht werden.

Der vielleicht wichtigste Vorteil ist jedoch die Möglichkeit, die Projektideen untereinander zu priorisieren, sorgfältig zu orches­trieren und eine detaillierte Roadmap über mehrere Jahre zu erstellen. Die daraus resultierende Planbarkeit stellt einen bedeutenden Mehrwert dar und hilft dabei, die Ressourcen zielführend einzusetzen.

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Die klassische Finanzabteilung wird es in zehn Jahren nicht mehr geben

Mit Unterstützung von Indema hat das Amt für Finanzen im Kanton Schwyz eine «DT-Box» eingeführt. Damit lassen sich unterschiedlichste Projekte rund um die digitale Transforma­tion strukturiert definieren, priorisieren und agil verwalten. Interview mit Hermann Grab, Leiter Amt für Finanzen, ­Kanton Schwyz.

Sie leiten das Amt für Finanzen des ­Kantons Schwyz. Welche Aufgaben fallen in Ihren Zuständigkeitsbereich?

Hermann Grab: Das Amt für Finanzen stellt die Steuerung der Finanzen und Leistungen des Kantons sicher. Wir erstellen unter anderem den Aufgaben- und Finanzplan, den Bericht Controlling und Risikobeurteilung sowie den Jahresbericht. Wir sind auch zuständig für das strategische und operative Controlling sowie das Inkasso der direkten Bundessteuer. Schliesslich betreuen wir auch den Bereich der Gemeindefinanzen.

Wo sehen Sie das Amt für Finanzen in zehn Jahren?

Mein Leitungsteam hat 2017 die Vision für unser Amt im Jahr 2030 erarbeitet. Aufgrund der laufenden gesellschaftlichen und digitalen Transformation wird ein Finanzamt in zehn Jahren völlig anders aussehen. Viele klassische Tätigkeiten und Controllingaufgaben werden durch Prozessroboter, Chatbots und intelligente Analyseinstrumente übernommen. Ich kann mir gut vorstellen, dass unser Amt künftig «Amt für Finanzen, Analytics und Robotics» heissen wird. Unsere Dienstleistung für die Gesamtverwaltung wird auch technisch-analytische Kompetenzen oder die Einbindung und Programmierung von Prozessrobotern umfassen müssen.

Wie nehmen Sie diese Herausforderung in Angriff?

Bei uns herrscht Pioniergeist und wir machen gerne vorwärts. So führten wir eine digitale Transformationswerkstatt (DT-Box) ein. Heute enthält die DT-Box rund 22 breit gefächerte Projekte, vom Betrieb der Gemeindefinanzstatistik auf einer Datenplattform über Prozessroboter bis hin zum Einsatz neuer Kollaborationstools. Mit der DT-Box gewinnen wir in der Abwicklung Effektivität und Agilität, etwa durch Daily Meetings und neue Managementtools. Andererseits bewirtschaften wir das Projektportfolio aber auch systematischer.

Worin bestehen die grössten Unterschiede zu früher?

Jedes Projekt bekommt heute bereits in einer frühen Phase einen Steckbrief, in dem unter anderem die Risiken und Chancen festgehalten sind. Anhand dieses Steckbriefs können wir die Projekte auswählen und priorisieren. So fokussieren wir unser Portfolio etwa auf Projekte, die von allen Beteiligten mitgetragen werden. Im Unterschied zur klassischen Wasserfall-Methode sind wir damit viel freier und können unkompliziert etwas stoppen oder etwas Neues in Angriff nehmen. Über das gesamte Portfolio hinweg sehen wir zudem Synergien, die wir nutzen können. Und mit einem Ampelsystems behalten wir jederzeit den Überblick.

Wie konnten Ihnen die Experten von Indema helfen?

Die Art, wie wir die Projekte mit der DT-Box heute verwalten, stellt einen neuen Ansatz dar und bedeutet gegenüber früher einen Kulturwandel. Indema verfügt über ein umfassendes Fachwissen, und die Spezialisten kennen die öffentliche Verwaltung sehr gut. Als externe Berater haben sie uns beim Aufbau der DT-Box und bei der Einführung des Projektportfolio­managements kompetent begleitet. Auch bei der Auswahl von passenden Werkzeugen für das Projektmanagement konnte Indema Hand bieten.

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