Vom Intranet zum Digitalen Arbeitsplatz

Was Unternehmen von Social Media lernen können

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Im Zeitalter von Social Media und Onlineforen wirken Intranet-Plattformen von Unternehmen oftmals wie Dinosaurier aus der Frühzeit der IT. Um den Anforderungen von Mitarbeitern und Management zu genügen, reicht es allerdings nicht aus, neue Technologien einzuführen. Es braucht einen Wandel der Arbeitskultur.

Das Buzzword "New Work" ist noch nicht für jeden greifbar – ungeachtet dessen ist der damit gemeinte Wandel der Arbeitskultur in vollem Gange. Der vom Sozialphilosophen Frithjof Bergmann in den 1970er-Jahren geprägte Begriff beschreibt einen Gegenentwurf zur klassischen Form des Kapitalismus. Neue Werte wie Selbstständigkeit, Freiheit und Teilhabe an der Gemeinschaft stehen im Zentrum unserer zukünftigen Arbeitswelt. Treiber sind die digitale Transformation und die Anforderungen der Generation Y. Es geht dabei um nichts weniger als das Bedürfnis nach passender Work-Life-Balance, die Überwindung starrer Hierarchien, Flexibilität und Sinnhaftigkeit des Arbeitsalltags. Für das Recruiting und die Bindung von Fachkräften spielt es eine grosse Rolle, ob diese Werte im Arbeitsalltag erlebt werden.

Ein klassisches Intranet ist dazu oft wenig geeignet. Spiegelt es als statischer Datencontainer in Aufbau und Organisation doch das wider, was Kollaboration hemmt: Hierarchische Entscheidungen über die Relevanz von Informationen, standardisierte, gesteuerte Verteilung von Neuigkeiten und wenig Kommunikation und Interaktion.

Sollen Grundsätze, wie Wertschätzung von Leistung und Erfolg, Innovation oder Agilität erfahrbar werden, braucht es mehr als nur eine Intranetseite, auf der die Werte des Unternehmens an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Nötig ist ein digitaler Arbeitsplatz, der Zusammenarbeit und Austausch untereinander begünstigt. Und das nicht nur für Bildschirmarbeitskräfte: Gerade für Beschäftigte im Produktionssektor und viele weitere im Dienstleistungsbereich ist die digitale Unterstützung ein wichtiger Faktor für ihre Motivation.

Ein weiterer Aspekt ist die gestiegene Nutzererfahrung in den digitalen Medien. Im Alltag ist es nicht mehr nur die Generation Y, die regelmässig digital unterwegs ist. Für 83 Prozent der über 55-Jährigen sind digitale Tools im Alltag selbstverständlich. Arbeitnehmer sind es gewohnt, relevantes Wissen stets zur Hand zu haben – oft in Form von Informationen aus interaktiven Wissens-Communitys. Gestiegene Kommunikationsmöglichkeiten über Instant Messaging und Social Media prägen die Erfahrungen darüber hinaus. Wer privat schnell und unkompliziert kommuniziert, Bilder, Erkenntnisse und Erfolge online teilt oder dort Hilfe bei Fragen und Problemen bekommt, wird sich nur schwer mit den klassischen Kommunikationskanälen und Tools im Arbeitskontext abfinden.

Intranet und digitale Transformation

Aber nicht nur die Erwartungen der Mitarbeiter sind gestiegen. Auch die Anforderungen des Managements haben sich gewandelt: Ausser der Bindung von Mitarbeitern über gelebte Visionen und Werte des Unternehmens ist es vor allem das Streben nach Effizienzsteigerung in zentralen Aufgabenbereichen, das den Wunsch nach einem State-of-the-Art-Intranet aufkommen lässt.

2017 wurden in der Studie "Digitalisierung im Mittelstand" von UP Research IT-Entscheider und Digitalisierungsverantwortliche zur Rolle des "Digital Workplace" als Lösungsansatz für die Herausforderungen der digitalen Transformation befragt. Die Erkenntnis daraus ist, dass es häufig nicht darum geht, den Arbeitsplatz oder die Arbeit selbst zu digitalisieren. Vielmehr sollten Informationen besser verfügbar und Geschäftsprozesse qualitativ hochwertiger werden. Menschen müssen dafür die Möglichkeit erhalten, bessere Entscheidungen zu treffen und sich mit Dritten auszutauschen.

Es geht darum, zentrale Businessprozesse so zu unterstützen, dass die Effizienz signifikant – und messbar – erhöht wird. Welche Prozesse das sind und wie die digitale Unterstützung aussieht, ist dabei so individuell wie die Unternehmenskultur.

Kommunikation

Kommunikation im Unternehmen zeigt uns, dass der digitale Arbeitsplatz selbst nicht nur Technologie ist. Aktuelle Neuigkeiten, Erfolge, Visionen und Veränderungen werden selbstverständlich im Intranet bereitgestellt. Für alle Mitarbeiter verfügbar, ganz gleich ob sie an einem Computer arbeiten oder anderweitig mobil auf die Informationen zugreifen. Doch das blosse Bereitstellen ist noch keine Kommunikation und der digitale Arbeitsplatz in vielen Fällen vor allem ein Change-Projekt. Denn die bidirektionale Kommunikation über Hierarchieebenen hinweg mit direktem Feedback auf ein Statement des Managements ist in den meisten Unternehmen nicht selbstverständlich. Sich fachlich auszutauschen und in der "Öffentlichkeit" Fragen zu stellen erfordert ebenso wie das Teilen von Erkenntnissen Vertrauen und wahrgenommene Wertschätzung. Um dies zu schaffen, steht vor Einführung eines Social Intranets immer eine umfassende Analyse der internen Kommunikationskultur. Der Weg zum digitalen Arbeitsplatz ist ein Wandel, der durch Tools und Technologien initiiert und als Change-Prozess begleitet wird.

Wissen und Experten

Wissen ist in jedem Unternehmen ein zentraler Wert. In vielen gehört es sogar zum Kerngeschäft. Wo immer auf der Basis von Fachexpertise, Methoden oder zertifizierten Prozessen individuelle Lösungen für Kunden entwickelt werden, ist der Zugriff auf das implizite und explizite Wissen des Unternehmens ein Geschäftswert. Einen Vertrag ausarbeiten, an einer Ausschreibung teilnehmen, ein Problem in der Produktion lösen – es ist unerlässlich, schnell auf Expertenwissen, aber auch auf Best Practices, Guidelines oder Arbeitsanweisungen zugreifen zu können. Damit diese Informationen hilfreich sind, muss die Relevanz für die aktuelle Aufgabe und Fragestellung individuell bewertet werden. Aus welchem Kontext und von wem stammt die Information? Handelt es sich um eine Empfehlung oder ist es eine verbindliche Arbeitsanweisung? Und in welchem Kontext soll das Wissen abgerufen werden? Ein Verkäufer auf der Fläche oder der Vertriebler beim Kunden stellen andere Anforderungen an die Verfügbarkeit als ein Projektmanager, der seine Ausschreibung am Bildschirmarbeitsplatz bearbeitet. Auch die Beschäftigten im Produktionssektor können von Wikis, Besprechungen, News oder Tutorials profitieren – sofern diese Informationen geräteübergreifend zur Verfügung gestellt werden.

Zusammenarbeit

Mit der Globalisierung steigt der Druck auf die Projektteams. Sie müssen sich über Standorte, teilweise über Ländergrenzen hinweg koordinieren, müssen gemeinsam an Dokumenten arbeiten oder in Teams interagieren. Informationen müssen ausgetauscht werden, ohne dass Zweifel an der Version oder Gültigkeit aufkommen. Änderungen an Dokumenten oder Anmerkungen zu Sachverhalten sollten allen Projektmitgliedern zur Verfügung stehen – und das ohne unzählige Mails hin und her zu schicken.

Eine Vielzahl von Intranet- und Collaboration-Tools bietet Lösungen für diese Probleme: In Projektspaces können Mitarbeiter Aufgaben, Kalender, Dokumente oder Wikiseiten teilen, diese gemeinsam bearbeiten oder kommunizieren. Die Entscheidung für eine passende Technologie sollte danach getroffen werden, wie im Projekt gearbeitet wird. So ist es etwa für die Planung und den Aufbau neuer Unternehmensstandorte am wichtigsten, stets alle Schritte und Planungen im Griff zu haben, Bilder, Pläne und Ideen zu teilen und zu kommentieren. Für ein Team von Ingenieuren, das gemeinsam eine Ausschreibung bearbeitet, steht dagegen weniger der schnelle Austausch als vielmehr die gemeinsame Bearbeitung von hochformalisierten Dokumenten im Vordergrund.

Also warum nicht auch die Menschen in einem Unternehmen vernetzen, sodass Daten, Wissen und Informationen schneller fliessen? Gerade in Industrieunternehmen, in denen sich Mitarbeiter in Verwaltung und Produktion verteilen, ist es wichtig, dass die Kommunikation und Zusammenarbeit elektronisch unterstützt wird.

Fazit

Der digitale Arbeitsplatz, der an die Stelle des klassischen Intranets tritt, ist die Antwort auf den Wandel der Arbeitswelt und spiegelt die Unternehmenskultur in allen Aspekten: Kommunikation, Information und Wissen, Zusammenarbeit. Die gute Nachricht ist, dass es auf dem Markt eine Vielzahl von Intranet-Technologien gibt, die mit unterschiedlichen Schwerpunkten alle Anforderungen der neuen Arbeitskultur schnell und ohne grossen Entwicklungsaufwand abbilden können. Ob Staffbase, Confluence, Coyo oder Sharepoint – welche Technologie im Einzelfall geeignet ist, sollte jedoch das Ergebnis einer umfassenden Analyse sein. Wie arbeiten Ihre Mitarbeiter? Wo ist die Frustration über umständliche Prozesse besonders gross? Wo gibt es die grössten Effizienzdefizite und woran liegt das? Darüber hinaus spielt es eine Rolle, wie die IT des Unternehmens aufgestellt ist und welche Tools Teil des digitalen Arbeitsplatzes sein müssen.

Es wird klar: der digitale Arbeitsplatz ist komplex. Und die Einführung initiiert immer einen Wandel der Arbeitskultur. Die Entscheidungen für Technologie, Set-up und Konfiguration des gewählten Systems sind daher nur ein kleinerer Aspekt des Projekts. Der digitale Arbeitsplatz ist keine Technologie, er ist eine digitale Transformation, ein Change-Prozess, der auf der Grundlage einer Analyse der Kultur, der Nutzeranforderungen und Ziele begleitet werden muss. Die Akzeptanz der Nutzer für digitale Werkzeuge ist entscheidend, da die Mitarbeiter über den Erfolg oder Misserfolg eines digitalen Workplace entscheiden.

Webcode
DPF8_151981

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