OS-Migration einmal anders

Wer kennt das Problem nicht: in einem Unternehmen sollen alle Clients auf ein neues Betriebssystem migriert werden. Die IT-Abteilung führt den Rollout durch. Doch kaum ist alles abgeschlossen, treten die ersten Probleme auf. Anwender finden sich nicht mehr zurecht, der Helpdesk kann sich vor Anrufen kaum retten.

Dass es auch anders geht, zeigt das Beispiel der Hochschule Luzern (HSLU). Die IT-Verantwortlichen haben sich bei der Umstellung auf Windows 7 dafür entschieden, den Anwendern die Möglichkeit zu bieten, die Umstellung selbst durchzuführen, wie Hubert Ming, Teamleiter Maintenance der Hochschule Luzern, am gestrigen Swiss Business und IT-Service Management und Cloud Computing Forum 2012 im Technopark Zürich erklärte. Davon erhoffte sich die HSLU eine höhere Akzeptanz des Migrationsprojektes und der Umstellung an und für sich.

Umstellungassistent als Hilfe

Konkret funktionierte es so, dass die Anwender von September 2010 bis Februar 2011 sechs Monate Zeit hatten, die Migration mittels eines Umstellungsassistenten durchzuführen. Der Zeitpunkt der Umstellung blieb dabei in den Händen der Anwender, zudem hatten sie die Möglichkeit, bestimmte Business-Anwendungen nach eigenen Bedürfnissen und der eigenen Mitarbeiterrolle auszuwählen. Zudem waren sie dafür verantwortlich, ihre Daten selbst zu migrieren. Dafür standen ihnen fest definierte Migrationsorder auf dem Server zur Verfügung. Diese Eigenverantwortung bot den Mitarbeitern die Chance, nur diejenigen Daten auszuwählen, die sie in Zukunft benötigen würden. Viele Mitarbeiter hätten folglich die Chance gepackt und ihre Daten gründlich aufgeräumt.

"Ich habe durchwegs positive Feedbacks erhalten", beschreibt Ming seine Erfahrungen mit der neuen Vorgehensweise. Zudem hätten die Anwender der IT-Abteilung gegenüber grosse Solidarität entgegengebracht, wenn, bedingt durch die Umstellung, irgendwelche Probleme aufgetaucht seien. Dies hänge auch damit zusammen, dass sie während des gesamten Migrationsprojekts sehr stark in den Prozess eingebunden waren und eine gewisse Selbständigkeit bewahren konnten.

Legacy-Systeme nicht vergessen

Wichtig sei bei einem solchen Migrationsprojekt auch, Lösungen für Legacy-Systeme anbieten zu können. "In gewissen zeitkritischen Bereichen kommen Sie sehr schnell unter Druck, wenn ein System nach der Migration nicht mehr funktioniert", gab Ming zu bedenken. Auch sei es wichtig, genügend Zeit für Schulungen einzuplanen.

Ein weiterer positiver Punkt, den Ming ansprach, war die moderate Auslastung des Helpdesks während der Laufzeit des Migrationsprojekts. Dies, weil die Migration nicht bei allen Clients gleichzeitig durchgeführt wurde und daher auch nicht alle Probleme gleichzeitig auftraten. Zudem hatte der Helpdesk dank eines Migrationssteuerungsprozesses immer den Überblick darüber, welcher Client bereits migriert worden war und welcher nicht. Sobald Probleme auftraten, konnte der Helpdesk zudem sofort eingreifen.

Zielgenaues Anwenderinformationssystem

In einem weiteren Referat erläuterte Martin Schaub von Ibitech das Anwenderinformationssystem IBI-aws, das in einem Unternehmen eine Alternative zur typischen Mailflut bieten und Anwender nur dann informieren soll, wenn sie auch wirklich von einem Ereignis betroffen sind.

Als typisches Anwendungsbeispiel nannte er Servicearbeiten an einer bestimmten Software über die Mittagszeit. Wolle ein Mitarbeiter während der Servicearbeiten auf die Software, z.B. das ERP-System, zugreifen oder benutze sie bereits, erscheine eine Meldung auf dem Bildschirm, die ihn über die Servicearbeiten informiere. Zudem erscheine die Meldung nur während der Zeit, in der die Wartungsarbeiten durchgeführt werden. Mitarbeiter, die während dieser Zeit nicht auf die Software zugreifen, werden also auch nicht informiert.

ITIL-Studie der HSLU

Den Abschluss des Tages bildete neben einer Podiumsdiskussion die ITIL-Studie 2011/12 der Hochschule Luzern. Zwei Informatikstudenten aus dem sechsten Semester stellten dabei ihre Ergebnisse vor. Unter anderem stellten sie fest, dass ITIL durchaus auch für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern - und dadurch auch allgemein für KMU - interessant sein kann. Eine Erkenntnis, die die beiden erstaunte, gilt doch ITIL allgemein als komplex und zeitaufwendig. Befragt haben die Studenten 83 Schweizer Unternehmen aus allen Unternehmensbereichen.