Selbst Grossunternehmen nutzen Managed Print Services kaum

Das Output Management, also das Erstellen, Verteilen und Ausgeben von Dokumenten, unterliegt dem Spardruck. Zu diesem Schluss kommt die diesjährige Printumfrage12 des Druckerherstellers Brother in Zusammenarbeit mit Dokulife. Das führt dazu, dass Unternehmen zwar neue Drucktechnik wie Farblaser einkaufen. So sei die Zahl der Farblaser-Nutzer von 26 Prozent auf 35 Prozent gestiegen. Doch beschränken die Unternehmen ihren Mitarbeitern den Zugang dazu oder sperren diesen sogar.

Beschränkungen machen Sinn, denn trotz sogenannter Output-Management-Massnahmen, die darauf abzielen durch Verteilung von digitalen Dokumenten den Papier-Output zu senken, geht der Papierverbrauch nicht zurück: 78 Prozent der befragten Berufstätigen haben in der Umfrage angegeben, dass sie gleich viel oder sogar mehr als noch vor zwei Jahren drucken. So lässt sich wenigstens Farbe sparen. Ein Grund für das steigende Druckvolumen sind "Informationsberge", die ausgedruckt werden.

Unternehmen müssen das Verhalten ihrer Mitarbeiter ändern

Trotz erschwertem Zugang wird also mehr gedruckt. Um Kosten zu sparen, müssten also Unternehmen das Output-Verhalten ihrer Mitarbeiter ändern. Das scheint aber nur wenigen Entscheidern bewusst zu sein. Die "Hitliste der beliebtesten Sparmassnahmen", wie Brother den Massnahmenkatalog zum Sparen in seiner Studie nennt, verdeutliche dies: Während die Gerätekonsolidierung in der Wahrnehmung der Studienteilnehmer ganz oben stünde, gehöre die Schulung der Mitarbeiter zum intelligenten Einsatz von Multifunktionsgeräten zu den seltensten Massnahmen um zu sparen.

Das sei bedauerlich, denn infrastrukturelle Massnahmen brächten meist nur Einmaleffekte im Gegensatz zu "effizienten" Mitarbeitern. Denn Angestellte, die ein Bewusstsein für das Outputmanagement entwickeln, passen sich an verändernde Anforderungen an.

Nur 12 Prozent aller Grossunternehmen nutzen Managed Print Services

Die vielbeschworenen Managed Print Services könnten helfen. Zum Beispiel, indem die Druckeradministration an einen Dienstleister abgegeben wird. Etwa dadurch, dass sich Anwender stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und somit die Effizienz steigern könnten. Jedoch stossen auch Managed Services an ihre Grenzen. Während sich der Kantinenbetrieb vollständig und der Fuhrpark bis auf das Tanken in die Hände eines Dienstleister legen lassen, zeigt die Printerumfrage, dass ohne Mithilfe der Büromitarbeiter die Druckinfrastruktur in den meisten Unternehmen stillstehen würde. Denn die "letzte Meile", also das Bestellen, Beschaffen und Auswechseln von Verbrauchsmaterialien von Tinte und Toner, wird unverändert per Hand betrieben.

Wenn der Drucker Toner oder Tinte leer meldet, gilt es selbst bei grossen Unternehmen mit bis zu 1’000 Mitarbeitern häufig als selbstverständlich, dass die Mitarbeiter selbstständig die Verbrauchsmaterialien beschaffen. Erst bei noch grösseren Unternehmen überwiege die Massnahme, eine zuständige Person für die Büromaterialien zu benachrichtigen. Ins Gerät eingesetzt wird Toner und Tinte selbst bei 56 Prozent aller befragten Grossunternehmen mit mehr als 1000 Angestellten von den Mitarbeitern. Dienstleister, die diesen Job übernehmen, sind mit 12 Prozent laut Anwendern auch bei Grossunternehmen rar gesät.

Bei Mittelständlern mit 201-1'000 Angestellten seien Dienstleister für die Verbrauchsmaterialversorgung mit 6 Prozent eher exotisch. Bei der Papierversorgung sieht es noch drastischer aus. Papier wird bei 93 Prozent aller Unternehmen über alle Unternehmensgrössen hinweg von Mitarbeitern selbst nachgelegt.

Die Ergebnisse der Printerumfrage bestätigten die Erfahrungen aus Projekten. Managed Services entlasten demnach besonders die IT-Abteilung und das Controlling aber nur bis zu einem gewissen Grad, etwa im Falle einer automatischen Tonerbestellung, auch die Anwender. Deshalb sei die Einführung von MPS zwar eine sinnvolle Massnahme um Outputkosten im Allgemeinen zu senken, aber als Einzelmassnahme greift diese zu kurz.

Sinnvolles Vorgehen gefragt

Die sinnvollste Output-Strategie ist für Jendro zuerst die Druckinfrastruktur auf die Arbeitsprozesse und Anforderungen der Anwender zu optimieren, dann die Mitarbeiter entsprechend der technischen Möglichkeiten zu schulen und schliesslich die Output-Infrastruktur in ein flexibles MPS einzubinden.

Die Printerumfrage12 basiert auf den Angaben von fast 8700 Nutzern, IT-Managern und Einkäufern von Druckgeräten Hintergrundwissen zur Nutzung von Druckgeräten. Die Onlineumfrage wurde von November 2011 bis Januar 2012 durchgeführt.