SPONSORED-BEITRAG Erfolgreiches Datenmanagement

Die richtigen Daten verwalten und Kosten sparen

Uhr | Aktualisiert
von Dominic Wullschleger, Head of Sales & Marketing, Arcplace

Daten sind das neue Öl, lautet ein Mantra in der IT-Branche. Doch Daten können auch richtig viel Geld kosten. Nicht genutzte Daten etwa. Die geplante Datenschutzgrundverordnung der EU erhöht den Druck auf Schweizer Firmen. Zeit, zu handeln.

Die digitale Transformation eröffnet Unternehmen neue Chancen. Aus bestehenden Daten können Firmen mithilfe von Methoden aus dem Bereich Big Data und Analytics neue, geschäftsrelevante Informationen gewinnen.

Arcplace unterstützt seine Kunden hierbei beim Aufbau eines agilen Datenmanagements. Besonders zwei Entwicklungen zeigen, weshalb das Informationsmanagement geschäftskritisch für Schweizer KMUs wird.

Datenbestände wachsen rasant

Die Datenbestände in Unternehmen werden grösser. Schätzungen von Experten zufolge steigt die Menge an abgespeicherten Daten weltweit um 5 Milliarden Gigabyte – alle zehn Minuten. Wer ungenutzte Daten hortet, verbrennt auch Geld. Einer Analyse unseres Partners Veritas (Datenberg-Report) zufolge verlieren Unternehmen in der EMEA-Region bis 2020 über 850 Milliarden Franken. Mit dieser Summe könnte man 70 Mal das Jahrhundertprojekt Gotthard-Basistunnel finanzieren.

Dabei besitzt ein grosser Teil der von Schweizer Unternehmen gespeicherten Daten nur einen geringen oder gar keinen geschäftlichen Wert. "Nur ein Bruchteil der vorhandenen Daten ist tatsächlich geschäftsrelevant", sagt Markus Mattmann, Managing Director beim Anbieter von Informationsmanagement-Systemen und Arcplace-Partner Veritas Schweiz.

Viele Daten sind veraltet, irrelevant oder gar privater Natur. Man spricht hierbei auch von Dark Data respektive ROT Data (Redundant, Obsolete und Trivial). Diesen Datenberg schütten Mitarbeiter immer weiter auf. So legen diese etwa immer mehr private Fotos, persönliche Vertrags- und Ausweisdokumente, nicht genehmigte Softwareprogramme und ähnliche Dateien im Speicher der Unternehmens-IT ab. Der unvorsichtige Umgang von Mitarbeitern mit Unternehmensdaten bereitet IT-Verantwortlichen immer öfter Sorge.

Neue EU-Datenschutzgrundverordnung fordert Schweizer Firmen

Das ist aber nicht der einzige Grund. Viel gravierender: Die EU wird 2018 eine neue Datenschutzgrundverordnung (GDPR) umsetzen. Diese betrifft auch Firmen und Organisationen in der Schweiz. Konkret jedes Unternehmen, das mit personenbezogenen Daten von EU-Bürgern arbeitet. Das kann ein Onlineshop sein, der Kunden im EU-Ausland beliefert. Die Verordnung betrifft aber auch andere Branchen, wie etwa die Schweizer Tourismusindustrie mit ihren Hoteliers, Skiliftbetreibern und weiteren Dienstleistern. Verlangt ein europäischer Kunde die Löschung seiner Daten, muss ein Schweizer Anbieter dieser Aufforderung umgehend nachkommen.

Firmen müssen sich nicht nur wegen ihrer Kunden mit der GDPR auseinandersetzen. Auch die Personalabteilungen von Unternehmen, die EU-Bürger beschäftigen, müssen sich nach der GDPR richten. Die HR-Abteilungen müssen sich überlegen, welche Massnahmen sie treffen müssen, wenn etwa ein Mitarbeiter aus dem EU-Ausland wieder nach Hause zurückkehrt und verlangt, dass alle seine Daten gelöscht werden. Sie müssen sich auch fragen, wo diese Daten überhaupt liegen, abgesehen von der offiziellen Datenbank der HR-Software. Gibt es vielleicht ein Arbeitszeugnis des Mitarbeiters, angehängt in einem alten E-Mail?

Rechtsexperten sind sich einig, dass es kaum eine Firma oder Behörde geben wird, welche die Datenschutzrichtlinien komplett wird einhalten können. Und das kann künftig teuer werden. Die EU will im Ereignisfall Firmen mit 4 Prozent ihres Jahresumsatzes oder bis zu 20 Millionen Euro büssen.

GDPR ist wichtiger Treiber

Das führt bei immer mehr Unternehmen dazu, ihr Informationsmanagement anzupacken. Die neue Datenschutzverordnung der EU ist aktuell praktisch für jedes Unternehmen ein Treiber. Als spezialisiertes Unternehmen beraten und unterstützen wir seit 10 Jahren Kunden mit Lösungen und Services im Bereich Informationsmanagement.

Gemeinsame Assessments, um den Datenberg abzutragen

Arcplace führt etwa gemeinsam mit Kunden ein sogenanntes Dark-Data-Assessment durch. Dieses verfolgt das Ziel, Licht in den unstrukturierten Datenberg eines Unternehmens zu bringen. Als Ergebnis schauen sich die Berater von Arcplace mit den Kunden an, wo und wie in der Unternehmens-IT Daten aufbewahrt und gespeichert werden.

Beispielsweise werden so Doppelspurigkeiten aufgespürt: Daten, die mehrfach abgelegt wurden, oder alte Daten, die man löschen oder archivieren kann. Gerade die Archivierung bietet einige Vorteile. Nicht jeder will oder kann sich von seinen Daten trennen. Letztlich gibt es auch nicht nur "eine" richtige Strategie. Stattdessen muss jedes Unternehmen individuell betrachtet werden. Das erfordert eine spezifische Herangehensweise an das Thema Informationsmanagement.

Verschiedene Ansätze für das erfolgreiche Informationsmanagement

Es gibt mehrere Einstiegspunkte, um sich damit auseinanderzusetzen: Dokumentenmanagement mittels Enterprise Content Management (ECM) oder DMS-Systemen oder die Archivierung. Die Liste ist lang, und die Ansätze unterscheiden sich von Kunde zu Kunde sowie von Branche zu Branche.

Deshalb hat Arcplace Lösungen und Services für die unterschiedlichen Phasen eines Informationsmanagement- und Archivierungsprojekts entwickelt. Am Anfang steht hierbei die Anforderungsanalyse. Gemeinsam mit dem Kunden untersuchen Spezialisten von Arcplace, was der Kunde überhaupt benötigt, und legen einen Pfad durch den Dschungel an Möglichkeiten.

Breites Netzwerk an Experten und Juristen

Für die gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen verfügt Arcplace nicht nur über die eigenen Erfahrungen, sondern kann auch auf Spezialisten in den Bereichen Compliance, Revision und Recht zurückgreifen. Das bietet erhebliche Vorteile bei der Implementierung von GDPR-konformen Strategien für die Datenverwaltung.

Auf Basis der Anforderungsanalyse erstellen Unternehmen mit Arcplace eine Strategie für das ECM und Information Lifecycle Management (ILM). Das ECM-Modell deckt alle Prozesse und Technologien im Zusammenhang mit dem Management der Erfassung, Speicherung, Sicherheit, Revision, Verteilung, Aufbewahrung und Zerstörung von Dokumenten und Inhalten ab. Der Fokus des ILM-Modells liegt auf den Regeln, Prozessen, Services und Werkzeugen, die eingesetzt werden, um die Informationen während des gesamten Lebenszyklus anhand ihres Wertes auf den entsprechenden Medien aufzubewahren.

Arcplace begleitet Kunden abschliessend beim Design und der Implementierung der am Markt bewährten Lösungen, wie etwa des Datenmanagement-Spezialisten Veritas. Mittels einer ROI-Analyse können IT-Entscheider auch gleich nachvollziehen, wie schnell sich die Umsetzung der geplanten Lösung rechnet.

Kontaktieren Sie uns

Gerne informieren wir Sie näher zum Thema Informationsmanagement und zu unseren Veranstaltungen. Sie erreichen uns unter: info@arcplace.ch

Über den Autor

Dominic Wullschleger ist Head of Sales & Marketing beim Spezialisten für Informationsmanagement und Archivierung Arcplace.

Über Arcplace

Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio von Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud-Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.

Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Als private und unabhängige Firma verfügt Arcplace über ein professionelles Team von Spezialisten mit umfangreicher Erfahrung im Entwickeln, Implementieren und Betreiben von IT-Lösungen. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO-27001-Standard für Informationssicherheit zertifiziert.

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DPF8_19291

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