IT-Projektmanagement: Darauf kommt es an

Unternehmen befassen sich mit diversen Arten von Projekten. Was ist die Besonderheit von IT-Projekten?

Lars Friedberger: 2/3 aller IT Projekte sind eigentlich Maintenance oder LifeCycle Projekte. Das heisst 2/3 des Projektbudgets werden nicht für Innovationen oder strategische Projekte ausgegeben. Diese Projekte sind nicht wirklich dynamisch. "Grüne Wiese" Projekte sind eher dynamisch oder Projekte mit hohen Abhängigkeiten zwischen verschiedenen IT Systemen. Bei diesen gibt es auf der einen Seite die verschiedensten Steakholder mit ihren eigenen Interessen und auf der anderen Seite eine gegenseitige Beeinflussung verschiedenster IT- Systeme, die es im Projekt zu berücksichtigen gilt. Hinzu kommen neueste technologische Entwicklungen, die eine laufende Entwicklung im Projekt bereits obsolet machen können. Hier ist aufgrund der hohen Komplexität und der geringen Erfolgsquote eine fachübergreifende Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen und Disziplinen gefragt.

Was muss im Rahmen einer IT-Projektstrategie grundsätzlich festgelegt werden?

Lars Friedberger: Vorab ist zu prüfen, ob es sich grundsätzlich um ein Projekt oder lediglich um eine Anpassung beziehungsweise Optimierung handelt, die es im normalen Tagesgeschäft zu erledigen gilt. Aus strategischer Sicht gilt es, Ziel und Leitplanken zu definieren, aber auch die Möglichkeiten offen zu lassen, diese im Laufe des Projekts anzupassen. Ebenso sollte der Weg dahin flexibel ausgestaltet sein und in kleinere anpassungsfähige Projektschritte unterteilt werden können. Thematische Schwerpunkte müssen gesetzt und zyklisch überprüft und angepasst werden. Hierbei empfiehlt sich, zu prüfen, ob sich das Vorgehen nach einer agilen Projektmethode anbietet. Auch ist es zwingend erforderlich, vorab das eigene Projektportfolio zu prüfen, um Doppelspurigkeiten zu vermeiden. Weiterhin gilt es, die funktionalen Anforderungen den geschäftlichen Anforderungen anzupassen und nicht umgekehrt.

Was gehört bewusst nicht in eine IT-Projektstrategie?

Wie eingangs erwähnt, sollte der Weg zur Zielerreichung so flexibel wie möglich gestaltet sein, um notwendige Anpassungen vornehmen zu können. Ebenfalls müssen sich die Mitarbeitenden entsprechend ihrer Rollen oder Aufgaben flexibel im Projekt einbringen können, um so die internen Kompetenzen bestmöglich zu nutzen und diese bei Bedarf wieder freizugeben. Kurz gesagt: Alles, was nicht direkt mit dem Projekt zu tun hat, darf auch nicht in der Strategie verankert werden.

Wie und wann entscheiden Unternehmen, ob sie ein Projekt intern oder extern managen lassen?

In vielen Firmen sind die Projektleiter erfahren in den internen Projekten. Komplexe Projekte mit Abhängigkeiten zu verschiedenen Lieferanten oder Kunden könnten durchaus bei nicht vorhandenem Know-how auch extern bezogen werden. Entscheidend dabei ist vielmehr, dass auch bei einer externen Abwicklung des Projekts die eigentliche Hoheit und Entscheidungskompetenz beim Unternehmen selbst, also intern, bleibt. So werden Abhängigkeiten vermieden und die Projektabwicklung unterliegt den eigenen geschäftlichen Anforderungen. Eine Vollkostenrechnung hilft, auch aus finanzieller Sicht die richtige Entscheidung zu treffen. Und es braucht ein gutes Steering Board, das nahe am Projekt ist.

Das Outsourcing von IT-Projektmanagement birgt Risiken. Welche sind das genau?

An erster Stelle ist das Wissensmanagement zu erwähnen: wenn ich intern nicht weiss, wie das Projekt läuft, kann ich es nicht steuern. Ohne Einbezug interner Fachkräfte verliert sich schnell die Kontrolle über den Projektabschluss hinaus und man kommt in eine Abhängigkeit, die schnell zu sehr hohen Kosten führen kann. Auch empfiehlt sich eine Vereinbarung, wie mit sensiblen betriebsinternen Daten umgegangen werden sollte, sowohl bezüglich Speichern, Zugriffsrechten, Wartungsleistungen und Updates.

Wie kann ein Unternehmen die Risiken minimieren?

In erster Linie sollte es ein Partner sein, der meine geschäftlichen Aktivitäten kennt und so auch die für mich richtigen Entscheidungen treffen kann. Dabei ist ein Vertrauensverhältnis beider Parteien über eine vertragliche Regelung hinaus entscheidend. Eine offene Zusammenarbeit, bei der beide Parteien auch fachlich die gleiche Sprache sprechen und man die gegenseitigen Abhängigkeiten versteht, reduziert die Risiken.

Agile Methoden und Techniken werden im Projektmanagement oft diskutiert. Wann spricht man von Agilität?

Hier sollte man sich generell erst einmal über die zurzeit verschieden verwendeten Begrifflichkeiten bewusst sein. Oftmals werden Begriffe, die ihren Ursprung teilweise schon in den 50er-Jahren hatten, aufgrund der Digitalisierung beziehungsweise der digitalen Transformation in einen neuen Kontext gesetzt. Bei der Agilität geht es grundsätzlich um vier Funktionen innerhalb einer Organisation, um deren Existenz zu erhalten. Erstens muss eine Organisation fähig sein, auf die sich verändernden äusseren Bedingungen zu reagieren = Adaption im Verhaltenssystem. Zweitens müssen Ziele definiert und verfolgt werden können – in diesem Fall Projektziele = Goal-Attainment im persönlichen System. Drittens geht es um die Eingliederung ins Ganze und den Zusammenhalt = Integration im sozialen System. Und viertens geht es letztlich um die Aufrechterhaltung des Systems = Latency im kulturellen System.

Worin unterscheiden sich agile und klassische Methoden?

Im Vergleich zu klassischen Methoden, die eher für einen stabilen Rahmen stehen und das System am Laufen halten sollen, ermöglichen die verschiedensten agilen Methoden, etwas zum Laufen zu bringen. So schaffen es diese Methoden aus der Anwendung, etwa der reinen (Software-)Entwicklung mittlerweile in nahezu jeden Unternehmensbereich. Somit lohnt es sich auch intern zu prüfen, welche Methoden, etwa Scrum oder Kanban, im Projektmanagement Anwendung finden können. Wechselnde Anforderungen und Ansprüche innerhalb eines Projekts erfordern ein schnelles Reagieren auf diese Veränderungen. Dies ermöglicht fortlaufende Verbesserungen, da die Fortschritte und Arbeitspakete innerhalb eines Projekts hinterfragt und angepasst werden können. Dabei sollte allerdings ein Kompromiss zwischen starr klassisch und extrem agil gefunden werden, damit das Ergebnis nicht zulasten der Qualität erbracht wird.

Für welche Projekte lohnt sich eine agile Herangehensweise?

Unterliegen die Projekte selbst einer grossen Flexibilität, ist das Ziel nicht sehr klar, oder geht es um ein schnelles Feedback des Marktes, dann lohnt sich der Einsatz einer agilen Methode. Agile Modelle inte­grieren die Kundensicht viel besser als die Wasserfallmodelle. Dabei muss aber auch das Mindset der Mitarbeitenden stimmen – diese müssen vom Einsatz der Methode überzeugt sein und die agile Kultur muss gelebt werden. Agilität ist dabei nicht mit ziellos oder planlos zu verwechseln. Auch hier gibt es klar definierte Herangehensweisen mit Vorgaben und Richtlinien.

Was ist die Alternative zu den agilen Methoden?

Einerseits die erwähnte klassische Methode nach dem Wasserfallprinzip oder sogenannte hybride Methoden. Diese sind eine Kombination aus beiden Welten. Erwähnt werden sollte auch DevOps, bei dem durch das Aufbrechen sogenannter Silos eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen der Entwicklung und dem operativen Bereich möglich ist. Dies ermöglicht einerseits eine rasche Entwicklung und Auslieferung und andererseits auch einen hohen Qualitätsstandard.

Wann sollten Wasserfall-Methoden angewandt werden?

Generell kann man sagen, dass Wiederholungsprojekte mit bestehenden Erfahrungswerten sehr gut nach der Wasserfallmethode abgewickelt werden können. Auch kleinere Projekte oder Projekte mit bereits bekannten Arbeitsabläufen und Routinen eignen sich weniger für agiles Arbeiten.

Welche häufigen Fehler machen Unternehmen im Projektverlauf und wie lassen sich diese vermeiden?

Im Laufe eines Projekts lohnt es sich meistens kaum, die Methoden zu wechseln. Auch wird Agilität zu häufig als Allheilmittel verstanden. Wie immer bedarf es einer offenen und ehrlichen Kommunikation, egal in welchem Modell man sich bewegt. Und es braucht die Unterstützung vom Team bis zum Management. Ebenfalls sollte ein Projekt fokussiert bearbeitet werden können. Immer wieder werden zu viele Projekte auf einmal angegangen und der erwartete Erfolg bleibt aus.

Gibt es neue Trends? Wie verwalten Unternehmen ihre IT-Projekte in ein paar Jahren?

Hier kann man zwei Trends beobachten: Auf der einen Seite wird es eine vermehrte Entwicklung zur bereichsübergreifenden Zusammenarbeit geben und auf der anderen Seite eine verstärkte Integration in die Unternehmensstrategie. Mit dieser verstärkten Integration vom Business in die Methoden entwickeln sich Organisationsformen und Strategien, die auf das gesamte Unternehmen ausgerichtet werden, wie etwa BizDevOps. Auch werden sich die Aufgaben der Mitarbeitenden innerhalb eines Projekts zu Rollen wandeln und eine flexiblere Arbeitsweise ermöglichen. Ebenso ermöglichen verschiedenste Tools der Zusammenarbeit und deren gegenseitige Interaktion miteinander ein ortsunabhängiges gemeinsames Zusammenarbeiten in Echtzeit. Hierbei wird man vermehrt unterstützende Tools fernab von einer Ordnerstruktur und E-Mail-Kommunikation nutzen.