Business Process Management als Fundament für die Automatisierung

Prozesse müssen kundenorientierter sein: Stichwort Customer Journey; zeit- und ortsunabhängiger: Stichwort Digitalisierung und Automatisierung. Anforderungen an das Schweizer Datenschutzgesetz und das IKS müssen umgesetzt sein. Compliance- und Governance-Anforderungen sind einzuhalten. Neue Mitarbeitende müssen schneller in den Abläufen geschult werden, um Wachstum oder Personalfluktuation zu begegnen. Die Liste liesse sich fortsetzen. Wer hier ohne tieferes Verständnis seine Optimierungs- und Digitalisierungsstrategie aufbaut, hat vielleicht kurzfristige Erfolge, segelt aber auf Sicht.

Die Herausforderungen sind Transparenz und Komplexität. Geschäftsprozessmanagement löst diese Herausforderungen, indem es einerseits das intrinsische Wissen dokumentiert und andererseits komplexe Strukturen und Arbeitsschritte, Daten, Applikationen und Anforderungen über die Grenzen der Fachabteilungen und Standorte vereinfacht, transparent und steuerbar macht.

Ein Geschäftsprozess hat viele Aufgaben: Prozessziele erfüllen, prozessimmanente Risiken bewältigen, Compliance-Vorgaben einhalten. Je nach Branche und fachlichen Anforderungen kommen weitere Aspekte dazu. Seien es regulatorische Anforderungen wie Bankwesengesetz, Datenschutz, Informationssicherheit, Umweltbestimmungen oder "freiwillige" Anforderungen, wie ISO oder die gelebte Verantwortung von Prozessen.

Damit sind die Prozesse in einem Regelkreis angekommen. Sie müssen kontinuierlich den sich ändernden Anforderungen angepasst werden. Effizienzsteigerung, Automatisierung und Kundenerfahrung sind die Schlagwörter.

Der Fachprozess als Grundlage der Automatisierung

Sind die Fachprozesse transparent? Gute Prozessstrukturen zeigen auf den ersten Blick Varianten und Harmonisierungspotenzial. Digitalisierungsmöglichkeiten nimmt man am besten hier bereits "mit", indem Prozess(pfade) mit Automatisierungspotenzial herausgearbeitet werden. Nachdem der Fachprozess Transparenz über die sonstigen, eingangs genannten Anforderungen gibt, hat man alle Informationen bereits zur Hand. Entscheidungen zur Neugestaltung oder Änderung von Prozessen und Applikationen fallen schneller und fundierter. Und die Umsetzungsaufwände zur Digitalisierung sind typischerweise geringer.

Gute Prozessmanagement-Tools können den gesamten Process-Management-Lifecycle umsetzen. So auch Prozessautomatisierung. Ihr Dreh- und Angelpunkt ist der Fachprozess. Der Fachprozess muss ausführbar gemacht werden. Die Herausforderung liegt darin, unterschiedliche Fachprozesse mit unterschiedlichen Systemen zu automatisieren.

Mit dem Fachprozess muss flexibel umgegangen werden. Die Prozessmanagement-Plattform muss das tun. Sei es, Prozesse mit dem ERP zu alignen, orchestrierende Workflow-Plattformen zu integrieren oder nativ die Automatisierung des Prozesses mit Low-/No-Code-Verfahren für "Human Workflows", das heisst Fachprozesse mit hohem manuellem Grad und starker E-Mail-/Office-Verwendung zu unterstützen.

Human Workflow können mit umfassenden BPM-Suite-Lösungen typischerweise bereits nach ein bis zwei Tagen lauffähig ausgeführt werden. Auf dieser Basis entsteht dann Schritt für Schritt der finale, voll integrierte Workflow. ­Direkt aus dem Fachprozess heraus gesteuert. Transparent, nachvollziehbar, einfach.

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