Personalamt Graubünden digitalisiert Personaldossiers

Der Document-Scanning-Prozess von Arcplace (Quelle: Arcplace)

Der Document-Scanning-Prozess von Arcplace (Quelle: Arcplace)

Die auf Scanning- und Informationsmanagement spezialisierte Firma Arcplace hat für das Personalamt des Kantons Graubünden 3'700 historische, papierbasierte Personaldossiers eingescannt und digitalisiert. Dies war notwendig geworden, weil der Kanton ein neues, elektronisches Personalinformationssystem eingeführt hatte.

Scanning vor Ort

Kompliziert war der Digitalisierungsprozess, weil es sich bei den Personaldossiers um vertrauliche Daten handelt. Die Firma Arcplace bietet für solche Fälle einen Vor-Ort-Scan-Service an, durch dessen Einsatz die Vertraulichkeit gewahrt werden konnte, schreibt Arcplace in einer Pressemitteilung.

Konkret lief der Prozess wie folgt ab: Zuerst wurde festgelegt, welche Akten pro Dossier gescannt und wie die erzeugten PDFs indexiert werden sollten. Dann übernahm Arcplace den gesamten Prozess des manuellen Heraussuchens der vom Personalamt vordefinierten Dokumente, deren Vorbereitung, dem Scanning mit Qualitätskontrollen, der Indexierung, der Übergabe der PDF-Files bis hin zum Reporting. Durch die Aufarbeitung des Archivs seien alte, anders aufgebaute oder unvollständige Dokumente und Dossiers zum Vorschein gekommen.

Dank der Digitalisierung verfüge das Personalamt nun über alle Dossiers in einheitlicher Form. Personalinformationen seien heute "blitzschnell nach Personalnummer, Vorname, Nachname, Anstellungsstatus, Dokumentenart und weiteren Kriterien" im System auffindbar.

Personalamt zeigt sich zufrieden

Projektleiter Magnus Oeschger, Leiter Personalrecht im Personalamt Kanton Graubünden, zieht eine positive Bilanz des abgeschlossenen Digitalisierungsprozesses: "Wir sind sehr zufrieden mit dem Resultat. Arcplace hat das Projekt professionell aufgegleist und anschliessend schnell und mit hoher Präzision abgewickelt."