ERP-Alleskönner von Abacus

Am Donnerstag hat der Ostschweizer ERP-Spezialist Abacus die neueste Version seiner App Abaclik vorgestellt. Die ursprünglich zum Erfassen von Spesen konzipierte Anwendung hat Abacus zum mobilen ERP-Alleskönner ausgebaut. Zur Präsentation lud das Unternehmen Medienvertreter in das Hotel Widder in Zürich ein.

Weg in das mobile Zeitalter

Die Veranstaltung eröffnete Thomas Köbert, Partner und Geschäftsleitungsmitglied des Unternehmens. Er betonte, dass Abacus in diesem Jahr seinen 30. Geburtstag begeht. In dieser Zeit habe das Unternehmen zahlreiche technologische Neuerungen und Umbrüche überstanden. Vor 10 Jahren stieg Abacus in das Internetzeitalter ein und seit sieben Jahren gebe es auch eine Cloud-Version seiner Lösungen. Nun wolle Abacus sich mit Abaclik in der mobilen Welt positionieren.

Anschliessend übernahm Abacus CEO Claudio Hintermann das Wort. Er bezeichnete die mobile Revolution als die grösste Veränderung seit dem Internet. Abaclik sei die Antwort darauf, dass immer mehr ERP-Nutzer ihre Daten eher über das mobile Gerät eingeben wollten, als am klassischen Desktop-PC. Die Idee war es, alle ERP-Funktionen in eine mobilen App unterzubringen, wie Hintermann sagte.

Praktische neue Funktionen

In einer Demo gaben die Produktmanager Marc-André Theytaz und Raffaelle Grillo sowie auch Daniel Strassmann Einblick in den Funktionsumfang von Abaclik. Zunächst zeigten sie, wie mit dem Programm Rechnungen für Spesenabrechnungen erfasst werden können. Dazu muss das Dokument nur fotografiert werden, danach kann der Nutzer den Zweck der Ausgaben und eventuell auch noch ein Projekt angeben. Anschliessend werden die Daten mit einem Klick direkt an das Abacus-ERP geschickt, wo der Controller Zugriff erhält. Er kann die erfassten Informationen direkt freigeben, visieren oder weiterleiten.

Mit Abaclik können Mitarbeiter auch selbstständig ihre Arbeitszeit erfassen. Dies geht sogar auf drei unterschiedliche Arten: Zunächst klassisch über die manuelle Eingabe. Oder etwa über das Scannen eines Barcodes mit der Scandit-Technologie. Hierfür muss am Eingang eines Büroraums ein Barcode eingescannt oder ein NFC-Chip eingelesen werden, wodurch der An- oder Abmeldeprozess durchgeführt wird. Eine automatische Arbeitszeiterfassung ist durch iBeacon oder RFID-Technik beim betreten der Büroräume möglich. Bei allen Methoden fliessen die Informationen in die zentrale Arbeitszeiterfassung des ERP-Systems ein.

Zudem können Mitarbeiter über die Anwendung ihre persönlichen Daten, wie Wohnort, Familienstand oder auch Telefonnummer selber verwalten. Der Mitarbeiter der Human-Ressources-Abteilung erhält über sein Prozess-Protokoll einen Hinweis auf Änderungen. Auch Angaben zu Abwesenheiten und die Urlaubsplanung können auf diese Weise bewirtschaftet werden.

Neu ist auch eine Massaging-Funktion. Über das ERP können der Mitarbeiter und der Controller Informationen austauschen. Dies soll zur direkten Nachfrage und schnellen Klärung von Problemen beitragen. Zusätzlich bekommt der Arbeitgeber auch etwas zurück. So gibt es die Möglichkeit Daten wie Lohnabrechnungen und Lohnausweise mit der Anwendung zu übermitteln.

Ausschalten des Middleman

Abacus habe Abaclik nicht mehr mit dem Fokus auf das ERP entwickelt, erklärte Hintermann. "Unser Ziel war es, dass alle Prozesse von Arbeitgebern und Arbeitnehmern direkt über ein mobiles Gerät abgewickelt werden können", benannte Hintermann die Vision hinter dem Produkt.

Gleichzeitig soll damit der bisher notwendige "Middleman" in den Prozessen ausgeschaltet werden. Aufgaben wie Ferienmeldung, Stautsänderungen, Speseneinreichungen und ähnliche Prozesse würden alle von Abaclik übernommen. Der bisherige Middleman am ERP soll stattdessen mehr Kontrollaufgaben übernehmen. Alle Aktionen sollen hingegen vom Nutzer selber ausgeführt werden. Hintermann sieht Abaclik daher als einen "Meilenstein in der Abwicklung von Prozessen in der Zukunft."

Neues Preismodell

Abaclik kann als kostenlose Version mit allen Funktionen heruntergeladen werden. Kosten fallen erst an, sobald Abaclik mit einer Abacus-Lizenz verbunden ist. Pro Nutzer berechnet Abacus fünf Franken im Monat. "Wir haben das bisherige Lizenz-Modell geändert. Erstmals haben wir ein All-Inclusive-Paket geschnürt", sagte Hintermann. Dies sei bewusst so gemacht worden, da Abacus gerade nicht wollte, dass einige Funktionen nicht zur Verfügung stehen.

Als Zukunftsvision kündigte Hintermann an, dass Abaclik für andere ERP-Lösungen weiterentwickelt werden könnte. Zunächst wolle sich das Unternehmen aber darauf konzentrieren, dass Produkt für die eigenen Anwendungen zu perfektionieren.

Die neueste Version von Abaclik ist ab Juni für Android und iOS verfügbar. Eine Windows-Version wird es zunächst nicht geben. Laut Hintermann ist der Markt für die Geräte zu klein. Mit dem ERP-System verbindet sich Abaclik ab der Abacus-Version 15, Service Pack 1. Angebunden werden kann Abaclik sowohl an die Cloud-Version von Abacus als auch an On-Premise-Installationen.