Bei Meteo-Schweiz hagelt's Kritik

Meteo-Schweiz verfügte gemäss einem Bericht der Eidgenössischen Finanzkontrolle (EFK) seit 2014 über ein Beschaffungsvolumen von 24 Millionen Franken. Die EFK stellte nun in ihrer Prüfung erhebliche Mängel im Beschaffungsgebaren des Amtes fest.

Die EFK hat Meteo-Schweiz unter die Lupe genommen. Genauer die IT-Beschaffung des Wetterdienstes. Das Ergebnis war ernüchternd.

Meteo-Schweiz habe in den letzten Jahren sehr viel Wert auf die korrekte interne Ausgestaltung des Beschaffungsrechts gelegt. Die dezentrale Dokumentation/Ablage habe aber das Gesamtbild der Prüfung unnötigerweise negativ geprägt. Oder in anderen Worten: Meteo-Schweiz hat sich stets bemüht.

Papiertiger soll Zähne erhalten

Die Beschaffungsorganisation benötigt laut EFK Handlungs - und Weisungskompetenzen. Die interne Beschaffungskoordination (iBK) von Meteo-Schweiz verfüge aber über keinerlei der genannten Kompetenzen. Obwohl die iBK über Beschaffungs-Know-how verfügt, ist ihr ein aktives Eingreifen, zum Beispiel bezüglich der korrekten Verfahrenswahl, also nicht möglich. Die iBK sei stattdessen ein rein beratendes Organ, das nicht verpflichtend in die Beschaffungsprozesse miteinbezogen werden müsse, hält die EFK fest.

Dies führe dazu, dass die iBK von Beschaffungen erst aufgrund wöchentlicher Zahlungslisten erfahre. Die Geschäfte sind zu diesem Zeitpunkt oftmals bereits ausgeführt und abgeschlossen, wie die EFK festhält. “Die iBK muss frühstmöglich in den Beschaffungsprozess integriert werden und entsprechende Kompetenzen erhalten“, schreibt die EFK unmissverständlich. Konkret müsse der Wetterdienst klar festlegen, wer zu welchem Zeitpunkt im Prozess durchführt, entscheidet, beigezogen wird und wer informiert werden muss.

Nachlässige Dokumentation

Die EFK fordert Transparenz bei den Beschaffungsgeschäften. “Keines der 31 gesichteten Geschäftsdossiers war vollständig“, berichtet die EFK. Notwendige Unterlagen hätten im Beschaffungsbereich von Meteo-Schweiz nicht zur Verfügung gestanden, konnten also von der EFK auch nicht geprüft werden. Bei den vorliegenden Dokumenten hätten teilweise grosse Mängel geherrscht. So seien bei zahlreichen Geschäften, die im offenen Verfahren ausgeschrieben wurden, keine Pflichtenhefte oder Evaluationen vorhanden gewesen.

Wurden Pflichtenhefte und Evaluationen erstellt, seien diese oftmals mangelhaft. Das Projekt "Rad4Alp": Hier wurde aufgrund einer WTO Ausschreibung im Jahr 2009 ein Vertrag abgeschlossen, der nicht im Dossier enthalten ist. Am 8.Oktober 2013 wurde eine Bestellung, gestützt auf diese Ausschreibung und die Offerte der Firma vom 11. November 2013, für rund 695'000 Franken getätigt. Gemäss VM Bund sind über diese Bestellnummer bereits rund 1,2 Millionen Franken bezahlt worden.

Wettbewerb vermieden

Überschreiten Auftragswerte einen gewissen Betrag, müssen diese öffentlich ausgeschrieben werden. Auftraggeber splitten daher Aufträge auch auf, etwa, um einen bestimmten Lieferanten zu begünstigen. Bei Meteo-Schweiz lag bei neun von 31 geprüften Geschäften Splitting vor. Zahlreiche Aufträge seien jahrelang gesplittet und knapp unter dem Schwellenwert einer öffentlichen Ausschreibung vergeben worden. Das habe Wettbewerb und potenzielle Kostenersparnisse verhindert. Die EFK vermutet dahinter ein methodisches Vorgehen und mahnt dieses an. Es sei zwingend erforderlich, dass die iBK das "Beschaffungsgebahren von Meteo-Schweiz analysiert", schreibt die EFK. Zudem soll die iBK Vorgaben zur Beschaffungsplanung erlassen und bei bereits bestehenden jährlichen Beschaffungen Bündelungen initiieren.

Die EFK empfiehlt Meteo-Schweiz jede Beschaffung mit Ausnahme von Bagatellbeschaffungen auf Basis eines vom Amt genehmigten Pflichtenheftes respektive Aufgabenbeschriebs zu tätigen. Wenn Wettbewerb angezeigt ist, sollen darin auch die technischen Spezifikationen sowie die Zuschlagskriterien und allfällige Unterkriterien mit deren Gewichtung und der Bewertungsskala aufgeführt werden.

Ausserdem sei jeder Vergabeentscheid in einem Evaluationsbericht transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren. Meteo-Schweiz scheint sich den Bericht zu Herzen genommen zu haben. Jedenfalls reagierte der Wetterdienst und gelobte Besserung. So will der Wetterdienst den Beschaffungsprozess weissungsgemäss überarbeiten und mit Vorgaben zur Minimaldokumentation versehen (inkl. Review und Freigabe).