Zeitnah und günstig digitalisieren mit Low-Code-Plattformen

Von mobilen Apps, die typische Aufgaben im Geschäftsalltag erleichtern, bis hin zu geschäftskritischen Lösungen: Immer mehr Unternehmen setzen Low-Code-Applikationen ein, um Prozesse zu automatisieren, IT-Systeme mit moderatem Aufwand zu modernisieren oder den Einsatz praktischer Anwendungen abteilungsübergreifend zu skalieren. Mit der «Power Platform» hat Microsoft vor fünf Jahren eine der mittlerweile führenden Low-Code-Lösungen veröffentlicht, damit Unternehmen Low-Code-Applikationen, die sogenannten «Power Apps», selbstständig erstellen können. Die Power Platform besteht aus verschiedenen, miteinander kompatiblen Produkten, mit denen sich intuitive Benutzeroberflächen, ansprechende Auswertungen, virtuelle Agenten oder Automatisierungen erstellen lassen. Selbst künstliche Intelligenz und Texterkennung (OCR) sind zur Verarbeitung von Dokumenten und Bildern integrierbar.

Auf die Plätze, fertig, digitalisieren?

In einer digitalisierten Umgebung ist Power Automate eine ideale Lösung, um die Automatisierung voranzutreiben. Power-Platform-­Produkte kommen auch zur Umsetzung von Innovationen und beim Redesign von Legacy-Lösungen zum Einsatz. Bevor man jedoch die eigene Belegschaft ins Low-Coding-Rennen schickt, gilt es einige Punkte zu beachten:

• Gut integriert: Eine klare Governance im Unternehmen ist die Basis, um Power Apps fehlerfrei, sicher, wartbar, performant und stabil auf der Power Platform zu entwickeln.
• Process & Data first: Vor der Digitalisierung und der darauffolgenden Automatisierung braucht es eine saubere Daten- und Prozessmodellierung. Unternehmen sparen so manuelle Arbeit, Zeit und Geld. 
• Die richtigen Brillen aufsetzen: Viele Automatisierungen erscheinen auf den ersten Blick als zu klein oder zu simpel. Was jedoch zählt ist, wie vielen Personen und verwandten Prozessen eine Automatisierung Kosten- und Zeitersparnis verschafft. 

Power-Platform-Produkte sind im Standard des O365-Lizenzpakets integriert und benötigen kein Vorwissen, um erste Applikationen oder Automatisierungen zu erstellen. Wird trotzdem theoretisches Wissen gewünscht, gibt es kostenlose Lernressourcen und eine grosse Community im Internet. Damit Mitarbeitende von Anfang an erste Erfolgserlebnisse feiern und sich eventuell fehlendes Wissen nicht zeitintensiv im Netz suchen müssen, empfiehlt es sich, die erste Prozessautomatisierung mit dem Coaching durch erfahrene Spezialisten, auch genannt «Power Apps Ninjas» zu begleiten und später auf ein internes Power-User-Konzept zu setzen. 

Vier Kundenbeispiele von Power Apps in der Praxis
 

1. Massnahmen für Bauprojekte tracken, administrieren und kontrollieren: Für einen unserer Kunden in der Baubranche war das Managen und Kontrollieren von Massnahmen in Bauprojekten mit viel Zeit, Papier und manuellem Aufwand verbunden. Um diese Kostenfaktoren zu reduzieren und den Mitarbeitenden die Arbeit zu erleichtern, entwickelte Aveniq in drei Monaten Projektlaufzeit eine passende Power App. Heute erfassen die zuständigen Mitarbeitenden des Kundenunternehmens damit alle Baumassnahmen und ordnen sie den jeweiligen Projekten zu. Als Datenbank dienen vier SQL-Tabellen im Hintergrund. Die Applikation stellt sicher, dass alle neuen und bestehenden Bauprojekte Mindestmassnahmen und Konzernrichtlinien einhalten. Die Zuordnung nach Quartal hilft dabei, den Projektfortschritt zu überwachen. Die Führungsebene schätzt es, dass sie mit wenigen Klicks Auswertungen über alle Fortschritte und Vorhaben erstellen kann. 
2. Power Platform Governance: Wie die meisten IT-Systeme sind auch Low-Code-Plattformen zu organisieren und in die Richtlinien der jeweiligen Organisation einzubinden. Dafür existieren verschiedene Bausteine, die sich agil anpassen und erweitern lassen. Sie dienen der Klärung von Themen wie ­Sicherheit, Compliance, Monitoring, Administration und Steuerung sowie Benutzerschulungen und -akzeptanz. In enger Zusammenarbeit mit einem unserer Kunden aus der Immobil­ienverwaltung wurden innert neun Monaten sämtliche ­Sicherheits- und Compliance-Prozesse analysiert und die Microsoft-Standardprodukte den Prozessen angepasst, sowie wo nötig erweitert. Mittlerweile werden alle Apps, Flows etc. direkt bei ihrer Erstellung in den Compliance-Zirkel des Unternehmens gebracht. Die Mitarbeitenden können alle Richtlinien einsehen. Auf der anderen Seite können die Administratoren die Anfragen der Benutzerinnen und Benutzer genehmigen oder ablehnen. Bei Genehmigung werden die angeforderten Komponenten, wie beispielsweise Umgebungen oder Richtlinien zum Vermeiden von Datenverlusten, automatisch erstellt. Auch können die Administratoren die ganze Power-Plattform in Reports überblicken und steuern. Das sagt das Kundenunternehmen: «Mit der Governance steuern und kontrollieren wir unsere unternehmensweiten Daten, Prozesse und Anwendungen effizient. Sie sorgt für eine nahtlose Zusammenarbeit, fördert die Entscheidungsfindung und gewährleistet gleichzeitig die Sicherheit und Compliance in unserem Unternehmen. Die erfolgreiche Projektzusammenarbeit mit Aveniq zeichnet sich durch starkes Teamwork, klare Kommunikation und ein gemeinsames Ziel aus.»
3. Smartes Erstellen von Teams und SharePoint-Seiten: Das Erstellen und Managen von Teams- und SharePoint-Seiten nimmt in allen Unternehmen viel Zeit in Anspruch. Ausserdem ist es schwierig, in der Fülle der erstellten Teams den Überblick zu behalten. Der auf Power Apps basierende M365 Organizer schafft hier Abhilfe. Mitarbeitende erstellen aus Vorlagen automatisch SharePoint-Seiten oder Teams. Dank der Möglichkeit zur Überprüfung der Lebenszyklen gehören Teams-Wildwuchs oder verwaiste Teams beziehungsweise SharePoint-Seiten der Vergangenheit an. 
4. Automatische Inventurlabels für neue IT-Geräte: Wer neue IT-Geräte an die Belegschaft verteilt, kennt die Situation: Will man das Gerät abgeben, fehlt das Inventurlabel, und kommt das Label dann eine Woche später, bekommt man es nicht mehr auf das Gerät. Power Apps löst diese Herausforderung: Das IT-Team kann die Geräte in eine Inventurliste eintragen. Sobald der neue Artikel in der Liste erstellt ist, wird das Inventurlabel über einen Flow erstellt, das nach 10 Sekunden im Anhang des Listeneintrags erscheint und sich von dort ausdrucken lässt. Somit verziert das IT-Team die Geräte direkt bei Ankunft der Hardware und fokussiert sich auf wertschöpfendere Aufgaben.

Die Zukunft ist Low-Code

Low-Code-Applikationen dominieren in den kommenden Jahren den Markt und treiben die Digitalisierung schnell voran. Dabei ist es für Unternehmen wichtig, sich rechtzeitig mit den verfügbaren Plattformen auseinanderzusetzen, am besten in Absprache mit der unternehmenseigenen IT-Abteilung oder externen Spezialisten. Denn genauso wie die Power-Plattform Schweizer Firmen in Effizienz und Automatisierung beflügeln kann, frustriert sie bei falscher Einführung und mangelhafter Kommunikation die Belegschaft, die damit arbeitet und davon profitieren soll. Bei richtigem Einsatz erleichtern Low-Code-Apps die wiederkehrende Arbeit mit zielgerichteten Automationen für jede Rolle und helfen so, Zeitbedarf, administrative Aufwand und Kosten nachhaltig zu senken.

Weitere Umsetzungsbeispiele zur Inspiration

Low-Code-Applikationen

• Verkehrswerte von Immobilien berechnen, ­pflegen und einsehen
• Auflistung aller Teams mit automatischem Workflow für den Beitritt. Ist sinnvoll, wenn ­keine Public Teams benutzt werden können
• Ideen-App: Hilft dabei, Ideen zu sammeln, zu ­bewerten und umzusetzen
• Weiterbildungskatalog mit ­Anmeldefunktion und Management
• Inventarmanagement für Gesundheits­organisationen 
• Veranstaltungs- und interne Umfrage-App

Automationen

• Automatische Einträge von IoT-Geräten ­(Buttons) in eine SharePoint-Liste
• Automatisches Update von Liegenschafts­objekt-rollen in eine SharePoint-Rolle
• Automatisches Erstellen von Teams/SharePoint-Templates inkl. Customizing nach Erstellung/Update ­einer neuen Liegenschaft im zugehörigen Verwaltungsprogramm
• Automatisches Anwenden von SharePoint-­Templates nach Team-Erstellung
• Automatisches Gruppieren von verschiedenen Listeneinträgen in eine zentrale Liste des Project ­Management Office
• Umsetzung umfassendes Projektportal