Update: Probleme mit Fallführungssoftware kosten Stadt Bern über eine Million Franken

Update vom 23.10.2023: Die Lage in Zusammenhang mit der Stadtberner Fallführungssoftware Citysoftnet entspannt sich offenbar. "Die technischen Probleme konnten gemäss den Aussagen der Verwaltung gelöst werden", teilt die stadträtliche Kommission für Soziales, Bildung und Kultur (SBK) mit. Nun könnten die aufgestauten Pendenzen schrittweise abgearbeitet werden.

Der Nachkredit, den der Gemeinderat zur Bewältigung der Krise in Aussicht stellt, beläuft sich auf 1,055 Millionen Franken. Darin sei nicht nur die Entlöhnung des zur Behebung der Krise notwendig gewordenen zusätzlichen Personals enthalten, wie die Kommission klarstellt, sondern auch die Kosten für eine externe Untersuchung. Diese soll klären, wie es zu den Schwierigkeiten bei der Systemeinführung kommen konnte.

Originalmeldung vom 25.9.2023:

Neue Fallführungssoftware beschert Stadt Bern ein Rechnungschaos

Die Einführung der neuen Fallführungssoftware Citysoftnet ist in der Stadt Bern alles andere als erfolgreich verlaufen. Seit der Inbetriebnahme, die am 12. Juni 2023 anlief, "traten unerwartete Probleme auf, insbesondere bezüglich Tempo, in welchem das System arbeitet", teilt die Stadt mit. Als Folge konnten die Ämter für Sozialhilfe und für Erwachsenen- und Kindesschutz unter anderem Rechnungen nicht fristgerecht abwickeln und Zahlungen nicht auslösen.

Ester Meier, die das Amt für Erwachsenen- und Kindesschutz (EKS) leitet, konkretisiert in der Mitteilung: "Während einiger Wochen konnten die Geldeingänge den Klientinnen und Klienten nicht zugeordnet und somit auch keine Rechnungen ausgelöst werden. Es entstand eine hohe Restanz von mehreren tausend Rechnungen und nicht verbuchten Eingängen."

Claudia Hänzi, Leiterin des Sozialamtes, spricht unter anderem von Problemen beim Scanning. Diese führten "zu einer Vielzahl unklarer Zuweisungen von Dokumenten, die händisch abgearbeitet werden müssen".

Man habe die Software, die von Emineo kommt, vor der Inbetriebnahme intensiv getestet, schreibt die Stadt Bern. Die seit dem Go-Live aufgetretenen Probleme hängen laut Hänzi mit "vorab nicht sichtbaren Mängeln bei der Zusammenarbeit der verknüpften Standardsoftwares" zusammen.

Mehr Personal, mehr Geld

Man habe umgehend Massnahmen ergriffen, um die negativen Auswirkungen einzudämmen, schreibt die Stadt Bern weiter. Dazu gehörte die befristete Aufstockung des Personals, um den Berg angestauter Pendenzen abzuarbeiten. Beim EKS handelt es sich laut Meiers Statement um 10 befristete Vollzeitstellen. Dazu kommen Leistungen externer Dienstleister. Als weitere Massnahme planen die Behörden, ihre Mitarbeitenden besser zu begleiten und zu schulen.

Die zusätzlich benötigten Ressourcen haben ihren Preis. In der Mitteilung spricht die Stadt Bern von insgesamt 955'000 Franken. Einen entsprechenden Zusatzkredit wolle man dem Gemeinderat voraussichtlich nach den Herbstferien zum Beschluss zuhanden des Stadtrates vorlegen.

Derweil sammeln die betroffenen Stellen die Fehlermeldungen und leiten sie "den Teilprojektteams von Emineo zur sofortigen Lösung" weiter, wie Hänzi ausführt. Auf diese Weise hätten bereits rasche Erfolge erzielt werden können, heisst es in Meiers Statement.

Am Ende des Projekts wolle man die aktuellen Erfahrungen vertieft evaluieren. Emineo entwickelt Citysoftnet auch für die Städte Basel und Zürich, die das System bislang noch nicht eingeführt haben.

Reto Nause, Vorsteher der Stadtberner Direktion für Sicherheit, Umwelt und Energie, zeigt sich in der Mitteilung guten Mutes: "Auch wenn die aktuelle Situation herausfordernd ist, sind die Verantwortlichen überzeugt, dass Citysoftnet für Klientinnen und Klienten, Partnerorganisationen wie auch die Mitarbeitenden ein grosser Mehrwert sein und zur gewünschten Entlastung beitragen wird", lässt er sich zitieren.

Übrigens: Seit August 2023 migriert die Stadt Bern ihre Verwaltung auf Microsoft 365. Besonders schützenswerte Personendaten lässt sie weiterhin in Fachapplikationen bearbeiten, wie Sie hier lesen können.