Was KMUs bei der Einführung von ­Microsofts Copilot beachten sollten

Copilot für Microsoft 365 ist ein digitaler Assistent, der Nutzerinnen und Nutzer mit einer fortschrittlichen KI im Alltag unterstützt. Ob beim Erfassen und Überarbeiten von Texten oder E-Mails, beim Finden gemeinsamer Termine oder beim Zusammenfassen von Informationen aus verschiedenen Dateien oder Chats nutzt Copilot die KI, um Unternehmensdaten auszuwerten und intelligente Antworten zu generieren. Dazu werden alle wichtigen Dateien und Informationen analysiert, auf welche die jeweilige Person Zugriff hat, und im Kontext der aktuellen Arbeit, etwa der Besprechung, in der sich die Person gerade befindet, zu einer passenden Antwort ausgewertet. 

Compliance

Bei dieser Abfrage werden sowohl die bestehende Berechtigungsstruktur als auch etwaige Compliance- und anderweitige Richtlinien eingehalten. Von Microsoft wird hierbei versichert, dass die Abfragen nicht für Trainingszwecke der KI verwendet werden. Auch wird die Datenschutzrichtlinie DSGVO sowie die Datenbegrenzung der EU eingehalten.

Microsoft hat zudem das «Copilot Copyright Commitment» ins Leben gerufen, um zu versichern, dass das Unternehmen Kundinnen und Kunden bei eventuellen Urheberrechtsverletzungen unterstützt. Dies ist notwendig, da KI-generierte Inhalte oft auf existierenden Inhalten basieren und somit das Risiko von Plagiaten erhöhen. Micro­soft legt viel Wert darauf, die Urheberrechte der Autoren zu respektieren, ohne die KI durch zu strenge Datenbeschränkungen zu behindern. Deshalb wurden von Anfang an Copyright-Guidelines in die KI integriert, um die Rechte der Autoren zu schützen.

Einführung

Um Copilot in einem KMU einzuführen, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

• Copilot greift auf Dateien in Sharepoint, Teams, Onedrive oder Exchange Online zu. Daher müssen die­jenigen Dateien in die Microsoft-365-Umgebung verschoben werden, mit denen man arbeiten möchte.
• Berechtigungen und Zugriffe müssen geprüft werden, um sicherzustellen, dass nicht berechtigte Personen keine sensiblen Informationen einsehen können.
• Es muss sichergestellt sein, dass Benutzerinnen und Benutzer über die notwendigen Lizenzen verfügen. 
• Und es muss sichergestellt sein, dass Geräte die aktuellen Updates für die Microsoft-365-Tools erhalten. Dies wird erreicht, indem die Geräte in den «Current Channel» für die Updates verschoben werden.

Um die Einführung abzuschliessen, reicht es nicht aus, nur vorzubereiten und die Lizenzen zu verteilen. Copilot für Microsoft 365 ist nur so gut, wie er auch genutzt wird. Daher ist es wichtig, die richtigen «Prompts» und die vielfältigen Funktionen zu beherrschen. Ausserdem lernt Copilot vom Feedback der Nutzerinnen und Nutzer. Wird er korrigiert, verbessert er sich ständig und wird dabei unterstützt, die Anforderungen besser zu verstehen.

Ein wenig Vorsicht ist jedoch geboten. Microsoft Copilot darf nicht blind vertraut werden. Er ist kein Ersatz für menschliches Schreiben, da er keine Empathie besitzt und keine kulturellen oder sozialen Aspekte für eine effektive Kommunikation berücksichtigen kann. Er ist zudem kein Experte auf jedem Gebiet. Es ist genau zu prüfen, ob Aussagen wie Zahlen und Fakten korrekt sind oder ob das erfüllt wurde, was angefragt wurde. Und nicht zuletzt muss geprüft werden, ob das Urheberrecht nicht verletzt wurde.