Jeder Zweite in der Schweiz findet Schummeln bei den Spesen okay

Ein paar Kilometer hier, eine private Restaurantrechnung da: Schweizer Arbeitnehmende scheinen gerne mal bei ihrer Spesenabrechnung zu mogeln. Das zeigt zumindest eine Studie von SAP Concur über die versteckten Kosten von Spesenbetrug. Gemäss Studie finden 54 Prozent der Schweizer Befragten, dass Schummeln bei der Spesenabrechnung okay ist. Die oftmals kleinen Beträge kosteten Schweizer KMUs jedoch über 14'000 Franken im Jahr.

Bei diesen Spesenarten wird gemäss den Studienautoren in der DACH-Region am häufigsten geschummelt:

• Kilometerkosten aufrunden (38 Prozent)

• Private Restaurantrechnung einreichen (33 Prozent)

• Alkoholische Getränke abrechnen, die nicht durch das Spesenreglement abgedeckt sind (32 Prozent)

• Berufliche Telefonrechnung aufrunden (31 Prozent)

• Kosten für private Büroausstattung einreichen (29 Prozent)

Die Studienautoren fragten die Teilnehmenden nach dem Motiven hinter dem Spesenbetrug. Die Antworten wiesen darauf hin, dass Fairness eines der Hauptmotive sei. So nannten die Befragten einen Ausgleich für unbezahlte Überstunden (20 Prozent) oder Mehrausgaben im Homeoffice (19 Prozent) als Motiv. Gleichzeitig sei ein Drittel der Ansicht, dass die Spesenreglements in ihrem Unternehmen fair seien.

Das Problem sei jedoch nicht ausschliesslich auf das Verhalten der Mitarbeitenden zurückzuführen. In Sachen Digitalisierung seien Reise- und Ausgabenmanagement in der DACH-Region im europäischen Vergleich deutlich im Hintertreffen - lediglich 22 Prozent der Befragten hätten ein digitalisiertes Ausgabenmanagement. Ebenfalls 22 Prozent sagten gemäss Studie aus, ihnen würden die nötigen Daten fehlen, um Spesenbetrug aufzudecken.

Mit künstlicher Intelligenz auf Spurensuche

KI-basierte Lösungen, die Spesenabrechnungen automatisiert überprüfen, könnten Unternehmen bei der Aufdeckung von Spesenbetrug unterstützen. Damit sparten Unternehmen zugleich Zeit - so müssten Verantwortliche bis zu zwei Arbeitstage pro Woche aufwenden, um Betrugsfälle aufzudecken und auf Compliance-Verstösse zu reagieren, heisst es weiter.

Dass künstliche Intelligenz dabei helfen könnte, solche Fälle aufzudecken, wüssten die Hälfte der Befragten. Jedoch setzten lediglich 17 Prozent der Unternehmen auf eine KI-basierte Prüfung der Spesenabrechnungen. Gemäss Studie hat dies verschiedene Gründe. So sorgten sich 46 Prozent der Reise- und Finanzentscheider über damit verbundene Datenschutzprobleme. Fast die Hälfe (44 Prozent) befürchteten zudem, dass KI-basierte Lösungen zu Fehlschlüssen führen könnten. 37 Prozent fürchteten gar, dass KI ihre Arbeit obsolet machen würde.

Interessierte können die vollständige Studie hier herunterladen.

Künstliche Intelligenz kann nicht nur Spesenschummler überführen. Ein kolumbianisches Unternehmen lässt seine KI seit kurzem Kaffee degustieren.