Warum jetzt der richtige Zeitpunkt für eine ERP-Transformation ist

Die Stimmung in der Wirtschaft ist wider Erwarten gut: Acht von zehn Unternehmen erwarten nach dem Abklingen der Pandemie eine spürbar höhere Nachfrage nach ihren Produkten und Dienstleistungen, wie aus einer Befragung von C-Level-Managern durch Gartner hervorgeht. Besonders gut durch die Krise gekommen sind Betriebe, die Führungsstruktur, Organisation und Digitalisierungsstrategie rasch dem "New Normal" angepasst haben. Das beginnt bei ausgelagerten Arbeitsplätzen, erstreckt sich über Innovationspartnerschaften und endet noch lange nicht bei vertrauensbildenden Investitionen in Cybersecurity.

Die einzige Quelle der Wahrheit

Weit oben auf der To-do-Liste der Unternehmen steht jetzt das Thema cloudbasiertes ERP. Die Einführung oder Transformation eines ERP-Systems ist ein strategisches Projekt, das viel Zeit kostet und hohe Ansprüche an die IT-Organisation stellt. Dafür erhält das Unternehmen nicht nur eine verlässliche Single Source of Truth, sondern auch einen Werkzeugkasten zur Standardisierung von Prozessen und eine Basis für datengetriebene Entscheidungen.

Am Anfang des Projekts steht eine Reihe von Entscheidungen, die sich massiv auf den Verlauf und den späteren Betrieb des Systems auswirken: angefangen von der Entscheidung für einen Anbieter über die Auswahl der Implementierungsstrategie bis zum Change-Management. Die meisten ERP-Systeme werden heute bereits als Cloud-Versionen angeboten – allerdings mit unterschiedlichem Reifegrad. Jedes Unternehmen muss entscheiden, welche Funktionen ihm wichtig sind, wie skalierbar das System sein soll und mit welchen Third-Party-Systemen es sich integrieren lassen muss.

Die Mehrzahl der Fortune-1000-Unternehmen setzt heute auf S/4 Hana von SAP, unter anderem wegen der zugrunde liegenden In-Memory-Datenbank sowie den integrierten Funktionen für Machine Learning und erweiterte Datenanalyse. Gerade grössere Unternehmen nutzen aber selten eine komplett fremdbetriebene Public-Cloud-Lösung. Denn vor allem Betriebe mit strengen Sicherheitsauflagen bevorzugen den Betrieb in Private Clouds oder hybriden Multi-Cloud-Umgebungen. Dem muss die Implementierungsstrategie Rechnung tragen.

Von den Zielen her konzipiert

Ein erfahrener Implementierungspartner kann dem Unternehmen helfen, die ERP-Transformation an seinen eigenen Zielvorstellungen auszurichten. Denn diese entscheiden über die Auswahl des Anbieters und über die Implementierungsstrategie. Ein sinnvoller Ansatz könnte etwa sein, zunächst die besonders geschäftskritischen Funktionen in die Cloud zu verlagern und die anderen sukzessive nachzuziehen. Hierfür sollte der designierte Partner ausser technischem Know-how auch ein tiefes Verständnis für das Geschäft des Kunden mitbringen.

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ERP-Implementierungen laufen oft aus dem Ruder und sprengen das Budget

Unternehmen tun sich schwer damit, ihre ERP-Lösungen zu modernisieren oder gar zu ersetzen. Dabei ist mit guter ­Planung und professioneller Begleitung ein ERP-Projekt gut zu managen. Bruno Zwank von Atos weiss wie. Interview: Marc Landis

Warum tun sich Unternehmen schwer, sich aktiv um die ­Modernisierung ihrer ERPs zu kümmern?

Bruno Zwank: Weil sie dafür ordentlich Zeit, Engagement und Ressourcen benötigen. Die Modernisierung muss gut geplant, von einem qualifizierten IT-Team durchgeführt und von einem Organizational Change Management flankiert werden. Nur so lassen sich eine reibungslose Einführung gewährleisten und Störungen vermeiden. Zudem sind viele Komponenten zu harmonisieren, was Projektzeit, Kosten und Risiken erhöht. Aufgrund der komplexen Implementierung wird ein ERP-System oft 5 bis 15 Jahre lang betrieben, bis das grosse Modernisierungsprojekt gestartet wird. Deshalb ist es so entscheidend, eine zukunftssichere ERP-Suite einzuführen, die sich mit den Geschäftsanforderungen weiterentwickeln kann.

Wie kann Unternehmen der Nutzen für eine ERP-Modernisierung schmackhaft gemacht werden?

Die ERP-Modernisierung ist ein komplexes Projekt und sollte mit Blick auf den Geschäftsnutzen geplant werden. Wir empfehlen, im Assessment die beste Lösung für das Unternehmen zu ermitteln und alle Faktoren zu berücksichtigen. Mit unseren Kunden ermitteln wir drei Schlüsselentscheidungen, die den realisierten Nutzen beeinflussen. Erstens, die Auswahl der richtigen ERP-Suite: Lösungen unterscheiden sich hinsichtlich ihres Funktionsumfangs, ihrer Effizienz, ihrer Zugänglichkeit und ihrer Intelligenz. Ziel ist die Variante, die mittel- bis langfristig den höchsten ROI liefert. Zweitens, die Implementierungsstrategie: Wie die ERP-Lösungen selbst, so variieren die Implementierungspartner. Ausschlaggebend ist deren Strategie, die Anforderungen zu analysieren und die richtige technische Lösung zu implementieren. Drittens, das Organizational Change Management: Eine neue ERP-Software wird Organisation und Arbeitsweisen verändern. Deshalb ist es entscheidend, diese ganzheitliche Veränderung angemessen zu managen.

Wie können sich Unternehmen die Cloud für den Betrieb von SAP-ERPs zunutze machen?

Der Cloud-Einsatz bietet zahlreiche Vorteile wie Datenzuverlässigkeit, Sicherheit und Effizienz. Die Nutzung der Cloud ermöglicht zudem eine bessere Nutzung von intelligenten Tools. Diese machen ERPs zu einer Single Source of Truth und geben Führungskräften die Möglichkeit, Prozesse zu standardisieren und datengesteuerte Entscheidungen durch Predictive Analysis und Prozessoptimierung zu treffen. Ausserdem ist sie skalierbarer als eine On-Premise-Implementierung und bietet Kostenvorteile. Das aktuelle SAP-System S/4 Hana ist eine cloud-native Lösung. Sie bietet eine breite Palette an integrierten intelligenten Technologien, darunter KI, maschinelles Lernen und Advanced Analytics.

Welches sind häufige Probleme bei der Verschiebung des ­Betriebs eines ERPs in die Cloud?

Ohne eine massgeschneiderte Governance-Struktur kann die Cloud-Migration schnell überwältigen. Bewährt haben sich eine Programm- und Projektmanagementstruktur sowie eine Verantwortungsmatrix, die in enger Abstimmung mit dem Transformationspartner etabliert werden. Eine weitere Herausforderung: solche ERP-Implementierungen laufen oft aus dem Ruder und sprengen sowohl das Budget als auch den Zeitplan. Es braucht angemessene Überwachungs- und Kontrollmassnahmen, um den Fortschritt zu verfolgen und auf unvorhergesehene Abweichungen zu reagieren.

Welches sind die Herausforderungen beim ­Betrieb von S/4 Hana in der Cloud?

S/4 Hana ist eine flexible End-to-End-Lösung, die jede Standardisierung und komplexe Geschäftsprozesse unterstützt. Dabei stellt der Betrieb von S/4 Hana in der Cloud die Unternehmen vor deutlich weniger Herausforderungen im Vergleich zu den Standard-ERP-Systemen. Die Cloud-Umgebung ist besonders zuverlässig und mit geringem Wartungsaufwand zugänglich. Sie bietet bessere Sicherheit und Compliance sowie flexible Upgrades und Anpassungen. Durch die Auslagerung der In­frastruktur-Herausforderungen wird die Skalierbarkeit von S/4 Hana in der Cloud einfacher und kostengünstiger – insbesondere durch das unkomplizierte "Pay as you go"-Preismodell, das "RISE with SAP" bietet.