E-Mails datenschutzkonform versenden

Immer häufiger verschicken Unternehmen Offerten, Verträge, Rechnungen oder Lohnabrechnungen per E-Mail statt per physischer Post. Dieser Trend hat sich aufgrund der Coronapandemie noch verstärkt. Was für Unternehmen praktisch und effizient ist, birgt Gefahren. Denn nach wie vor sind viele E-Mails zu wenig geschützt. Ohne grossen Aufwand können Dritte die Informationen lesen und verändern.

Das ist Datenschützern ein Dorn im Auge. Deshalb verlangen sowohl die ­Datenschutzverordnung der EU (DSGVO) als auch das Schweizer Datenschutz­gesetz (DSG), dass Dokumente mit personenspezifischen Daten und besonders sensible Informationen wie geschäft­liche Vereinbarungen speziell geschützt werden müssen. Wer solche Daten ungeschützt per E-Mail verschickt, riskiert hohe Bussen. Gerade in der EU werden Verstösse gegen die DSGVO rigoros verfolgt.

Die Lösung: E-Mails digital schützen

Um Datenschutzvorschriften und unternehmensinterne Compliance-Weisungen­ einzuhalten, braucht es eine technische Lösung in Form der E-Mail-Verschlüsselung. Bislang war diese aufwendig. Sender und Empfänger mussten mühsam Leseschlüssel austauschen. Hier setzt IncaMail an, der E-Mail-Verschlüsselungsdienst der Post. Das patentierte Verfahren verschlüsselt E-Mails nach internationalen Standards und hält dabei die Datenschutzvorgaben der Schweiz und der EU ein. IncaMail stellt sicher, dass alle Daten unverändert übermittelt werden. Die Software protokolliert sämtliche transferierten Nachrichten für den Sender und den Empfänger. Deshalb ist IncaMail vom Eidgenössischen Justiz- und Polizeidepartement (EJPD) als sichere Zustellplattform anerkannt. Im Rahmen von verschiedenen Behördenverfahren wie etwa Zivil- und Strafprozessen oder Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren werden IncaMail-Einschreiben als gleichwertig akzeptiert wie physische Einschreiben.

Schnell und einfach integrieren

Die Integration von Verschlüsselungssoftware in die IT-Umgebung war bisher oft ein Knackpunkt. IncaMail hingegen lässt sich ohne grossen Aufwand in bestehende Mailsysteme wie Outlook integrieren, einzig durch eine Registrierung und die Installation eines Add-Ins (COM oder HTML). Der Empfang funktioniert für alle Empfängeradressen weltweit und auf jedem Endgerät, egal ob Desktop, Laptop, Tablet oder Smartphone. Der technische Support für Sender und Empfänger ist durch die Post jederzeit gewährleistet.

Die Nutzerinnen und Nutzer erleben IncaMail als ausgesprochen intuitiv und anwendungsfreundlich. Vertrauliche E-­Mails werden im gewohnten Mail-Client verfasst und mit oder ohne Anhang verschickt. Die bestehenden E-Mail-­Adressen und Domänen können selbstverständlich weiterverwendet werden.

Mehr noch: IncaMail lässt sich auch in die Business-Software vieler Anbieter einbinden, etwa in SAP, Abacus, Sage oder Microsoft Dynamics. Dies ermöglicht, vertrauliche Dokumente wie Lohnabrechnungen, Pensionskassenausweise, Offerten oder Rechnungen verschlüsselt direkt aus der Business-Software zu verschicken. Das zeitraubende Ausdrucken und Kuvertieren entfällt – ganz schön praktisch.