Es läuft wie geschmiert

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Moderne Autos mit Hochglanz-Oberflächen, leichtgängige Schiebetüren und nahtlos abgedichtete Rohrverbindungen – diese technischen Verbrauchsprodukte der Techno AG sind in der KFZ-Industrie, der Transportbranche und der Industrie unverzichtbar geworden. Die Software für den Aussendienst, die Bestellabwicklung und die Logistik wird von Opacc direkt aus der Cloud bereitgestellt, sodass die Techno AG mehr Zeit für ihre Kunden hat.

(Source: zVg)

Seit fast 50 Jahren beliefert die Techno AG professionelle Anwender im Automotive- und Industriebereich mit Verbrauchsmaterial und chemisch-technischen Produkten. Das Handelsunternehmen wurde 1976 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Aesch BL. Die Kunden im KFZ-Bereich bilden nach wie vor das Kerngeschäft des Unternehmens.

25 Aussendienstmitarbeiter pflegen den direkten Kontakt zu Garagen, Karosserie-Betrieben, Transportunternehmen und Velo-Moto-Fachgeschäften. Das zweite wichtige Geschäftsfeld sind Bauhandwerker, Industrie- und technische Unterhaltsbetriebe. Die technischen Verkaufsberater der Techno AG sorgen hier für eine professionelle Beratung und optimale Betreuung. Von dieser Kundennähe profitieren auch zahlreiche bekannte Marken und Hersteller, für die die Techno AG die Schweizer Generalvertretung übernommen hat.

Ausgangslage

Seit 1996 nutzte die Techno AG eine Geschäftsapplikation für die Verarbeitung von Kunden- und Auftragsdaten. Diese Einzellösung lief auf einem internen Server und wurde im Laufe der Zeit mit zusätzlichen Modulen erweitert. Obwohl man mit der damaligen Software zufrieden war, gab es immer mehr Anforderungen, die die Software nicht mehr erfüllen konnte und auch nicht mehr mit Windows 10 kompatibel war. Eine Migration auf eine komplett neue Version hatte die Techno AG vor eine zu grosse Herausforderung gestellt und ein zu hohes Risiko für die Weiterentwicklung des Unternehmens bedeutet. Sven Loosli, Teamleader Administration und IT-Verantwortlicher bei Techno AG, erklärt: «Deshalb haben wir uns für ein neues, zukunftsorientiertes ERP-System entschieden, das proaktiv an die neuesten Anforderungen angepasst wird und eine langfristige Perspektive für unser Unternehmen bietet.»

Ziele

Langfristige Systemsicherheit, Flexibilität und das Ganze möglichst aus einer Hand – diese Kriterien bildeten die groben Eckpfeiler der neuen Lösung. Auf technischer Ebene stand der Wunsch nach einem skalierbaren, anpassbaren Softwarepaket mit zentraler Datenbank im Vordergrund. Die Lösung sollte zudem cloudbasiert sein, um dem dezentral arbeitendem Vertriebsteam eine mobile Anwendung mit allen relevanten Unternehmensdaten zur Verfügung zu stellen. Um auch unterwegs eine optimale Kundenbetreuung zu gewährleisten, musste die Gesamtlösung über ein leistungsfähiges, informatives CRM verfügen. Da die Einführung eines neuen ERP-Systems immer eine ideale Gelegenheit ist, bestehende Prozesse und Arbeitsabläufe auf den Prüfstand zu stellen, lag der Wunsch nach einer Effizienzsteigerung in den Bereichen Einkauf, Verkauf, Logistik, Backoffice und Administration auf der Hand. Die Prozesse sollten optimiert, vereinfacht und schliesslich durchgehend verknüpft werden. Dabei tauchte allerdings ein kleines Problem auf.

Vorgehen

Dieses Problem hatte seinen Ursprung in der Tatsache, dass die Mitarbeitenden der Techno AG im Durchschnitt über 13 Jahre die Treue halten. «Das ist natürlich grossartig», freut sich Sven Loosli, fügt aber gleichzeitig hinzu: «Die internen Abläufe waren in den Köpfen der Mitarbeitenden verankert und nicht unbedingt auf Papier. Das interne Organisations- und Prozesswissen war auf wenige Personen verteilt. Wir mussten alle Prozesse aufzeichnen. Dabei haben wir diese nach Möglichkeit überarbeitet, optimiert und uns von redundanten oder unnötigen Arbeitsabläufen verabschiedet.» Mit diesen Grundlagen ging es auf die Suche nach einem geeigneten ERP-Partner. Anhand einer Shortliste wurde mit fünf Anbietern vertiefte Gespräche und Präsentationen durchgeführt, Referenzen geprüft und Offerten eingeholt. Eine eigene Bewertungsmatrix half der Techno AG, den Überblick im Anforderungskatalog zu bewahren. Doch es ging nicht nur um Technologie und Prozesse, erklärt Sven Loosli: «Wir haben besonders darauf geachtet, welche Referenzen unserem Geschäftsumfeld entsprechen, um zu gewährleisten, dass man die gleiche Sprache spricht. Bei einer ERP-Investition sind Vertrauen, Verständnis und Partnerschaft entscheidend, damit daraus eine langfristige Zusammenarbeit wird.» Die sorgfältige Evaluation führte schliesslich zum Entscheid für Opacc. Und das nicht nur aufgrund der überzeugenden ERP-Software.

Lösung

Für die Lösung von Opacc sprachen auch die langjährige Erfahrung im Handel, das profunde Wissen der Projektleiter, das umfassende Dienstleistungsangebot, der Schweizer Standort, das überzeugende Lösungskonzept sowie die Möglichkeit, das ERP-System in der Cloud zu nutzen. Doch bevor es so weit war, lag noch ein Stück Arbeit vor der Techno AG. Die gesamte Projektdauer betrug inklusive Evaluation rund zwölf Monate, wovon die Systemeinführung neun Monate beanspruchte. Als am 31. Dezember die alte Lösung heruntergefahren und am 1. Januar das komplette ERP-System von Opacc erfolgreich in Betrieb genommen wurde, war man bei der Techno AG zu Recht stolz, so der CEO Oscar Prado: «Wir waren ab dem ersten Tag produktiv, und zwar nicht nur mit der neuen ERP-Lösung, sondern auch mit einer vollständig neuen IT-Systemlandschaft und Microsoft-365-Umgebung». Dass man während eines solchen Projekts nicht nur sonnige Tage hat, ist für ihn normal. Was zählt, ist die Zusammenarbeit zwischen den Projektteams: «Die grösste Herausforderung und zugleich auch die grösste Leistung war, dass das Projekt in doch so kurzer Zeit praktisch nur durch zwei interne Projektverantwortliche gestemmt wurde.» Ein wesentlicher Teil des Lösungskonzepts war die Datenmigration. Dazu wurden die Daten des vorherigen Systems ausgewählt, bereinigt und die Attribute auf die Möglichkeiten des neuen Systems angepasst. Eine weitere Herausforderung war die Schulung der Mitarbeitenden, die sich mit einer neuen Lösung identifizieren und anfreunden mussten. Mit einer Testversion konnte das Go-live simuliert werden; gleichzeitig lernten die Anwender die neue Lösung kennen und konnten alle Funktionen testen. Dabei entstanden auch die internen Schulungsunterlagen. Das Gesamtsystem besteht heute aus den Anwendungen Opacc OXAS, Opacc ERP, Opacc OXAS DMAS im Bereich Archivierung, Opacc Enterprise CRM Sales für Vertrieb und Aussendienst sowie die Integration von Infonica-ONE200 als Finanzlösung. Alle Anwendungen werden im Opacc Cloud Center betrieben.

Ergebnis

Bei der Frage, wo denn die Vorteile der Gesamtlösung von Opacc liegen, sprudelt es nur so aus Sven Loosli heraus: «Wir führen heute pro Auftrag eine Dokumentenkette und sehen auf einen Blick, in welchem Status sich der Auftrag befindet. Dank der Cloud kann unsere Vertriebsmannschaft jederzeit und überall auf aktuelle Daten zugreifen. Einfache Auswertungen erstellen wir selbst. Daten können wir per Excel exportieren, bearbeiten und wieder einlesen. Besonders fällt ins Gewicht, dass nun alle Prozesse ineinanderfliessen und ganzheitlich überblickbar sind. Gleichzeitig verfügen wir über eine zentrale Datenbank, sodass für die Zukunft alle Möglichkeiten einer Erweiterung oder Anpassung möglich sind.» Vieles, was früher mit viel Aufwand manuell, durch mehrere Stellen oder mit Zusatzprogrammen bearbeitet werden musste, wird heute vollumfänglich mit der Opacc-Gesamtlösung abgedeckt. Und da sich Opacc im Cloud-Center auch um die Systemsicherheit kümmert, hat man bei der Techno AG nun mehr Zeit für die Kunden.