Die Sharepoint-Community trifft sich in Kopenhagen

Die dänische Hauptstadt Kopenhagen hat als Gastgeberin der diesjährigen "European Sharepoint, Office 365 & Azure Conference" fungiert. Im Bella Center trafen sich vom 26. bis zum 29. November über 130 Speaker und 2100 Teilnehmer aus über 68 Ländern, um sich in 140 Sessions über Neuerungen zu informieren und auszutauschen. Das Teilnehmerfeld setzte sich aus IT-Profis, Entwicklern, Power Usern, Partnern, Entscheidungsträgern und Interessenten zusammen. In der Expo konnte man sich als Konferenzteilnehmer zusätzlich mit 75 verschiedenen Anbietern rund um die Themas Sharepoint, Office 365 und Azure austauschen und neue Ideen sammeln.

Mehr Keynotes als früher

Dieses Jahr fanden gleich sechs Keynotes statt. Deutlich mehr, als es in den vergangenen Jahren der Fall war. Dies ist darauf zurückzuführen, dass bei der Sharepoint-Konferenz auch Office 365 und Azure im Fokus standen.

Nach einem fulminanten Auftakt der "Copenhagen Drummers" eröffneten Jeff Teper (Corporate Vice President, Microsoft Office) und sein Team die Konferenz mit der ersten Keynote. Unter dem Titel "Sharepoint, Microsoft 365 and the Modern Workplace" stellte das Team den Teilnehmenden die diversen Neuerungen rund um Sharepoint, Yammer, "Mobile", Office-Programme sowie die Roadmap vor.

Direkt im Anschluss demonstrierte Vesa Juvonen (Senior Program Manager, Microsoft), wie Microsoft Teams und Sharepoint mithilfe des neuen Sharepoint Framework "Webparts" besser integriert werden können. Zudem gab es eine Demo zur weiterentwickelten PnP Provisioning Engine, um klassische Sharepoint Seiten zu modernisieren – sprich, diese in die "Modern Sharepoint Experience" zu überführen.

Eindrücklich war auch die Demonstration einer Windows-10-Spital-Applikation, welche anhand der verfügbaren Programmierschnittstellen Aufgaben aus dem Planner zusammenzog, eine Adresse aus der Bing-Karte anzeigte und ein Dashboard aus Excel-Diagrammen visualisierte. Am Nachmittag schloss Arpan Shah (Manager for Azure Program Marketing, Microsoft) mit seiner Azure Keynote den ersten Tag ab. Darin zeigte er auf, dass Microsoft noch mehr Azure Services anbieten und das Angebot erweitert wird.

Paula Januszkiewicz (MVP, CQURE Inc.) führte die Konferenzteilnehmenden in die geheime Welt der Cybersecurity ein. Anhand eines einfachen Beispiels zeigte sie auf, wie einfach es ist, an Daten zu gelangen oder mit einigen Tools die Kontrolle eines Domain-Administrators zu erhalten. Zudem demonstrierte sie, wie gespeicherte Passwörter auch vor den eigenen IT-Mitarbeitenden nicht geschützt sind. Laut der "New York Times" würden im kommenden Jahr fast 100 Millionen Spezialisten auf diesem Gebiet fehlen.

Microsoft baut das eigene Migrationstool aus

Die Möglichkeiten des Microsoft-eigenen Migrationstools sind im Moment recht eingeschränkt. So kann aktuell nur vom Filesystem oder Sharepoint 2013 migriert werden. Ebenfalls können im Moment nur Daten und keine Site Collections migriert werden. Dies schränkt die meisten Kunden ein, obwohl das Tool eigentlich sehr einfach zu bedienen ist. Deshalb weichen Kunden bislang auf Produkte von Drittherstellern aus. Microsoft ist laufend daran, das eigene Migrationstool auszubauen. So können Nutzer im Laufe des 1. Quartals des nächsten Jahres auch ganze Sites oder Site Collections migrieren. Weiter ist Microsoft daran, die Unterstützung von Sharepoint 2010 und 2016 zu gewährleisten.

Die ganze Benutzererfahrung von Teams wird verbessert

Die Architektur des Desktop Teams Clients wird überarbeitet. Beim Release basierte der Client auf Angular, aus Performance-Gründen wird nun auf React umgestellt. Zudem werden Eigenentwicklungen wie beispielsweise Webparts dank des neuen Sharepoint Frameworks auch für Microsoft Teams funktionsfähig sein. Zusätzlich kommen vier neue Administratorrollen dazu, um Teams im Unternehmen noch besser verwalten zu können.

Microsofts Strategie ist es, dass Teams zum zentralen Tool am modernen digitalen Arbeitsplatz wird. Durch die Implementation von Teams-Calling sowie der benutzerfreundlichen Integration von Sharepoint-Listen und -Bibliotheken soll es für den User möglich sein, seine ganze Arbeit aus Microsoft Teams heraus zu erledigen.

Yammer wird weiter integriert

Viele Firmen haben den Vorteil von Yammer für die interne Kommunikation bereits erkannt. Nun wird die Integration von Yammer weiter gesteigert, was die Verwendung noch mehr erleichtert. Die wohl wichtigste Änderungen ist das neue Webpart, welches eine volle Integration von Yammer in die Sharepoint-Seite garantiert und den gesamten Funktionsumfang inklusive Text-Formatierung bieten soll.

Eine weitere langersehnte Neuerung ist die Wahl des Dokumentenspeicherortes. Neu kann global definiert werden, dass Dokumente in Sharepoint und nicht in Yammer gespeichert werden sollen. Und für all die Unternehmen, die bis jetzt aufgrund der Datenhaltung in den USA auf Yammer verzichtet haben, kommt die gute Nachricht, dass dies schon bald auch in den Rechenzentren von Europa möglich sein wird.

2100 Teilnehmer kamen an die Konferenz. (Source: zVg)

Verbesserte User Experience in Sharepoint

In Sachen User Experience tut sich einiges in der "Office 365"-Welt. Nebst der Spaltenformatierung können User schon bald auch die Views mithilfe von JSON formatieren. Ein weiteres lange ersehntes Feature ist das Megamenü, welches ebenfalls bald verfügbar sein wird. Die zentrale Asset Library, in der Bilder und Logos über den ganzen Tenant zur Verfügung gestellt werden können, unterstützt die Anpassung an das unternehmenseigene CI/CD weiter.

Bei den Dokumentenbibliotheken und Listen kommt es ebenfalls zu einigen Neuerungen. So kann die Spaltenreihenfolge schon bald per Drag'n'Drop geändert werden. Kopieren und Verschieben von Dokumenten ist zudem neu auch mittels Microsoft Flow möglich. Apropos Flow, es werden zwei neue Flows automatisch in die Bibliotheken integriert. Zum einen der Approval Workflow für die Regelung bei der Seitenerstellung sowie zum andern der Request for Proposal für die Freigabe von Dokumenten.

Der Download von Dokumenten kann für Personen, welche nur Leserechte haben, schon bald unterbunden werden. Um die Übersicht über die geteilten Links zu behalten, wird neu ein Reminder zur Verfügung stehen, der den User an geteilte Links erinnert.

Nebstdem, dass die News innerhalb des Hubs zusammengerollt werden können, ist es neu auch möglich, externe News zu integrieren. Dazu kann einfach der Link zu den entsprechenden News angegeben werden und Sharepoint bringt diese automatisch in das gewohnte Design.

Security

Im Bereich Security hat Microsoft die letzten Jahre sehr viel investiert. Dennoch wird bei der Migration von On-Premises in die Cloud "Azure Information Protection" (AIP) empfohlen. Diese Funktion unter Security & Compliance durchsucht Textinhalte von Dateien und erkennt, ob sensible Daten wie zum Beispiel Kreditkarten-Details vorhanden sind und empfiehlt den Anwendern, ein Labeling zu hinterlegen. In diesem Fall wird das Wasserzeichen "Confidential" hinzugefügt.

Neues Look and Feel in der Sharepoint Administration

Das neue Admin Center wird der modernen Ansicht angepasst und über alle Apps hinweg standardisiert. In der Administration der Site Collection, welche neu nur noch Sites genannt wird, kommen einige hilfreiche Neuerungen hinzu. Künftig wird es wieder möglich sein, die Quota manuell zu vergeben und bei der Erstellung einer Seite kann der Seiteninhaber bestimmt werden. Dies erleichtert es, für jemand anderen eine Seite zu erstellen. Zudem kommen neue Metadaten hinzu, wie zum Beispiel die Übersicht der externen Freigaben sowie der letzten Aktivitäten auf Seiten- und Dokumentenebene. Letzteres hilft, vergessen gegangene Seiten zu identifizieren und zu verwalten.

Ebenfalls neu ist die Tatsache, dass man schon bald die URL anpassen kann. War es bisher nur möglich, bei Fehlern den Namen zu ändern, erscheint in Zukunft auch die URL wieder korrekt. Des Weiteren können Metadatenänderungen über mehrere Seiten miteinander vorgenommen werden.

In der Preview des neuen Admin Centers war es für reine Sharepoint-Administratoren kaum möglich, Groups zu verwalten. Dazu waren Global-Admin-Rechte nötig. Diesen Umstand hat Microsoft erkannt und erweitert nun die Sharepoint-Admin-Rechte um die Groups-Konfiguration. Da die Integration des Termstores, der Userverwaltung und der Search etwas grössere Projekte sind, werden die beiden Ansichten vorläufig parallel geführt.

Sharepoint Server 2019

Mit Sharepoint 2019 sind die modernen Team- und Communication-Sites inklusive den News auch On-Premises verfügbar. Dadurch wird die Performance weiter gesteigert und das On-Premises-Intranet auch für die mobilen Geräte optimiert. Weiter wird die maximale Dokumentengrösse auf 15 Gigabyte angehoben und das Kopieren von Dokumenten wird ebenfalls möglich.

ESPC 2019 in Prag

Wir blicken auf eine informative und spannende Konferenz in Kopenhagen zurück. Der Austausch mit unseren Partnern und der Community war sehr wertvoll und hat uns viele neue Inspirationen auf den Weg gegeben. Gespannt warten wir auf weitere Neuerungen und freuen uns, auch nächstes Jahr wieder dabei zu sein. Die nächste "European Sharepoint, Office 365 & Azure Conference" wird vom 2. bis am 5. Dezember 2019 in Prag stattfinden.

Karin Rösch, Projektleiterin Collaboration bei IOZ, hat die "European Sharepoint, Office 365 & Azure Conference" für die Redaktion besucht.