GAST-BEITRAG

Herausforderungen bei der Konsolidierung und Harmonisierung von Geschäftsprozessen

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Viele Unternehmen agieren auf globalen und internationalen Beschaffungs- und Absatzmärkten, deren Anforderungen immer wieder zu Veränderungen der Unternehmensstrukturen führen können. Der zunehmende Druck bei Produkt- und Prozessinnovationen und die beschleunigte Digitalisierung der Wertschöpfungsketten erfordern zusätzlichen Handlungsbedarf in den Bereichen Organisation und Geschäftsprozesse sowie in der IT-Anwendungslandschaft.

Marcus Scott, Managing Director von SNP Schweiz
Marcus Scott, Managing Director von SNP Schweiz

Zu- und Verkäufe von Unternehmensteilen, der Aufbau von Shared Service Centern oder die geografische Verlagerung von Produktionsschritten gehören zu Transformationsprojekten, die schnell und effizient durchgeführt werden müssen. Die zügige Wiederherstellung einer stabilen Organisation mit optimierten Prozessen und konsolidierten Anwendungssystemen ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Diese Agilität muss in Unternehmen Kernkompetenz sein. Nur so kann auf Veränderungen optimal reagiert werden.

Geschäftsprozesse und damit IT-Anwendungen sind die kritischen Faktoren in Harmonisierungs- und Konsolidierungsprojekten. CIOs kennen die Vorwürfe zu langer Reaktionszeiten und unflexibler IT-Systeme allzu gut.

 

Vorbeugende und unterstützende Massnahmen für Transformationen

Transformationsprozesse können unterstützt werden, indem die Datenmigration und -konvertierung sowie die Daten- und Prozessanalysen im Vorfeld der Transformation durchgeführt werden. Geschäftsprozesse werden direkt aus Anwendungsdaten rekons­truiert und dokumentiert. Mit der Rekonstruktion werden gleichzeitig Prozesskennzahlen verfügbar gemacht.

So lassen sich Prozesse, ihre Strukturen und die Leistungsfähigkeit über Organisationseinheiten und Systemgrenzen hinweg vergleichen. Damit ist die Basis für die Auswahl von Referenzprozessen in einer harmonisierten und konsolidierten Ziellandschaft geschaffen, zusätzlich können Optimierungspotenziale in den einzelnen Bereichen wie etwa bei den Einkaufsprozessen oder der Vertriebsabwicklung identifiziert werden.

 

Process Mining: Rekonstruktion realer Prozessabläufe

Process Mining ist eine innovative Methode des Automated Business Process Discovery (ABPD), mit der reale Prozessabläufe aus IT-Systemen rekonstruiert und visualisiert werden. Nach dem Bottom-up-Ansatz werden Prozessmodelle aus IT-Anwendungsdaten, also den Spuren, die Geschäftsabläufe in IT-Systemen hinterlassen, aufgebaut. Deren Auswertung stellt Prozesse exakt so dar, wie sie das Anwendungssystem tatsächlich durchlaufen haben. Prozessabläufe innerhalb der IT-Systeme sind dann keine Blackbox mehr, Arbeitsweisen und Wirkzusammenhänge werden transparent.

Um die aus dem Anwendungssystem extrahierten Daten in einem Prozessdiagramm zu visualisieren, werden sie zunächst in die Form eines Ereignisprotokolls gebracht. Die Ereignisse eines Geschäftsvorfalls werden ihrer Prozessinstanz eindeutig zugeordnet und verfügen über mindestens einen Zeitstempel. Die chronologische Reihenfolge der einzelnen Prozessschritte ergibt zunächst eine Abfolge, die Gruppierung gleicher Prozessschritte und die Überlagerung vieler Prozessinstanzen letztlich das grafische Abbild des Gesamtprozesses.

In einigen neueren service- und prozessorientierten Systemen sind solche Ereignisprotokolle bereits verfügbar und können direkt für die Rekonstruktion verwendet werden. Aber gerade bei den oft langlebigen ERP Systemen auf Basis relationaler Datenbanken, etwa SAP ERP, sind die Anwendungsdaten über zahlreiche Datenbanktabellen verstreut.

SNP bietet vordefinierte Prozess-Extraktioren-Templates an, die bereits nach kürzester Zeit Analyseergebnisse liefern. Die aus den Quellsystemen extrahierten Geschäftsfälle werden zusammen mit frei auswählbaren Attributen zu einem zentralen Server übertragen und dort fortlaufend aktualisiert. So können Millionen Geschäftsfälle in Echtzeit ausgewertet werden. Die aus dem System und in Relation zum Prozess extrahierten Attribute, wie Auftragsarten, Belegarten oder Organisationseinheiten, können in Histogrammen ausgewertet und zur Filterung verwendet werden. Eine solche Filterung ermöglicht es, den Prozess in einzelnen organisatorischen Geltungsbereichen oder in einzelnen Varianten zu betrachten. So kann der analysierte Prozess beispielsweise für verschiedene Werke, Buchungskreise oder Warengruppen betrachtet werden.

Die nach bestimmten Kriterien gefilterten Prozesse lassen sich anschliessend untereinander vergleichen. Im Vorfeld von Konsolidierungen und Harmonisierungen vergleicht man damit etwa Prozesse in unterschiedlichen Organisationseinheiten mit dem Ergebnis, welche Prozessschritte wo und wie oft durchgeführt werden. Zusätzlich beinhaltet der visuelle Vergleich die unterschiedlichen Abfolgen von Prozessschritten und verwendet eine Farbcodierung, um die Unterschiede eindeutig darzustellen und sie klar sichtbar zu machen.

Diese Auswertungen zeigen, wie umfassend ein Prozess in verschiedenen Organisationseinheiten und Regionen umgesetzt wird. Oft werden in Transformationsprojekten verschiedene Geschäftseinheiten in einem SAP ERP System zusammengeführt. Werden hierbei keine Geschäftsprozesse verändert, handelt es sich um reine System- und Datenkonsolidierungen, bei denen im Ziel eine Vereinigungsmenge aller Prozessvarianten umgesetzt werden müssen. Hier unterstützen die Auswertungen entsprechend, um aufzuzeigen, wo trotz allem Unterschiede zwischen den Prozessen vorliegen und eine reine Datenkonsolidierung nicht immer möglich ist. Veränderungen an Customizing und notwendigen Stammdaten können abgeleitet werden.

Bei Vereinfachung, Harmonisierung und Optimierung auf Prozess­ebene geht es darum, die Prozessvariante und Organisationseinheit mit der optimalen Prozessleistungsfähigkeit zu identifizieren und als Referenz im Projekt zu verwenden. Hierzu können prozessbezogene KPIs (Key Performance Indicators) mit jeder Filterung ausgewertet, in Diagrammen dargestellt und verglichen werden.

Im Prozessdiagramm werden Prozessdurchlaufzeiten dargestellt und langsame sowie schnelle Prozessvarianten unterschieden. Lange Liegezeiten werden lokalisiert, etwa bei Kapazitätsengpässen. Alle im Diagramm, in den Charts und Metriken enthaltene Ergebnisse lassen sich jederzeit auf die ursprünglichen Daten zurückführen und im System nachvollziehen.

Die gewonnenen Erkenntnisse können dem Transformations­team auf vielfältige Weise wie etwa über Apps für das Apple iPad und via Desktopanwendung zugänglich gemacht werden. Darauf aufbauend können weitere Funktionalitäten des SAP Solution ­Managers aufgebaut werden, wie zum Beispiel Prozessdokumentationen, Test- und Change Management.

Dieser automatisierte Weg zu Prozess(re)dokumentationen hat einen hohen Nutzen für viele Organisationen. Im Vorfeld von Konsolidierungs- und Harmonisierungsprojekten wird damit die Grundlage für Workshops und nachfolgende konzeptionelle Arbeiten zur Zielumgebung geschaffen. Die Praxis zeigt aber auch, dass neben der Verwendung in Transformationsprojekten die Auswertung bei Validierungsmassnahmen der chemischen und pharmazeutischen Industrie genutzt werden und ein regelmässiger Abgleich zwischen den Soll- und Ist-Prozessen durchgeführt werden kann. Der Zeitaufwand ist im Vergleich zu herkömmlichen Erhebungsmethoden deutlich reduziert.

 

Vorteile der automatisierten Prozesserhebung

Mit SNP Business Process Analysis etwa können in kürzester Zeit Geschäftsprozesse gesamter Systemlandschaften erhoben und die weissen Flecken auf Ihrer Prozesslandkarte gefüllt werden. Der Einsatz interner wie externer Ressourcen lässt sich optimal gestalten, da die automatisierte Prozesserhebung lediglich einmalig konfiguriert wird. Im laufenden Betrieb fallen keine weiteren Aufwände mehr an, Prozessmodelle können kostenoptimal und kontinuierlich aktuell gehalten werden.

Da die SNP-Methodik auf faktenbasierten Prozessdiagnosen beruht, können die generierten Prozessmodelle jederzeit als objektive Diskussionsgrundlage mit den Fachbereichen genutzt werden. Somit können Unklarheiten noch vor Projektstart identifiziert, erörtert und behoben werden: Je früher potenzielle Hindernisse erkannt werden, desto kostengünstiger und weniger riskant ist der Umgang mit ihnen.

Insbesondere die oft mangelnde Mitarbeit der Fachabteilungen in ERP Harmonisierungs- und Konsolidierungsvorhaben ist eine der häufigsten Barrieren. Ein weiteres, oft genanntes Hindernis einer ERP Konsolidierung ist die zu lange und oft auch unabsehbare Projektlaufzeit. Transparenz über Prozesse und Systeme ist Voraussetzung für eine valide Planung.

(Quelle: SNP)