Ein Boxkampf über drei Runden

Es herrscht Aufbruchstimmung im Robotic-Process-Automation-Markt (RPA): Branchenriesen kaufen RPA-Unternehmen auf, das wertvollste Start-up Europas stellt ebenfalls Softwareroboter her, und Marktforschungsinstitute prognostizieren Wachstumsraten im zweistelligen Prozentbereich. Die Präsenz des Themas und seine Stilisierung zum Allerheilmittel täuschen darüber hinweg, dass sich interne Verfechter und Innovatoren auf einen harten Kampf über drei Runden einstellen müssen, wenn sie in den Ring steigen und Prozessautomatisierung im eigenen Unternehmen einführen wollen.

Runde 1: Prozessinnovation anstossen

Die Kontrahenten treten an: Der interne Business-Analyst in der einen, die Prozesseigner in der anderen Ecke. Während die Prozesseigner auf die dokumentierten, validierten und auditierten Prozesse verweisen, will der Business-Analyst wissen, wie die Prozesse in Wirklichkeit gelebt werden. Die Telemetriedaten, wie sie jedes System aufzeichnet, offenbaren nicht selten eine grosse Diskrepanz zwischen Dokumentation und Daily Business. Zusammen mit der aktiven Beobachtung und etwa einer Wertstromanalyse identifiziert der Analyst die kritischen und wichtigen Abläufe. Genau diese Prozesse gilt es anzupacken. Der Gong ertönt. Doch der Business-Analyst lässt sich von «Quick Wins» und «Low hanging Fruits» nicht ablenken. Er weiss, der Weg zum RPA-Siegesgürtel geht über drei Runden.

Runde 2: Prozessdigitalisierung umsetzen

Das gegenseitige Abtasten ist vorbei: Pochen Prozesseigner auf die bewährten Abläufe, hält ihnen der Business-Analyst die Realität vor Augen. Umso grösser diese Divergenz von Theorie und Praxis, umso radikaler will man in die Offensive gehen: «ein für alle Mal bereinigen», heisst es dann in Management-Meetings. Die bessere Taktik ist es, das übergeordnete Ziel nicht aus den Augen zu verlieren, kontinuierlich Medienbrüche und Engpässe zu beseitigen und Prozesse immer als Ganzes zu optimieren. Der grosse Benefit in dieser Runde liegt in der Koordination der Prozesse mittels Workflows. Der Business-Analyst ist mutig, er feilt an der Koordination in mehreren Iterationen. Der Gong erklingt, die zweite Runde ist beendet. Die Prozesse sind optimiert und bereit, dass die Softwareroboter den Ring betreten.

Runde 3: Prozessautomatisierung auf das nächste Level bringen

Showdown. Alles, was mit Maus und Tastatur erledigt werden kann, können auch Prozessroboter übernehmen. Diese brauchen keine Ferien, kennen keine Nachtzulage und werden nie müde. Der Blick in die nahe Zukunft zeigt: Die «dummen» Roboter, der einfach alles wie vorgezeigt nachklicken, werden laufend intelligenter. Dank kognitiver Fähigkeiten wie maschinellem Sehen oder Sprachverständnis können sie selbst erkennen, ob sie gerade ein Spesenformular oder einen Ferienantrag bearbeiten. «Cognitive Robotics Process Automation» mag nach Grosskonzern-Liga klingen, ist in Tat und Wahrheit jedoch auch für KMUs zugänglich und sinnvoll. Dank des technologischen Fortschritts haben kleine und mittlere Unternehmen bereits heute Zugang zu einer Enterprise-IT, die intelligente Automatisierung erlauben.

Der dritte Gong erklingt, der Schiedsrichter trägt den Siegergürtel heran. Business-Analyst und Prozesseigner stemmen ihn gemeinsam empor – denn nach einem erfolgreichen RPA-Boxmatch gibt es nur Gewinner und Gewinnerinnen.