Wenn Roboter Routinearbeiten rationalisieren

RPA umfasst die automatisierte Bearbeitung und Abwicklung strukturierter Geschäftsprozesse. Sie spielt ihre Stärken bei eindeutig strukturierten, sich wiederholenden oder regelbasierten Prozessen und Aufgaben aus. Repetitiven Aufgaben also, die sonst von Menschen ausgeführt werden müssen. Den Kern der innovativen Technologie bilden digitale Software-Roboter, sogenannte RPA Bots. Sie greifen auf grafische Benutzeroberflächen (GUI) oder auf andere Schnittstellen zu und können nahezu jeden Prozess ausführen. Die RPA Bots übernehmen dabei die Rollen und Aufgaben von Anwendern und interagieren mit anderen Software-Systemen. Das Spektrum der eingesetzten Roboter reicht von einfachen Abläufen wie dem Editieren von Excel-Sheets bis hin zur Nutzung komplexer Software auf virtuellen Maschinen. 

Beschleunigte Prozesse und mehr Effizienz dank Software-Robotern: Innovative Anwendungen mit RPA (Source: Swisscom)

Praxis-Anwendungen: RPA für Banken

Ob Aktienhandel, Devisenkurse oder Zinsraten – bei diesen klassischen Bankgeschäften herrscht stets viel Bewegung. Bisher war monotone Arbeit nötig, um alle Kennzahlen immer aktuell zu halten und Übertragungsfehler konnten leicht auftreten.

Heute erledigen RPA Bots den täglichen Upload der aktuellen Hypothekarzinsen auf verschiedene Plattformen wie comparis.ch oder moneypark.ch automatisch. Dabei werden die aktuellen Referenzzinssätze von einem internen System geladen und dann auf die verschiedenen Plattformen transferiert. Der RPA Bot erstellt schliesslich eine Zusammenfassung und sendet diese an den verantwortlichen Mitarbeitenden, der sich anspruchsvolleren Arbeiten zuwenden kann.

Diese Implementierung hat einen doppelten Nutzen. Einerseits werden die Bankangestellten von monotonen Arbeiten entlastet und die Ergebnisqualität wurde erhöht. Andererseits zeigte sich, dass auch grössere Anwendungsfälle nicht unbedingt umfangreiche Business Cases erfordern. Denn die Einführung von RPA bedingt weder hohe Investitionen in neue Plattformen noch spezialisierte Schnittstellen in IT-Systemen. Zudem beeinträchtigt RPA auch keine bestehenden Geschäftsprozesse.

RPA bei Swisscom 

Swisscom ist Early Adopter und hat bereits über 500 RPA-Anwendungen sowohl für Kunden als auch konzernintern implementiert. Die internen RPA-Experten verfügten über umfangreiche Erfahrungen, obwohl RPA eine vergleichsweise junge Technologie ist.

Beispielsweise konnte Swisscom die Interaktion mit Internet Service Providern (ISPs) dank RPA deutlich verbessern und vereinfachen. ISPs nutzen die Leitungsinfrastruktur von Swisscom und sind auf genaue Angaben angewiesen, damit sie Störungen und administrative Anfragen schnell und zielgerichtet erledigen können. Pro Tag entstehen rund 100-150 Tickets, die von den RPA Bots erfasst und bearbeitet werden. Für jedes Ticket wird eine systematische Triage durchgeführt, um die Fehlerursache durch Abfrage verschiedener IT-Systeme zu eruieren und korrekt zuzuweisen.

Mit Erfolg: Während früher nur 50 Prozent der manuell durchgeführten Triagen die korrekte Fehlerursache fanden, sind es mit RPA nun über 98 Prozent aller Fälle. Zudem dauert die Triage via RPA nur noch rund drei Minuten, was nicht nur Zeit und Geld einspart, sondern auch die Kundenzufriedenheit signifikant steigert. 

Fast jede grössere Firma unterhält einen Pool von Firmenfahrzeugen – bei Swisscom rund 3'000 Stück. Begeht ein Fahrer eine Gesetzesüberschreitung, die mit einer Park- oder Tempobusse geahndet wird, entsteht schnell ein grosser administrativer Aufwand für die richtige Zuordnung. Die heutige Lösung ist simpel: RPA-Bots scannen die Belege und Rechnungen, ordnen sie dem richtigen Fahrer zu und ziehen den geschuldeten Betrag vom Lohn des Mitarbeitenden ab. Mittlerweile setzen auch andere Firmen diesen Anwendungsfall erfolgreich ein.
Den Anwendungen von RPA sind fast keine Grenzen gesetzt und sie bringen einen unmittelbaren, praktischen Nutzen. 

Zahlreiche Vorteile

Intelligent umgesetzte Digitalisierung und Automatisierung ermöglichen es Unternehmen, Ressourcen effizienter einzusetzen.
Die Implementierung von RPA bringt viele Vorteile mit sich. So kann sie

• zu einem besseren Kundenservice führen
• eine genaue Einhaltung von Vorschriften und Standards gewährleisten
• Geschäftsabläufe und Prozesse beschleunigen
• spürbar die Effizienz steigern durch Digitalisierung und Auditierung von Prozessdaten
• Kosten senken über den Wegfall manueller und repetitiver Aufgaben und zu
• einer gesteigerten Produktivität der Mitarbeitenden beitragen.

RPA erlebt derzeit einen eigentlichen Boom. Das erstaunt nicht in Zeiten, in denen die Datenmengen rasant wachsen und der Druck des Marktes nach immer effizienteren Prozessen verlangt. Das Potenzial, das die RPA-Technologie bietet, ist jedoch noch längst nicht ausgeschöpft.

Swisscom verfügt über ein grosses Know-how bei der Planung und Implementierung von RPA Bots in Unternehmen. Weiterführende Informationen zu den digitalen Helferlein, die den Weg für eine neue Form der Industrialisierung bahnen, finden Sie im Whitepaper und der Webinar-Aufzeichnung. Oder kontaktieren Sie mich gerne direkt: martin.gutmann@swisscom.com.