Focus Ökosystem-Microsoft

Durchgängigkeit und Geräteunabhängigkeit sind entscheidend

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von Sandro Kalbermatten Gemeindeschreiber, Einwohnergemeinde Saas-Grund

Die Walliser Gemeinde Saas-Grund hat die frühere ERP-Software durch eine auf Microsoft Dynamics 365 Business Central basierende Gesamtlösung ersetzt. Nun stehen in einem einzigen System alle Funktionen zur Verfügung, Office-Programme sind angebunden und integriert und Datenexporte auf Knopfdruck möglich.

Sandro Kalbermatten Gemeindeschreiber, Einwohnergemeinde Saas-Grund. (Source: zVg)
Sandro Kalbermatten Gemeindeschreiber, Einwohnergemeinde Saas-Grund. (Source: zVg)

Das beschauliche Ortsbild von Saas-Grund mit seinem von urchigen Häusern umrahmten Gemeindehaus mag vielleicht täuschen, aber gerade für eine kleine Berggemeinde mit rund 1000 Einwohnern ist Digitalisierung ein zentrales Thema. Dabei geht es einerseits darum, Bürgerservices wie Weg- oder Zuzugsmeldungen oder Verwaltungsinformationen online zugänglich zu machen. Andererseits muss Saas-Grund schon aufgrund der Grösse von nur rund 1000 Einwohnern die beschränkten personellen Ressourcen effizient einsetzen. Deshalb gilt es, Doppelspurigkeiten, umständliche Arbeitsabläufe und Medienbrüche in den Verwaltungsprozessen zu vermeiden. So wurde schliesslich die frühere Verwaltungs-Software durch eine zeitgemässe neue Lösung ersetzt.

Durchgängigkeit und Anbindung an Microsoft-Anwendungen

Ein wichtiges Merkmal ist, dass es sich dabei um ein auf Microsoft Dynamics 365 Business Central basierendes System handelt. Dadurch bringt die Software per se eine Anbindung der Office-Programme und eine Integration ins Microsoft-Ökosystem mit sich. So ist man etwa heute in der Lage, für die Erstellung von individuellen Auswertungen auf Knopfdruck die Daten ins Excel zu exportieren. Das ist eine grosse Erleichterung im Vergleich zu früher, als ein Datenexport zwar machbar, aber wegen der mangelnden Durchgängigkeit der Anwendungen sehr umständlich und zeitaufwändig war. Diese Durchgängigkeit zeigt sich allein schon daran, dass man alle Arbeiten innerhalb desselben Systems ausführen kann. Zuvor gab es für jede Verwaltungsdisziplin (Einwohnerkontrolle, Finanzen, Steuern etc.) einzelne Clients, zwischen denen während des ganzen Tages hin und her gewechselt werden musste. Die Anbindung von Office-Anwendungen zeigt sich auch beim Erstellen von Word-Dokumenten. So ist jetzt etwa eine Wohnsitzbestätigung eine Word-Vorlage innerhalb des Systems. Wollte man früher eine neue Vorlage erstellen oder eine bestehende verändern, musste man den Namen des Datenfeldes im ERP kennen, um dieses ins Formular zu übertragen. Heute wählt man aus einer Liste von Textmarken das gewünschte Feld aus, und schon werden die Daten automatisch für jeden einzelnen Geschäftsfall ins Word-Dokument übernommen.

Geräteunabhängigkeit ein Muss für Digitalisierung

Ein weiterer ausschlaggebender Grund für unsere Wahl war die Geräteunabhängigkeit. Unsere Verwaltungslösung ist somit automatisch mit sämtlichen Plattformen (PC, Notebook, Smartphones oder Tablets) aller Hersteller kompatibel. So kann zum Beispiel der Gemeindewerkhofleiter auf seinem Notebook Rechnungen visieren. Abgesehen davon, dass ein solcher Arbeitsschritt nun zeit- und ortsunabhängig möglich ist, ist der zugrundeliegende Kreditoren-Workflow bereits "von Haus aus" integriert. Früher wurde dafür eine separate App beansprucht, die an das Finanzmodul über eine Schnittstelle angebunden war. Digitalisierung bedeutet aber auch, dass sich die neue Lösung übers Internet mit anderen Plattformen verknüpfen lässt. So braucht man heute lediglich einen Haken setzen, um Lohnblätter den Gemeindemitarbeitenden automatisch auf dem Mitarbeiterportal anstatt auf postalischem Weg zur Verfügung zu stellen. Solche Vereinfachungen sind sehr wertvoll, spart man damit doch Arbeitszeit, die wiederum einer besseren persönlichen Betreuung der Kunden zugute kommt.

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