Wie Unternehmen Covid-19 zur Digitalisierung nutzen können

Die Pandemie ist ein Weckruf für digitale Nachzügler. Es wird nicht lange dauern, bis Unternehmensleiter erkennen, wie digitale Technologien die Geschäftsabläufe verbessern und optimieren. Durch den Einsatz der Digitalisierung sind Organisationen in der Lage, während der Pandemie schnell zu reagieren, um neue Wege zur Bereitstellung von Daten zu entwickeln.

Jetzt schon haben diverse Firmen während der Covid-Zeit auf digitale Dokumente umgestellt. Plötzlich können Mitarbeitende ihre Lohnabrechnungen via ERP-Plattform online selbstständig abholen, Zielvereinbarungsgespräche geschehen via Teams oder Zoom und Kreditorenrechnungen werden nach dem Scanning mittels künstlicher Intelligenz (KI) analysiert und automatisch im System erfasst. Dies alles geschieht digital ohne Medienbruch. Die Informationen bzw. Daten sind jederzeit einsehbar. Niemand muss dafür im Büro sein, alles funktioniert mittels entsprechender Software standortunabhängig.

Künftig dürften Unternehmen auf weitere neue Technologien setzen, um mehr Umsatz zu generieren oder die Administrationskosten zu senken. Das brachliegende Potenzial dieser Technologien wird dazu führen, dass ein Ansturm auf diese digitalen Innovationen erfolgen wird. Firmen sollten sich daher gerade jetzt für die Zukunft rüsten. Wer seine Hausaufgaben gemacht hat, wird sich nach der Pandemie zeigen.

Nicht zu vergessen gilt es aber, die Mitarbeitenden für die anstehenden Projekte fit zu machen. Es gibt dafür diverse Projektmanagementmethoden. Im Moment hoch im Kurs sind agile Methoden wie SCRUM. Diese sind sehr effizient, stellen aber eine grosse Herausforderung für die Aufbauorganisation dar, welche nicht unterschätzt werden darf. So muss am Ende eines jeden Sprints das Lieferobjekt eingehend getestet werden. Dies bedarf einer perio­dischen Abberufung der Projektmitarbeitenden aus dem Tagesgeschäft, damit dieses Team sich in der definierten Zeit voll und ganz auf das Projekt konzentrieren kann. Zusätzliche Ressourcen müssen freigemacht werden, und zwar bei jedem einzelnen Sprint.

Eine weitere beliebte Projektmanagementmethode ist das klassische Phasenmodell; dieses funktioniert nach dem Motto "Zuerst detailliert planen, dann bauen". Eines haben alle Vorgehensweisen bei Digitalisierungsprojekten aber gemeinsam: Sie brauchen das Commitment der obersten Führungsetage eines Unternehmens. Es handelt sich dabei nämlich nicht um IT-Projekte, sondern um Change Management. Wenn die Mitarbeitenden während der Pandemie für die anstehenden Projekte geschult werden, sind diese für die Nachpandemiezeit jedoch sofort gerüstet.

Für Unternehmen gilt es nun zu evaluieren, welche digitalen Schritte während der immer noch laufenden Covid­-Pandemie einzuleiten sind, um danach gestärkt aus der Krise zu starten. Dies muss selbstverständlich jedes Unternehmen für sich entscheiden. Da im Moment jedoch teilweise physische Lieferketten unterbrochen sind und vieles auf Sparflamme läuft, ist jetzt der ideale Zeitpunkt, um Innovationsschritte einzuleiten. So können Konzepte zur Digitalisierung erarbeitet werden, welche in den nächsten Jahren umgesetzt werden.