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Chaos vermeiden: Cloud-Services brauchen intelligentes Informationsmanagement

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Die zunehmende Fragmentierung von Informationen bedroht den Gewinn an Agilität und Effizienz durch Cloud-Services. Dadurch entstehen neue Risiken. Intelligente Content-Services vermeiden das und machen dabei Informationen mit übergreifendem Kontext wertvoller denn je.

(Source: zVg)
(Source: zVg)

In der schönen neuen Cloud-Welt von Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce und Co. können Fachabteilungen und Nutzer aus einem bunten Strauss an Möglichkeiten wählen. Diese Wahl bietet sich sowohl zwischen den vielen Cloud-Plattformen an sich als auch innerhalb der einzelnen Plattformen – allein auf Microsoft Teams gibt es Hunderte von Apps. Jede der Plattformen und Apps darauf bringt eigene Konzepte für das Management von Informationen mit sich. Doch leider bieten sie in Bezug auf Information-Governance und -Compliance oft erschreckend wenig.

Selbst innerhalb der Plattformen sind grundlegende Anforderungen an modernes Informationsmanagement wie Dublettenvermeidung, Versionsmanagement, Archivierung, Suche, Zugriffssteuerung oder Audit Trails nicht vollständig umgesetzt. Mit der Nutzung verschiedener Cloud-Plattformen ergeben sich neue Brüche: Wenn der Vertrieb mit Salesforce und die Projektteams mit Microsoft Teams arbeiten, fällt eine gemeinsame Sicht auf die Dinge schwer. Zudem gibt es noch die bereits bestehenden Ablagen wie das Filesystem, Archiv- und DMS/ECM-Lösungen, die in der Regel nicht mit den Cloud-Services verbunden sind.

In der Summe ergibt sich so durch die neuen Cloud-Services eine weitere Fragmentierung und Proliferation von Informationen – und das nun auch ausserhalb des Unternehmens. Eine wirksame Umsetzung und Kontrolle von Governance, Risk and Compliance (GRC) wird damit sicher nicht einfacher. Konnten Datenschützer und IT-Sicherheitsbeauftragte anfangs noch ein Auge zudrücken, werden sie die Situation als Dauerzustand zu Recht nicht akzeptieren können. Weiterhin drohen mühsam erkämpfte Effizienzgewinne durch die Fragmentierung der Informationen wieder aufgehoben zu werden. Schon heute sind Nutzer genervt, weil Informationen in vielen Silos verteilt liegen.

Damit Cloud-Services langfristig erfolgreich sein können, müssen sie mit intelligenten Content-­Services angereichert werden, die eine übergreifende Sicht und Kontrolle ermöglichen und zwei wesentliche Dinge mitbringen müssen: Flexibilität in Bezug auf die genutzten Plattformen und künstliche Intelligenz als Basis für eine automatisierte und einheitliche Klassifizierung und Metadatenverwaltung.

M-Files verfügt über Konnektoren zu allen genannten Plattformen und schafft so eine gemeinsame Datenbasis und einheitliche Verfahren zum Informationsmanagement über alle Cloud-Services hinweg. Mittels KI werden alle Dateien und Dokumente automatisiert analysiert, inhaltlich klassifiziert und mit Metadaten angereichert. Vertrauliche Informationen können automatisiert in das eigene Repository übernommen und der Zugriff eingeschränkt werden. Für aufbewahrungspflichtige Dokumente kann die entsprechende Archivierung erfolgen. Dubletten werden bei der Ablage sicher erkannt und der Nutzer entsprechend darauf hingewiesen.

Doch der grösste Vorteil ist die Schaffung von Kontext. Kontext ist quasi der Superkleber, der alle Informationen zusammenhält, auch wenn sie über viele verschiedene Systeme verteilt sind. Ein Projektvertrag wird beispielsweise mit Kontextinformationen über Projektinhalte, das Projektteam, den Kunden oder ähnliche Projekte verknüpft – unabhängig davon, in welchen Systemen oder Cloud-­Services diese Zusatzinformationen vorliegen. So entsteht eine ganzheitliche 360-Grad-Sicht auf Informationen über alle Systemgrenzen hinweg.

All das erfolgt ohne Programmierung weitgehend automatisch durch universelle Mechanismen. M-Files bettet sich dazu nahtlos in bevorzugte Arbeitsumgebungen wie Microsoft SharePoint, Microsoft Teams oder Salesforce ein und holt den Nutzer dort ab, wo er sich aufhält. Es bietet ihm einen einheitlichen Zugriff auf alle Informationen mit Kontext, Metadaten und sogar übergreifenden Prozessen und Workflows.

Die Digitalisierung schreitet mit modernen Cloud-Services voran und erlaubt den Nutzern die Wahl der bestmöglichen Anwendungen für ihre Aufgaben. Intelligente Cloud-Services sorgen im Hintergrund dafür, dass einheitliche Regeln im Umgang mit Informationen im Sinne von Governance, Informationssicherheit und Compliance verbindlich eingehalten werden. Die Chance ist da, machen wir etwas daraus!

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