Transformationstreiber DMS

Auf dem Weg zum digitalen Unternehmen

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Durchgängig digitalisierte Unternehmen zeichnet eines aus: kurze Reaktionszeiten auf der ganzen Bandbreite geschäftlicher Aktivitäten. Die Basis dazu bildet die digitale Nutzbarmachung von Dokumenten, Daten und Informationen. Aus dieser Perspektive betrachtet, sind ECM- und DMS-Lösungen ein idealer Weg zum digitalen Unternehmen.

(Source: Visual Generation / AdobeStock.com)
(Source: Visual Generation / AdobeStock.com)

An den Attributen und dem nutzenschaffenden Potenzial neuer Enterprise Content Management und Document Management Solutions (ECM/DMS) zeigen vor allem die Fachabteilungen der Unternehmen grosses Interesse. Sie üben zunehmenden Einfluss auf die Generierung und Vergabe von ICT-Projekten aus und zielen bei der Implementierung neuer ECM- und DMS-Anwendungen primär darauf ab, "schneller, schlanker, besser" zu werden. Fachabteilungen treiben entsprechende Projekte prioritär voran und fördern diese.

Auf dem Weg zu ihren Businesszielen wollen die Fachabteilungen die sie unterstützenden Projekte rasch umgesetzt sehen, um zeitlich und technologisch wettbewerbsrelevante Vorsprünge zu sichern und möglichst schnell vom erwarteten Erfolg und Nutzen zu profitieren. Von den im Rahmen unserer aktuellen Felderhebungen erfassten 238 ICT-Projekten wurden 65 Prozent aus den Businessabteilungen der Unternehmen angestossen, das heisst, mehr als jeder zweite Franken der gesamten ICT-Ausgaben wird von den Fachabteilungen (Marketing, Vertrieb, Logistik, Produktion, Finanzwesen etc.) generiert. Und an erster Stelle bezüglich aktueller Projektthemen stehen ECM- und DMS-Vorhaben.

Auf die Schnittstellen kommt es an

Bei der Wahl von entsprechenden ECM- und DMS-Lösungen zum bereichsübergreifenden Content Management sind Schnittstellen ein zentrales Entscheidungskriterium. Von den Befragten werden bei der Auswahl von ECM- und DMS-Anwendungen allen voran Schnittstellen zu SAP, Abacus, Microsoft Exchange, Sharepoint, Office oder auch Adobe gefordert. Zudem fallen eine ganze Reihe von notwendigen Anbindungen an Fremdsysteme an, wie beispielsweise aus den Bereichen der Archivierung, des Capturing/Scanning, der mobilen Anwendungen, Teamarbeit, Eingangsrechnungsverarbeitung oder des Contract Managements. Das Zusammenführen, Verwalten und Managen der Vielzahl an Daten, Informationen und Dokumenten beschränkt sich dabei nicht nur auf Kernprozesse wie etwa aus der Auftragsabwicklung und dem Finanzwesen. Auch der "Informations- und Wissens-Content" aus der Produktion, den Abteilungen für Entwicklung, Forschung, Logistik, Service, Recht, Marketing und Vertrieb soll mit entsprechenden Lösungen nach einheitlichen Standards verwaltet werden.

Der Markt wächst in die Cloud

Heute werden Lösungen zunehmend nicht mehr als klassische Lizenzanwendungen im eigenen Hause (on Premise) selbst betrieben, sondern es wird vermehrt auf externe Angebote zurückgegriffen. Die Wachstumsraten für Managed Services und Lösungen aus der Cloud liegen deutlich höher als diejenigen im Bereich der Lizenzen für den Eigenbetrieb. Damit hat der sogenannte Big Shift (von intern zu extern) auch im ECM-/DMS-Markt Fuss gefasst.

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DPF8_226214

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