Fünf Best Practices für ein global erfolgreiches ITK-Procurement

Kosten und Risiken senken, nachhaltig handeln sowie Innovationen einbringen: Das sind die wichtigsten Prioritäten von Chief Procurement Officers (CPO), so eine Studie von Deloitte. Für globale ITK-Einkäufer eine zunehmende He­rausforderung, weil die Komplexität wächst: extern durch die volatile und unsichere Markt- und Wirtschaftslage, intern durch organisatorische wie digitale Fragmentierung. Hinzu kommen die immer kürzer werdenden Innovationszyklen digitaler Technologien und die Nachfragevielfalt, die dem spezifischen Gerätebedarf von unterschiedlichen Arbeitsplatzanforderungen und Länderstandorten geschuldet ist. Wie lässt sich all dies am besten in den Griff bekommen?

1. Prozesse und Daten in einem System konsolidieren

Prozesse wie Daten zusammenzuführen, schaffen die Basis für Automatisierung und Analytics. Beides ermöglicht es, im Einkauf das Prozesstempo beziehungsweise die Transparenz zu verdoppeln, so eine Studie von Gartner. Dabei helfen Tools zur Verwaltung technischer, kaufmännischer und sonstiger Informationen entlang des ITK-Asset-Life­cycles wie die Software «TESMA». Hinzu kommen umfassende Asset-Management-Funktionen sowie Import/Export- und Reporting-Möglichkeiten. So lassen sich alle Daten diverser Quellen an einer Stelle bündeln und gezielt auswerten.

2. Selfservice Plattform statt Zettelwirtschaft

Ebenfalls lohnend sind CX-Technologien wie virtuelle Supply-Rooms mit E-Katalogen. So bietet ein Selfservice-Portal ein definierbares Sortiment, aus dem sich jeder ITK-Nutzer seine Geräte frei wählen und direkt bestellen kann. Dies verbessert die Employee-Experience und entlastet den Einkauf. Ein Vorteil on top: Durch Straffung des Angebots für den Mitarbeiter lässt sich die Nachfragekomplexität nochmals deutlich verringern.

3. Nachhaltigkeit und Flexibilität dank WaaS-Modell

Workplace-as-a-Service (WaaS) ermöglicht Einkäufern, Hardware laufzeitvariabel zu mieten und Kontingente anzupassen oder Geräte zu tauschen, wie sie es brauchen. So bleiben Unternehmen flexibel und können leichter neue Technologien bereitstellen. Obendrein sind WaaS-Modelle nachhaltig und kostensparend. Vorausgesetzt, der Provider gibt Rückläufer in den Wiederverkauf und rechnet den zu erwartenden Verkaufspreis auf die Gerätemiete an.

4. Sichern Sie sich über externe Procurement-Services ab

Wer sich in jedweder Hinsicht absichern will, holt einen global erfahrenen Procurement-Outsourcing-Partner ins Boot. Das strafft Prozesse wie Kosten, bringt Zusatzexpertise, erweitert Produkt- wie Einkaufsoptionen und erleichtert den Innovationszugang. So bürgt ein PO-Partner etwa für beste Angebotspreise und -qualität. Er berät zu allen Fragen des internationalen Waren- wie Rechnungsverkehr und er unterstützt im Bestfall auch operativ.

5. Ein Partner für alle Fälle

Es empfiehlt sich ein E2E-Partner, der alles bietet: Tools und Automatisierung, Mehrwert-Expertise und High-Level-Support sowie Pricing-Varianten und individuelle Lösungen, die natürlich Hersteller- wie Lieferantenneutralität erfordern. Das garantiert ITK-Einkäufern volle Flexibilität, schafft hohe Transparenz und Vereinfachung, bis hin zu nur einem Vertrag für Geräte verschiedenster Hersteller, Lieferanten und Länder.