Mit innovativen Technologien die Kollaboration auf das nächste Level bringen

Durch die Coronapandemie ist Microsoft 365, im Speziellen Microsoft Teams, in vielen Unternehmen unterschiedlichster Branchen unverzichtbar geworden. Der mehrheitlich ungeplante und rasche Wechsel ins Homeoffice führte jedoch dazu, dass sich die IT-Abteilungen nicht ausreichend auf die Einführung der Lösung vorbereiten konnten. Die Planung und Umsetzung einer Governance und eines konsequenten Lifecycle-Managements blieben aussen vor. Dabei sind diese Aspekte essenziell, um Problemen frühzeitig vorbeugen und das Potenzial von Microsoft Teams voll ausnutzen zu können. Denn die Lösung bietet weit mehr als ihre Out-of-the-Box-Funktionalitäten, um das moderne Zusammenarbeiten zu fördern. Umso wichtiger ist es, dass sich Unternehmen diesen Herausforderungen stellen. Denn mittlerweile ist klar, dass hybrides Arbeiten keine Übergangslösung mehr ist.

Wildwuchs im Cyberspace

Aufgrund der notgedrungen schnellen Einführung von Microsoft Teams bestehen wenig bis keine Regeln für den Umgang mit der Lösung. Mitarbeitende nutzen sie zwar täglich, wissen aber beispielsweise nicht, dass sie eröffnete projektbezogene Kanäle­ nach Projektabschluss wieder schliessen sollten. Oder sie teilen geschäftskritische Dokumente in einem Teams-Raum mit externen, unautorisierten Gästen. Die Konsequenz: Die Datenflut nimmt zu. Und damit auch das Potenzial für mögliche Sicherheitslücken. Unternehmen müssen deshalb eine Governance mit klaren Regeln sowie ein Lifecycle-Management etablieren. So verhindern sie Wildwuchs, stellen die Datenhoheit auch in der Cloud sicher und ermöglichen eine effiziente Nutzung von Microsoft Teams.

Um diese Herausforderungen zu meistern, stellt Microsoft 365 viele systemeigene Tools und Dienste zur Verfügung. So dient beispielsweise das Tool Microsoft Information Protection (MIP) zur Implementierung der Governance und zur Sicherstellung der Datenhoheit, indem es vertrauliche Informationen erkennt, klassifiziert und schützt – ganz unabhängig davon, wo diese sich befinden oder wohin sie transportiert werden.

Optimieren, Digitalisieren

Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, Lösungen und Dienste von Drittanbietern einzubinden. Unternehmen können so den Funktionsumfang von Teams erweitern und auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden, bestehende Prozesse optimieren, ­automatisieren, oder sogar von Grund auf digitalisieren – wie etwa die Terminorganisation. Auch komplexe Geschäftsprozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeitender wird mit der Einbindung entsprechender Module deutlich einfacher. Beispielsweise lässt sich die gesamte Unternehmensstruktur in Teams abbilden, wodurch Approval-Prozesse automatisiert ablaufen können. Doch das sind nur einige von vielen Möglichkeiten, wie Organisationen Microsoft Teams gewinnbringend einsetzen können. Sicher ist: Richtig spannend wird die Kollaborationslösung für Unternehmen dann, wenn sie die umfassenden Möglich­keiten von Microsoft Teams auch wirklich nutzen. Und dies kann erst geschehen, wenn die Voraussetzungen dafür erfüllt sind.

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Das Potenzial von Teams voll ­ausschöpfen

Viele Unternehmen haben seit Beginn der Pandemie Microsoft Teams erfolgreich eingeführt.
Mit zunehmender Nutzung offenbaren sich aber auch die Nachteile bei der Einführung einer ­Lösung ohne konkreten Plan. Worauf es in so einer Situation ankommt und wie man noch mehr Potenzial aus Teams schöpft, erklärt Roland Prüssmann, Head of Digital Solutions & Professional Services bei Aveniq. Interview: Colin Wallace

Wo müssen Unternehmen konkret ansetzen, die sich in den letzten zwei Jahren nicht um ihr MS Teams gekümmert haben?

Roland Prüssmann: So einfach es klingt: Zurück auf Feld eins und sich Gedanken machen, wofür das Produkt eingesetzt werden soll, welche Probleme damit gelöst werden können und welche Strategie insgesamt damit verfolgt wird. Ob in Form eines Konzepts oder einer Governance-Richtlinie ist weniger relevant als sich zu überlegen und zu wissen, inwiefern der Einsatz solch einer Lösungen das Unternehmen ganzheitlich tangiert und verändert. Um Datenfriedhöfe zu vermeiden und einen sicheren Einsatz zu gewähren, setzen wir zum Beispiel bei unseren Kunden den «Teams Organizer» aus unserer Ninja365-Suite ein. Damit lassen sich Governance-Anforderungen und Geschäftsfallszenarien einfach vorgeben. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Art und Weise, wie der Einsatz moderner Technologien – in diesem Zusammenhang Teams – die Zusammenarbeit verändert und damit verbundene Risiken durch begleitende Massnahmen ausgeschlossen oder minimiert werden können. Digitale Transformation beinhaltet auch den Veränderungsprozess, der durch digitale Technologien und darauf beruhenden Erwartungen ausgelöst wird. Zur Akzeptanz der neuen Technologie gehört neben der Bedienung des Tools auch notwendige Kultur-, Verhaltens- und Wahrnehmungsveränderungen als Teil des Adoption- und Change-Management-Prozesses. Als Beispiel: Ein Linienmanager muss darauf vorbereitet sein, wie er in einer neuen modernen Zusammenarbeitswelt seine Mitarbeitenden führt und welches Sensorium er dafür benötigt.

Wo liegen die Verantwortlichkeiten bei der Erarbeitung von Governance oder Lifecycle-Management?

Da der Einsatz moderner Kollaborationslösungen alle Mitarbeitenden eines Unternehmens tangiert, braucht es in der Regel eine breite Abstützung über alle Organisationsbereiche und fachlichen Disziplinen. Eine besondere Rolle spielen die Datenschutz- und Compliance-Verantwortlichen: Sie tauschen sich mit den Business-Stakeholdern beziehungsweise den Fachabteilungen aus, nehmen Geschäftsfälle auf und geben vor, wie diese in Teams abgebildet werden, wie Dokumente klassifiziert werden und in welcher Form welche Informationen nach aussen mit Externen geteilt werden dürfen.

Welche Rolle spielt denn die IT-Abteilung dabei?

Neue Funktionalitäten erleichtern interdisziplinäres Teamwork und stellen die schnelle sowie bedarfsgerechte Verfügbarkeit von Informationen sicher. Microsoft bietet in seinem Cloud-Universum eine Fülle an Möglichkeiten wie etwa die Power Platform an, mit der sich gezielt die Fähigkeiten von Teams erweitern lassen. Damit lassen sich nicht nur Firmenprozesse in Teams abbilden und Arbeitsschritte automatisieren, auch ganze Geschäftsfälle können in Teams zusammengeführt werden. Vor diesem Hintergrund sehen wir uns in der IT nicht nur als Berater oder Umsetzer, sondern auch als Enabler, der den Kunden den gewinn- und spassbringenden Einsatz dieser neuen Technologien aufzeigt, damit sie das Potenzial von Teams voll ausschöpfen können.

Ist die Anbindung von Umsystemen an Teams nicht ein zeitraubendes Unterfangen? Wo liegt der Vorteil?

Microsoft bietet heute bereits eine Fülle an Standardkonnektoren und Erweiterungen an. Damit lässt sich Teams oder M365 mit Lösungen innerhalb oder ausserhalb der Cloud-Umgebung ressourcenschonend anbinden. Der grosse Vorteil: Teams wird damit nicht nur zur Anlaufstelle, um kontextbezogen zu telefonieren, zu chatten oder schnell mal ein paar Dateien zu teilen, sondern hat das Potenzial, zur zentralen und zeitsparenden Informationsdrehscheibe zu werden.