Menschen und Technologie als Schlüssel zum Erfolg

Die föderalen Strukturen der Schweiz mit 26 Kantonen und über 2100 Gemeinden stellen bei der digitalen Transformation der Verwaltungen eine besondere Herausforderung dar. Verschiedene Abteilungen, konkurrierende Budgetanforderungen und unterschiedliche Arbeitsweisen erfordern eine durchdachte Strategie. Der Weg zu zukunftsfähigen Verwaltungsstrukturen führt über technologische Innovation und gezielte personelle Entwicklung.

Vision und Kommunikation als Fundament

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der klaren Kommunikation der Transformationsvision auf höchster Ebene. Nur so kann die Unterstützung auf allen Ebenen gesichert werden. Ein inspirierendes Beispiel liefert Island: Mit nur 370 000 Einwohnern hat sich das Land zu einer der führenden digitalen Nationen entwickelt. Seit 2018 hat die Initiative «Digital Iceland» beeindruckende Fortschritte erzielt. Das ehrgeizige Ziel, digitale Dienste als Hauptkommunikationsweg zwischen Behörden und Bürgern zu etablieren, wurde weitgehend erreicht. Heute nutzen die Isländer digitale Services für nahezu alle Verwaltungsvorgänge, von der Anmeldung der Elternzeit bis zum digitalen Führerschein.

Die effizientere Bereitstellung bestehender Dienste zeigt sich besonders in der schnelleren Bearbeitung von Bürgeranliegen und der Reduktion von Verwaltungsaufwand. Die verbesserte Ausfallsicherheit wird durch moderne IT-Systeme gewährleistet, während die schnellere Reaktion auf sich ändernde Anforderungen die Verwaltung agiler macht. Die erhöhte Transparenz und Sicherheit schafft zusätzliches Vertrauen bei den Bürgern.

Menschen und Technologie als Erfolgsfaktoren

Die Transformation erfordert sowohl die richtigen Fachkräfte als auch die passende Technologie. Der erste Schritt besteht darin, die vorhandenen Fähigkeiten zu bewerten. In Verwaltungen aller Grössenordnungen finden sich häufig bereits Mitarbeitende, die an digitalen Lösungen arbeiten. Diese internen Talente zu identifizieren, ist wichtig, da sie sowohl die Organisation kennen als auch den Willen zur Veränderung mitbringen.

Zu den wichtigen Disziplinen im Team gehören Beschaffung, Regulierung, Nutzerforschung und Data Science. Die Zusammenarbeit mit externen Expertinnen und Experten ist dabei ein wesentlicher Bestandteil zur Ergänzung und zum Aufbau von Fähigkeiten. Dies umfasst Technologieunternehmen und Spezialistinnen und Spezialisten für Servicedesign und Nutzerforschung, um optimale Nutzererlebnisse zu gewährleisten.

Cloud Computing als Enabler

Eine verständliche Erklärung des Cloud Computing ist entscheidend für die Akzeptanz bei internen Stakeholdern. Cloud Computing ermöglicht die bedarfsgerechte Bereitstellung von IT-Ressourcen über das Internet mit nutzungsbasierter Abrechnung. Organisationen können Rechenleistung, Speicher und Datenbanken nach Bedarf beziehen, statt eigene Rechenzentren zu betreiben.

Die nutzungsbasierte Abrechnung von Cloud-Services ermöglicht es Verwaltungen, ihre IT-Kosten flexibel an den tatsächlichen Bedarf anzupassen. Statt in teure eigene Rechenzentren zu investieren, können Rechenleistung, Speicher und Datenbanken bedarfsgerecht bezogen werden. Dies reduziert nicht nur die Investitionskosten, sondern ermöglicht auch eine schnellere Bereitstellung neuer Dienste.

Die Implementierung von Cloud-Lösungen erfordert dabei einen mehrstufigen Ansatz. Zunächst müssen bestehende Systeme und deren Schnittstellen analysiert werden. Besonders wichtig ist die Identifikation von Diensten, die sich für eine Cloud-Migration eignen. Dabei spielen Faktoren wie Datenschutzanforderungen, Verfügbarkeit und Kosteneinsparungspotenzial eine zentrale Rolle.

Die schnelle Demonstration der positiven Effekte der Cloud-Nutzung ist essenziell, um Vertrauen zu gewinnen und kontinuierliche Unterstützung innerhalb der Organisation zu sichern.

Kulturwandel und Change Management

Transformation bedeutet nicht nur technologische Veränderung, sondern vor allem einen Mentalitätswandel. Traditionelle Organisationsstrukturen mit isoliert arbeitenden Teams müssen durch kollaborative Ansätze ersetzt werden. Erfolgreiche Transformationen erfordern eine kulturelle Verschiebung hin zur Nutzung gemeinsamer Systeme und Daten mit wiederverwendbaren Funktionen.

Der Kulturwandel muss dabei systematisch begleitet werden. Bewährte Instrumente sind regelmässige Feedback-Runden mit Mitarbeitenden, der Aufbau von Digital-Champions in jeder Abteilung und die Etablierung von Learning-Communitys. Diese Communitys ermöglichen den Austausch von Best Practices zwischen verschiedenen Verwaltungseinheiten und fördern das voneinander Lernen. Besonders wichtig ist die frühe Einbindung der Mitarbeitenden in Entscheidungsprozesse, um Widerstände zu minimieren und Akzeptanz zu schaffen.

Der Start mit ein oder zwei Dienstleistungen ermöglicht es, schnelle Erfolge zu demonstrieren und dadurch weitere Unterstützer zu gewinnen. Diese Methode hat sich als besonders effektiv erwiesen, um die anfängliche Akzeptanz zu erhöhen und Momentum für weitere Digitalisierungsprojekte aufzubauen.
Transparenz und klare Kommunikation sind für jedes Change-Programm von entscheidender Bedeutung. Bei der Personalgewinnung sollten öffentliche Einrichtungen neben der Vergütung auch die besonderen Vorteile der öffentlichen Verwaltung hervorheben: Die Arbeit kommt allen Bürgerinnen und Bürgern zugute und bietet einen starken Sinn für gesellschaftliche Verantwortung.

Strategische Planung mit Wardley Mapping

Diese Methode zur Planung erfolgreicher Prozesse sollte in den frühen Phasen jeder digitalen Transformation berücksichtigt werden. Sie hilft dabei, Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Komponenten zu erkennen und Ressourcen optimal einzusetzen. Die wichtigsten Schritte sind:

1. Identifikation der Endnutzer
2. Ermittlung der Nutzerbedürfnisse
3. Abbildung der Servicebereitstellung in Geschäftskomponenten
4. Identifikation verfügbarer Standarddienste
5. Neubewertung jeder Komponente hinsichtlich ­Eigenerstellung, Sharing oder Cloud-Nutzung

Open Source als Innovationstreiber

Der Einsatz von Open-Source-Lösungen gewinnt zunehmend an Bedeutung. Wenn man auf bewährte Frameworks und Programmiersprachen setzt, für die es motivierte und qualifizierte Entwickler gibt, lassen sich neue Funktionen deutlich einfacher umsetzen. Die Schweizer Bundesverwaltung hat dies erkannt und ist seit 2024 im Rahmen des Bundesgesetzes über den Einsatz elektronischer Mittel zur Erfüllung von Behördenaufgaben (Embag) zur Nutzung von Open Source verpflichtet. Das Embag fördert aktiv den Austausch und die Wiederverwendung von Softwarelösungen zwischen verschiedenen Verwaltungseinheiten. Der Vorteil besteht darin, dass die Entwicklungszeit für neue Dienste durch die Wiederverwendung von Code drastisch reduziert werden kann. Ein beeindruckendes Beispiel für die Effizienz dieser Strategie: Die Wiederverwendung von Open-Source-Code ermöglichte es einer Verwaltung, einen digitalen Marktplatz statt in zwei Jahren in nur sechs Wochen zu realisieren – und das sogar über Landesgrenzen hinaus. 

Erfolgsfaktoren für die Umsetzung

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der systematischen Herangehensweise. Überwinden Sie natürliche Widerstände durch eine überzeugende Vision und Unterstützung der Führungsebene. Machen Sie Technologie, Software und Cloud verständlich. Beginnen Sie klein, um frühe Erfolge zu demonstrieren und Momentum aufzubauen. Entwickeln Sie «Change Champions» mit den notwendigen Fähigkeiten zur Förderung der Akzeptanz.

Die digitale Transformation der Schweizer Verwaltung ist ein komplexes, aber lohnendes Unterfangen. Mit der richtigen Kombination aus Menschen, Technologie und Strategie kann sie erfolgreich gemeistert werden und zu einer effizienteren, bürgerfreundlicheren Verwaltung führen.