Mitarbeitererfahrung 2026: Was Mitarbeitende vom Arbeitsplatz erwarten

In diesem Kontext werden die Erwartungen klarer. Mitarbeitende wünschen sich mehr Autonomie bei der Gestaltung ihrer Büropräsenz. Die Möglichkeit, die Woche im Voraus zu planen, einen freien Schreibtisch oder einen Kollaborationsplatz zu finden, einen Schreibtisch neben einem Kollegen zu reservieren, um gemeinsam zu arbeiten – all das muss einfach und zeitsparend möglich sein. Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit der Arbeitsbereiche werden zu den Grundlagen der Mitarbeitererfahrung, während von Arbeitgebern erwartet wird, dass sie die Teameffizienz unterstützen, anstatt neue Einschränkungen zu schaffen.

Um dies zu ermöglichen, entwickelt sich die Rolle der Workplace Managers weiter. Sie sind nicht mehr nur für die Verfügbarkeit von Büroflächen verantwortlich. Sie entwickeln sich zu wichtigen Mitgestaltern des täglichen Mitarbeitererlebnisses und schaffen ein konsistentes, flexibles Umfeld, das für ein breites Spektrum an Anwendungsfällen ausgelegt ist.
 

Vielfalt und Qualität der Arbeitsbereiche als Erfolgsfaktor

Mitarbeitende benötigen mehr als nur einen physischen Arbeitsplatz. Sie erwarten Räume, die auf ihre jeweiligen Aktivitäten zugeschnitten sind. Konzentriertes Arbeiten, informeller Austausch, kurze Meetings, schnelle Telefonate, kreative Sessions – jeder Anwendungsfall erfordert ein spezifisches Umfeld.

Dies erklärt die wachsende Zahl kleiner Kollaborationsräume, wie etwa Akustikkabinen für zwei, vier oder sechs Personen. Diese Räume sind kostengünstiger und flexibler als herkömmliche Besprechungsräume und eignen sich perfekt für die kurzfristige, spontane Nutzung im Tagesverlauf. Sie fördern Nähe und Agilität, ihre Effektivität hängt jedoch von einer reibungslosen Integration und intuitiven Bedienung ab. Ohne die richtigen Tools für den Echtzeit-Zugriff auf die Auslastung entstehen schnell Probleme. Wie erkennt man, welche Kabine frei ist? Wie gewährleistet man eine effiziente Belegungsplanung?
 

Reduzierung von Problemen durch intuitive Technologie

Die Lösung für diese kleinen Hürden liegt in diskreter, nutzerzentrierter Technologie, die sich nahtlos in den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden integriert und jeden Schritt vereinfacht – von der Suche nach einem freien Platz über die Buchung eines Schreibtisches bis hin zur Freigabe eines ungenutzten Arbeitsplatzes.

Durch die Automatisierung der Freigabe bestimmter Workspaces können Unternehmen beispielsweise:

• durch Belegungssensoren und Buchungssynchronisierung ungenutzte Besprechungsräume automatisch freigeben, um Geisterbesprechungen zu vermeiden und anderen Mitarbeitenden die Nutzung zu ermöglichen
• kleine Kabinen oder Telefonzellen optimal nutzen, indem sie sofort nach Gebrauch wieder verfügbar gemacht werden
• grössere Kabinen für vier oder mehr Personen mithilfe von Buchungsdisplays und Belegungssensoren als Mini-Besprechungsräume verwalten. Dies bietet mehr Struktur bei gleichzeitiger Flexibilität.

So wird Technologie als strategisches Werkzeug genutzt, das Reibungsverluste reduziert, Arbeitsabläufe verbessert und die Zusammenarbeit aktiv fördert.
 

Echtzeit-Visualisierung - der Schlüssel zu einem erfolgreichen Erlebnis

Mit zunehmender Vielfalt an Räumlichkeiten ist es für Mitarbeitende unerlässlich, jederzeit Zugriff auf Informationen zu haben.

Je nach Bürostruktur bieten sich zwei Hauptansätze an:

• Interaktive Grundrisse bieten einen Gesamtüberblick über die Räume, erleichtern die Orientierung und ermöglichen die Einrichtung von Zonen nach Team, Abteilung oder Arbeitsplatztyp zur Stärkung der Zusammenarbeit.
• Dynamische Listen zeigen den Echtzeit-Status von Besprechungsräumen oder Akustikkabinen mit präzisen Standortinformationen an – besonders effektiv in mehrgeschossigen Büros.

Diese Tools reduzieren unnötige Wege und gewährleisten, dass alle Teams Zugriff auf alle nötigen Informationen haben.

Im Jahr 2026 wird die Effektivität eines Arbeitsplatzes nicht mehr allein an seiner Grösse oder den Möbeln gemessen. Sie definiert sich durch jede Interaktion, jede Raumwahl und jede beseitigte Einschränkung im hybriden Arbeitsalltag.