Entlastung in der Personalarbeit

Zunehmender Kostendruck im Personalwesen sowie immer komplexere rechtliche, steuerliche und sozialversicherungstechnische Vorgaben sorgen für ein Umdenken in Schweizer Unternehmen. Sie suchen nach Möglichkeiten, wie sie ihre internen HR-Abteilungen von zeit- und ressourcenfressenden Routineaufgaben entlasten können. Was bisher als «heilige Kuh» galt, zum Beispiel die Übergabe der Salärabrechnung an einen externen Dienstleister, wird mehr und mehr zur Praxis. Denn diese Routineaufgaben beanspruchen heutzutage in zunehmendem Masse die Personalabteilungen. Für den hohen Aufwand, zum Beispiel bei der monatlichen Abrechnung, sind unter anderem die vielen, mitunter rechtlichen, Vorgaben verantwortlich – die sich zudem häufig ändern und so fortlaufend einen hohen Schulungsaufwand für die betroffenen Mitarbeitenden erfordern. Andernfalls drohen äusserst zeitraubende Korrekturen bei der Berechnung der Löhne und Gehälter.

Ebenen der Personalarbeit

Unternehmen aller Grössenordnungen und Branchen, aber auch Verwaltungen und Einrichtungen der öffentlichen Hand, haben deshalb erkannt, dass sie durch das Auslagern administrativer Prozesse des Personalwesens an einen externen Partner im sogenannten HR Business Process Outsourcing (HR BPO) sofort von einer spürbaren Entlastung ihrer Ressourcen und damit ihrer Kosten profitieren. Ein weiterer Grund für das grosse Interesse an HR BPO ist das Bedürfnis der Personalabteilungen, sich stärker auf strategische Personalfragen zu konzentrieren. Die Möglichkeiten sind vielfältig, genauso wie die Aufgaben im Personalwesen. Diese lassen sich im Wesentlichen in drei Ebenen aufteilen: Die strategische Personalarbeit, die administrativen Personalaufgaben beziehungsweise Prozesse sowie die meist IT-nahen unterstützenden Funktionen. Während die strategischen Aufgaben als originäre Kompetenz der Personalabteilungen im Unternehmen verbleiben, eignen sich die anderen Bereiche grundsätzlich für die Auslagerung an einen Dienstleister.

Grosses Entlastungspotenzial

Beim HR Business Process Outsourcing ist die komplette Übernahme aller administrativen Aufgaben, von der Salärabrechnung über die Reisekostenabrechnung bis hin zur Seminarverwaltung und dem Kursmanagement möglich. Der Dienstleister kann auch Aufgaben im Rekrutierungsprozess übernehmen oder die komplette Personaladministration – von der Verwaltung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen etc. bis hin zur Einführung und Administration des digitalen Personaldossiers, die eine immer grössere Rolle spielt.

All diese Aufgaben sind mit einem hohen Aufwand für Personalabteilungen verbunden. Durch die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister können Unternehmen ihre Personalabteilungen in diesen Bereichen effektiv von zeitfressenden Routineaufgaben entlasten und ihnen die Freiräume zurückgeben, die sie für strategische Personalarbeit benötigen. Dadurch werden Personalverantwortliche wieder vom Verwalter zum Gestalter. Auch die Übernahme der gesamten Abrechnungslogistik mit Druck, Versand und Operating sowie Betrieb, Pflege und Verwaltung der Personalsoftware, das sogenannte Application Service Providing (ASP), durch den externen Partner birgt grosse Optimierungsmöglichkeiten für Unternehmensprozesse. Ein weiteres Beispiel ist das Auslagern des Bewerbermanagements (Recruitment Process Outsourcing, RPO). Dabei übernimmt der Dienstleister das vollständige Verfahren von der Erstellung und Veröffentlichung der Stellenausschreibung über die Erfassung der eingehenden Bewerbungen bis zur Terminplanung. Dadurch landen auf dem Schreibtisch der Personalverantwortlichen nur die Unterlagen, die sie wirklich benötigen. Mit steigendem Interesse und einem wachsenden Angebot an Services im HR Outsourcing nimmt jedoch die Schwierigkeit für den Anwender zu, einen geeigneten Partner auszuwählen. Schliesslich geht es darum, grundlegende interne Unternehmensprozesse und –aufgaben nach aussen zu geben.

Kriterien für den richtigen Partner

Bei der Auswahl ihres Partners sollten Unternehmen deshalb verschiedene Kriterien beachten. Der Anbieter sollte über ein umfassendes, modular aufgebautes Portfolio verfügen, damit die derzeitigen Anforderungen passgenau abgebildet werden können und Unternehmen bei Bedarf schrittweise weitere Aufgaben an ihn auslagern können. Im besten Fall kann der Dienstleister möglichst alle Aufgaben aus einer Hand anbieten – durch eigene Expertise oder das Hinzuziehen weiterer externer Lösungen. Er sollte zudem über HR- und ITKnow-how gleichermassen verfügen. Denn nur so kann er zuverlässig und auf dem aktuellen Stand der Technik und der rechtlichen Vorgaben agieren. Ein wesentliches Auswahlkriterium ist auch die Flexibilität in Bezug auf die Gestaltung der Prozesse, die eingesetzten Lösungen und die Zusammenarbeit mit weiteren Partnern.

Dazu zählen auch Softwareanbieter oder Rechenzentrumsbetreiber in der Schweiz, wenn die Daten des Kunden im Inland bleiben sollen. Ausserdem muss der Outsourcing-Partner über die notwendigen Erfahrungen mit den entsprechenden Lösungen verfügen, zum Beispiel mit SAP, P&I-Loga, SwissSalary NAV oder Aconso. Als «Generalunternehmer» kann er dann die Abstimmung mit dem jeweiligen Anbieter der Personalsoftware oder dem Dienstleister für das digitale Personal dossier sowie dem Hosting-Partner übernehmen. Die Kunden profitieren so von einer «Best-of-Breed»-Lösung aus einer Hand mit einem Ansprechpartner, ohne dabei auf bewährte Anwendungen oder Partner verzichten zu müssen. Der letzte wichtige, aber nicht zu vernachlässigende Aspekt für die Güte eines Outsourcing-Partners ist, dass er ein Höchstmass an Sicherheit und Datenschutz gewährleisten kann – entsprechende Anhaltspunkte sind hier zertifizierte Prozesse und Rechenzentren.

Vorteile für Anwender und Partner

Werden diese Punkte beachtet, eröffnen sich angesichts der vielen Vorzüge des Outsourcings für Unternehmen zahlreiche Optionen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten, die Servicequalität zu steigern, ihre Fachkräfte von administrativen Routineaufgaben zu entlasten und Kosten zu sparen.

Dies gilt insbesondere für Bereiche wie das Personalwesen, bei denen viel Zeit und Ressourcen für die Administration aufgewendet werden müssen. Aber nicht nur für Anwender, also die Unternehmen, die sich für ein HR Outsourcing entscheiden, ergeben sich dadurch Vorteile. Auch Anbieter, zum Beispiel von Softwarelösungen, können durch die Zusammen arbeit mit einem Outsourcing-Dienstleister profitieren. Nimmt dieser ihre Applikation in sein Portfolio auf, eröffnet sich ihnen ein weiterer Vertriebskanal und verschafft ihnen Zugang zu neuen Käufergruppen und Absatzmärkten.