ERP-Update versus Neuevaluation

Die periodische Aktualisierung mittels Updates gehört heute zum Lebenslauf jeglicher Software, vom einfachen Mobiltelefon-Betriebssystem bis zur komplexen Business-Software. Durch ein Update stehen meist neue Funktionen sowie technologische Verbesserungen zur Verfügung. Unabhängig davon, ob diese von einem Unternehmen benötigt werden, sind heute regelmässige Updates zwingend. Einerseits weil oftmals neue, unternehmensinterne oder auch externe Anforderungen wie zum Beispiel gesetzliche Anpassungen ein Update erfordern. Andererseits gewährleisten Softwareanbieter in der Regel die Systemwartung nur bis zu defi nierten Release-Ständen. Möchte ein Unternehmen auf einem älteren Release bleiben, führt dies in diesem Falle zur Kündigung der Wartung oder zu überhöhten Wartungskosten.

Mit einem reinen Einspielen des Updates ist es bei komplexer Business-Software meist nicht getan. Dieses Vorgehen ist eigentlich nur bei Unternehmen denkbar, bei denen die Applikation weitgehend im Standard genutzt wird. Bestehen Anpassungen und Schnittstellen oder beinhaltet das Update wesentliche technologische Änderungen, muss die Kompatibilität im Vorfeld geprüft werden. Denn Systemanpassungen und Schnittstellen sind hauptsächlich bei technologischen Updates oft nicht kompatibel und müssen angepasst oder gar neu programmiert werden. Der Aufwand, der mit einem Update verbunden ist, kann deshalb stark variieren und zwischen einem reinen Einspielen eines Updates bis zum umfangreichen Major-Update liegen, das nahezu mit einer Neueinführung vergleichbar ist.

Eingesetzte Business-Software periodisch hinterfragen

Oft haben sich zudem die internen Prozesse und Bereiche eines Unternehmens seit der Einführung der Business-Software über die Jahre verändert. Beispielsweise ein Handelsunternehmen, das einen neuen Bereich Servicedienstleistungen aufgebaut oder ein Fertigungsunternehmen, das über die Jahre die Fertigungstiefe durch Outsourcing reduziert hat und dafür verstärkt im Bereich Handel tätig ist. Je stärker sich das Geschäftsmodell eines Unternehmens seit der Einführung verändert hat, die Business-Software an das Unternehmen mittels Programmierungen angepasst oder Schnittstellen implementiert wurden, umso höher ist der mit dem Update zu erwartende Aufwand. Denn beim Update ist je nach Technologie der eingesetzten Software mit 40 bis 60 Prozent der ursprünglichen Anpassungs- und Schnittstellenkosten zu rechnen. Gleichzeitig muss bei Schnittstellen auch die Auswirkung auf die Fremdsoftware überprüft werden, was auch dort zu Anpassungen und somit Kosten führen kann.

Eine kritische Hinterfragung der eingesetzten Business-Software und der unterstützten Prozesse muss nicht mit einem Update zusammenhängen und ist grundsätzlich periodisch zu empfehlen. Ein geplantes Update oder grösseren Anpassungen sind dafür gute Zeitpunkte, da in diesen Fällen entsprechende Investitionen zu erwarten sind. Es ist eine Chance, die internen Prozesse zu überdenken und mit den Unternehmenszielen zu vergleichen. Ziel sollte sein, bei einem Update nicht einfach alte Konzepte neu zu verpacken, sondern die Business-Software auf die aktuellen Unternehmensprozesse auszurichten und somit optimaler zu nutzen. Dabei kann sich beispielsweise zeigen, dass bestehende Anpassungen oder Module aufgrund des neuen Businessmodells künftig nicht mehr benötigt werden oder sich die gelebten Abläufe von den in der Applikation implementierten Prozessen stark unterscheiden.

In diesen Fällen stellt sich klar die Frage, ob es Business-Software gibt, die die aktuellen Unternehmensprozesse im Standard besser abbildet und somit eine Neuevaluation der Business-Software sinnvoll wäre. Vor einem Update sollten die eff ektiven Neuerungen des Releases, die Release-Planung sowie die Richtung, in die sich die Software entwickelt, hinterfragt werden. Hat sich beispielsweise ein Fertigungsunternehmen über die Jahre in Richtung Handel und Dienstleistungen bewegt, während die eingesetzte Business-Software sich vorwiegend im Fertigungsbereich entwickelt, ist eine Neuevaluation sinnvoll.

Möglichkeiten der Neuevaluation

Ebenfalls kommt eine Neuevaluation in Betracht, wenn die Nutzung und Zufriedenheit der Mitarbeitenden hinsichtlich der eingesetzten Business-Software begrenzt ist. Ein Indikator ist dabei beispielsweise die Anzahl an Insellösungen auf Papier oder in Offi ce-Programmen, die die Mitarbeitenden nutzen. Werden in einem Unternehmen entscheidende Schritte des Kernprozesses ausserhalb der Business-Software durchgeführt, liegt dies oft nicht nur an fehlenden Funktionen, sondern auch an zentralen Abweichungen der gelebten Prozesse zu den Prozessen in der Business-Software. Eine Neuevaluation schliesst den Einbezug der bestehenden Business-Software grundsätzlich nicht aus und erlaubt einen Vergleich des aktuellen Releases der bestehenden Software mit Konkurrenzprodukten im Markt. Auch im Falle eines Entscheides zugunsten des Updates ist die Durchführung einer Evaluation durchaus sinnvoll, da der bestehende Softwareanbieter konkurrenzfähig off erieren muss.

Im Gegensatz zu einem Update sind im Rahmen einer Neuevaluation die Überprüfung der effektiven Anforderungen und Prozesse und deren Neudefinition bei der späteren Einführung zwingend. Entscheidet sich ein Unternehmen zur Einführung einer neuen Business-Software ist dies zudem eine grosse Chance, Prozesse neu zu definieren, Stammdaten zu bereinigen und die Nutzung des Systems zu verbessern.