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Framework für optimale Zusammenarbeit

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von Nathanael Neuhaus arbeitet in der Kommunikationsstelle der Simsa und begleitet Simsa-Events in der Vor- und Nachbearbeitung.

Ende Januar 2017 hat die Simsa am Agency Round Table ihren Mitgliedern eine erste Version des neu ausgearbeiteten «Simsa Collaboration Framework» vorgestellt. Das Framework stellt Auftraggebern und Auftragnehmern musterhafte ­Vertragsgrundlagen und Verhaltensregeln für das Initialisieren und das Beenden einer Zusammenarbeit zur Verfügung. Diese werden in einer Toolbox gesammelt und durch Best-Practice-Beispiele von Marktteilnehmern ergänzt. In einem ­ersten Schritt wurden für das Framework nun die Grundlagen für die Anbahnung von Geschäftsbeziehungen erarbeitet.

Oft führen schon bei der Ausschreibung von Projekten unpräzise und unverständlich formulierte Anforderungen zu unterschiedlichen Erwartungshaltungen zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern. Daraus resultieren Fehleinschätzungen im Aufwand, in der Budgetierung und in der Zielsetzung. Auch sind für Webprojekte ganz unterschiedliche Vertragsformen möglich. So unterscheiden sich die Verträge für ein agiles Projekt und für ein Pauschalprojekt stark voneinander. Die Mitwirkungspflichten des Auftraggebers oder die Verantwortung der Endabnahme sind oft kaum geregelt. Bei einer Vertragsauflösung kann eine fehlende Regelung der Urheberrechte zudem zu unnötigen und langwierigen Auseinandersetzungen führen.

Anlässlich früherer Simsa-Round-Table-Gespräche wurde festgestellt, dass die üblichen Ausschreibungen (Pitch, Request For Proposal) nicht nur für die Auftragnehmer, sondern auch für die Auftraggeber unbefriedigend verlaufen, weil sie oft nicht zielführend sind. Ausser einem zuvorkommenden Service und ein proaktives Mitdenken wünschen sich die Auftraggeber von den Agenturen heute vor allem, dass die Chemie zwischen allen Beteiligten stimmt und dass die Vertragslage gut abgesichert ist. Die Simsa hat sich mit dem Collaboration Framework zum Ziel gesetzt, bei beiden Parteien mehr Verständnis für gegenseitige Anforderungen und Wünsche aufzubauen und Rechtsunsicherheiten vorzubeugen. Eine verständliche Darstellung mit marktgerechten Best-Practice-Beispielen macht das Framework auch Laien gut zugänglich.

Anforderungen oft auch technischer Natur

Pitch-Experte Roland Sutter von der Observatory Group hat anlässlich des letzten Simsa Agency Round Table Ende Januar aktuelle Trends bei der Wahl von Agenturen durch die Auftraggeber vorgestellt. So setzen die Auftraggeber heute vermehrt auf flexible Strukturen und erwarten, dass sich die unterschiedlichen Agenturen selbst koordinieren.

Immer mehr Agenturen bieten heute aus demselben Grund aber auch einen 360-Grad-Service an, der von Digital Design und Content Management über Branding bis hin zu klassischer Werbung und Public Relations alles beinhalten kann. Da den Auftraggebern die Zeit fehlt, erwarten sie verständliche, nachvollziehbare Strategien und Konzepte. Allgemein geht der Trend heute laut Sutter aber auch zu kürzeren Vertragspartnerschaften. Agenturen sehen sich selbst in bestehenden Geschäftsbeziehungen regelmässig mit Pitches konfrontiert, da ein Auftraggeber den Anspruch hat, immer mit den Top-Leuten zusammenzuarbeiten.

Die reibungslose Umsetzung von Projekten hängt aber auch von den technischen Anforderungen ab, die ein Auftraggeber erfüllen muss. Ein wichtiger Teil in der Anbahnung von erfolgreichen Geschäftsbeziehungen liegt also in einer gründlichen Vorbereitung beider Seiten und in offen kommunizierten Anforderungen, Vorstellungen und Wünschen. Diese Grundlagen für die Anbahnung der Geschäftsentwicklung sind somit auch der erste von der Simsa erarbeitete Teil des Collaboration Frameworks, das nun durch ein Steering Committee sukzessive ausgebaut wird.

Dynamische Weiterentwicklung durch Steering Committee

Unterschiedliche Organisationen bieten bisher nur punktuelle Hilfe zum Thema der Geschäftsanbahnung. Auch im Simsa Weblex können seit Jahren Musterverträge und Checklisten abgerufen werden. Mit dem Simsa Collaboration Framework stehen erstmals übergreifende Guidelines für einen strukturierten Ablauf von Ausschreibungen sowie zur Auftragsvergabe zur Verfügung, die sowohl Auftraggebern wie Auftragnehmern als Lead-Sheet dienen können. Vertragsvorlagen tragen dazu bei, mögliche Streitigkeiten während und nach dem Projekt zu vermeiden; Best Practices von Marktteilnehmern geben Impulse zur Ausgestaltung der Geschäftsbeziehung.

Im Simsa Collaboration Framework werden erstmals alle wichtigen Unterlagen rund um Pitchverfahren sowie die Regeln der Zusammenarbeit in einer Toolbox gesammelt und veröffentlicht. Das Simsa Collaboration Framework wird dynamisch von einem Steering Committee weiterentwickelt, das in den nächsten Wochen mit fünf Personen besetzt wird, die sowohl Auftragnehmer wie Auftraggeber repräsentieren. «Nur so können wir auch die notwendige Schlagkraft erhalten», meinen die Initianten des Frameworks Maximilian Plank und Imre Sinka aus dem Simsa-Vorstand. «Das Steering Committee soll die Themenauswahl steuern und das Framework vorantreiben». Das ausgearbeitete Framework wird in den nächsten Wochen auf der Simsa-Website publiziert und fortlaufend erweitert.

Verstärktes Engagement auch in der Berufsbildung und bei ­Gesetzesrevisionen

Als OdA (Organisation der Arbeitswelt) des Bundes zeichnet die Simsa auch für die anerkannte Weiterbildung in der Branche verantwortlich. 2017 baut die Simsa ihre Zusammenarbeit mit der SAWI Academy for Marketing and Communication weiter aus. Neu werden dort neben dem WPM-Lehrgang weitere auf den digitalen Markt ausgerichtete Kurse und Schulungen angeboten, die durch Atteste und Simsa-Zertifizierungen (inklusive Themengestaltung, Dozentenpool und Prüfung durch die Simsa) marktgerechtes Fachwissen vermitteln.

Bei den Diskussionen um die anstehenden Revisionen des URG (Urheberrechtsgesetzes) und des BÜPF (Bundesgesetz zur Überwachung des Post- und Fernmeldeverkehrs) konnte die Simsa zeigen, dass der Verband als Interessenvertreter bei Behörden und anderen Verbänden durchaus ernst genommen wird. Auch 2017 steht mit der Revision des DSG (Datenschutzgesetzes) eine Vernehmlassung durch den Gesetzgeber an, die von der Simsa sorgfältig geprüft werden wird. In Absprache mit Partnerverbänden beabsichtigt die Simsa, sich im Interesse der Schweizer Internetwirtschaft an dieser Vernehmlassung zu beteiligen.

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