AIIM Conference 2017

Content-Services statt ECM

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von Marco Lötscher, Leiter Prozessmanagement, IOZ

An der AIIM Conference 2017 in Orlando haben Fachleute über Trends im Business diskutiert und wie sich diese auf das ­Informationsmanagement auswirken. Der Branche stehen grosse Veränderungen bevor.

In Orlando haben sich Mitte März 600 Businessverantwortliche, Opinion Leader, Experten, Berater und Lieferanten an der AIIM Conference getroffen. An der dreitägigen Konferenz drehte sich alles um das Thema Informationsmanagement. In 4 Keynote-Präsentationen, 20 Breakout Sessions, 3 Town Hall Sessions und 72 Round-Table-Diskussionen debattierten die Vertreter der Zunft über die Zukunft des Informationsmanagements.

«ECM ist tot!»

Bereits bei der Keynote von John Mancini, Chief Evangelist von AIIM, wurde klar, dass die ganze Konferenz unter dem Stern einschneidender Veränderungen für die Branche stand. Eingangs ging Mancini auf die aktuellen Trends wie Consumerization, die digitale Transformation sowie auf neue Arbeits- und Firmenkulturen mit Millennials ein. Anschliessend nahm Mancini das Publikum mit auf eine Zeitreise, in der er die Veränderungen der letzten 20 Jahre im Bereich des Informationsmanagements aufzeigte. Schnell wurde klar, dass sich die Lösungen im Informationsmanagement in dieser Zeit stark verändert haben: von zentralisiert, kon­trolliert und komplex in Richtung dezentral, businessnah, einfach und agil. Mancini verglich die Veränderungen sogar mit einer Revolution. Er zitierte den Blogbeitrag von Gartner «ECM is now dead (kaput, finite, an ex-market name)», der nach seiner Veröffentlichung für grosse Aufregung in der Branche gesorgt hatte.

Jeder muss ein Change Leader werden

Auch in der Keynote von Cheryl Cran, Buchautorin und Change-Leadership-Expertin, waren Veränderungen das Thema. Cran zeigte in ihrem Vortrag auf, was sich in vielen Firmen in den Arbeitskulturen geändert hat und wie diesen Entwicklungen heute am besten zu begegnen sei. «Jeder muss ein Change Leader werden», lautete ihr Motto. Sie meinte damit, dass in den neuen Organisationsformen sehr viel Autonomie Einzug gehalten habe.

Mitarbeiter in modernen Organisationen dürften sich viel selbstständiger organisieren als die Arbeitnehmer vorheriger Generationen. Sei es in der Auswahl ihres Arbeitsplatzes, der Tools zur Unterstützung beim Erledigen ihrer Aufgaben oder beim Lernen von neuen Arbeitsmethoden. Diese Autonomie verlange logischerweise mehr Eigenverantwortung, also persönliche «Leadership», schlussfolgerte Cran.

Informationschaos unter Kontrolle bringen

All diese Veränderungen und die abnehmende Bereitschaft der Anwender, sich an organisatorische Vorgaben zu halten, bereite vielen Informationsmanagern in Unternehmen Kopfzerbrechen. Sind sie doch verantwortlich für die Einhaltung von Gesetzen und Regulatorien. Dadurch entsteht ein grosses Spannungsfeld zwischen den klassischen, von ECM-Lösungen bekannten Methoden im ­Informationsmanagement (zentrale Regulierung, Kontrolle und Strukturierung von Informationen) und den Bedürfnissen nach einfachen und individuell abgestimmten Lösungen.

Als Antwort auf diese Herausforderungen bieten die Technologieanbieter diverse Lösungen zur Analyse und automatischen Klassifizierung von Informationen sowie Security- und Governance-Features an. Letztere werden bei der Wahl der geeigneten Tools künftig immer wichtigere Entscheidungskriterien darstellen.

Auch erwarten Unternehmen keine zentralisierten, vereinheitlichten Lösungen mehr, sondern einzelne Services, die dabei helfen, Arbeitsabläufe im persönlichen Arbeitsumfeld zu vereinfachen und zu beschleunigen. Darauf hat der Markt bereits mit unzähligen Produkten reagiert. Viele Hersteller bieten mittlerweile Workflow-Lösungen mit einfach zu bedienenden Komponenten. Damit diese letztlich sinnvoll eingesetzt werden können, braucht es eine professionelle Beratung und Begleitung der Businessbereiche in Unternehmen.

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