Homeoffice – funktionell und sicher muss es sein

Homeoffice – dem Wunsch vieler Mitarbeiter, zuhause zu arbeiten, stand bis heute häufig das kategorische Nein vieler Arbeitgeber entgegen. So arbeiteten laut Eurostat 2018 nur 4,1 Prozent der Beschäftigten in der Schweiz von zuhause aus. Die aktuelle Corona­krise hat diesen Anteil deutlich steigen lassen. Für viele Angestellten eine ungewohnte Situation. Auch Unternehmen mussten innerhalb kürzester Zeit ihre IT anpassen. Denn Homeoffice ist mehr als ein funktionierender VPN-Zugang. Und nicht einmal der kann bei der Mehrzahl der Unternehmen vorausgesetzt werden.

Dreiklang aus Infrastruktur, Prozessen und Interaktion

Beim Thema Homeoffice sind drei Dinge zu beachten: Zunächst natürlich das Thema Infrastruktur. Dann folgen die Prozesse und die soziale Komponente. Die meisten Unternehmen betrachten aber nur den ersten Punkt und meinen, dass es damit getan ist. Das ist aber ein Trugschluss – gerade, wenn Angestellte über einen längeren Zeitraum im Homeoffice arbeiten müssen. Mit jedem Tag nimmt die Relevanz der beiden anderen Themen zu.

Funktionell ja, aber unsicher

Firmen achten zurzeit auf die Funktionalität. Denn Business Continuity hat oberste Priorität. Mittel- und langfristig sollten Verantwortliche aber auch das Thema Sicherheit berücksichtigen. Einige KMUs stellen etwa ihre eigene Infrastruktur ausserhalb des Firmennetzwerks zur Verfügung, weil sie keine zentrale VPN-Lösung haben. Wenn dabei dann nur schwach gesicherte Server aus dem Internet erreichbar sind, birgt das zahlreiche Risiken. Auch die Zahl von Phishing-Kampagnen mit Coronabezug steigt. Dabei nutzen die Cyberkriminellen insbesondere den Informa­tionsbedarf der Menschen in Bezug auf Covid-19 aus. Daher sollten Verantwort­liche eine Regel beachten: Wenn möglich VPNs oder Cloud-Dienste nutzen, die das Thema Sicherheit verinnerlicht haben.

Kommunikationsflüsse lenken

Auch für die Mitarbeiter verändert sich der Alltag. Dabei sollten sich Unternehmen bewusst machen, dass das Büro letztlich nur eine Kommunikationsplattform unter vielen ist. Diese gilt es nun zu ersetzen. Verantwortliche müssen klären, wie sich dieser Informationsfluss managen lässt. Dazu gehört es sicherlich auch, entsprechende Strukturen zu schaffen. Die Frage nach dem Kommunikationskanal müssen viele Unternehmen aber erst noch für sich klären. Ein Rat an dieser Stelle: So wenige wie möglich. Auch hier gilt es, den Aspekt Sicherheit zu berücksichtigen. Eine Möglichkeit ist etwa ein Chat mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Je länger die aktuelle Phase also andauert, desto wichtiger ist es, das schnell eingesetzte Provisorium durch eine dauerhafte und sichere Lösung zu ersetzen.

Die Kommunikation spielt auch auf der zwischenmenschlichen Ebene eine entscheidende Rolle. Zurzeit können sich Kollegen nicht in der Kaffeeküche oder auf dem Flur austauschen. Daher sollten Unternehmen auch dafür einen Kanal schaffen, damit Mitarbeiter ganz zwanglos miteinander reden können, während sie zuhause einen Kaffee trinken.

Corona geht, Homeoffice bleibt

In der aktuellen Zwangssituation erkennen viele Mitarbeiter die Vorteile des Homeoffice: Sie können sich die Arbeitszeit individuell einteilen und arbeiten somit auch effizienter. Daher ist davon auszugehen, dass künftig deutlich mehr Mitarbeiter von zuhause arbeiten wollen. Wer also die jetzige Situation nutzt und seine Infrastruktur entsprechend anpasst, handelt weitsichtig.

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Durch Homeoffice hat die Komplexität der Netzwerke zugenommen

Infolge der Coronakrise zieht es immer mehr Menschen ins Homeoffice. Doch die Verlagerung des Arbeitsplatzes aus dem Büro ins Zuhause birgt auch Nachteile. Welche Gefahren hier für das Unternehmensnetzwerk lauern und wie man sich davor schützt, verrät Cornelia Lehle, Sales Director von G Data Schweiz. Interview: Sven Martens

Was ist die grösste Gefahr für Unternehmer, wenn ihre Mitarbeitenden im Homeoffice arbeiten?

Cornelia Lehle: Durch den Umzug ins Homeoffice hat die Komplexität der Netzwerke in Unternehmen zugenommen. Die Sicherheit ist aber nicht im gleichen Masse gewachsen, weil die Strukturen oft sehr flach aufgebaut sind. Unterschiedliche Segmente des Unternehmens befinden sich immer noch in ein- und demselben Netzwerk – ohne eine sinnvolle und damit auch sichere Abgrenzung einzelner Bereiche zu haben. Das heisst: Dringt ein Angreifer ins Unternehmen ein, lassen sich die Sicherheitsvorfälle nur sehr schwer eingrenzen.

Wie könnte sich die Anzahl von Cyberattacken in Verbindung mit Covid-19 entwickeln, wenn die Krise länger anhält?

Wir beobachten schon jetzt sowohl breitgestreute, als auch gezielte Phishing-Kampagnen mit Corona-Bezug. Zwar haben einige grosse Cybercrime-Gruppierungen angekündigt, zumindest keine Krankenhäuser anzugreifen, aber einerseits sind das Einzelfälle und andererseits ergibt sich daraus keine gute Prognose für alle Unternehmen, die nicht gerade ein Krankenhaus sind. Cyberkriminelle nutzen den hohen Informationsbedarf der Menschen in Bezug auf Covid-19 gezielt und schamlos aus. Wer in seinem Postfach eine Mail findet, die etwa einen Corona-Tracker oder günstige Atemschutzmasken anbietet, sollte höchste Vorsicht walten lassen.

Zuletzt gab es eine Sicherheitslücke bei der Videokonferenz-App Zoom. Wie verhindert der Vorgesetzte, dass die Mitarbeitenden unsichere Kommunikationskanäle nutzen?

Die Frage nach den Kommunikationskanälen klären viele Unternehmen erst jetzt für sich. Dabei probieren sie manche Dinge aus und verwerfen sie auch wieder. Mein Rat an dieser Stelle: So wenige Tools wie möglich nutzen. Und auch hier sollten Verantwortliche das Thema Sicherheit von Anfang an einbeziehen. Braucht es vielleicht einen Chat mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung? Für eine Übergangsphase kann das im Moment sicher pragmatisch gehandhabt werden, sollte aber schnell vom Provisorium zu einer dauerhaft funktionierenden und sicheren Lösung umgebaut werden.

Wie wird der Arbeitsalltag nach der Coronakrise aussehen? Gibt es eine Rückkehr aus dem Homeoffice?

Ich gehe davon aus, dass der Anteil an Arbeit aus dem Homeoffice generell zunehmen wird, wenn wieder normal im Unternehmen vor Ort gearbeitet werden kann. Denn vielen Angestellten wird klar, welche Vorteile Homeoffice hat: Eine höhere Produktivität, bessere Zeiteinteilung sowie Zeitgewinn durch den kurzen Arbeitsweg. Sicherlich kehren aber viele Mitarbeiter wieder sehr gerne ins Büro zurück. Zum einen, weil sie dauerhaft keinen geeigneten Arbeitsplatz zuhause haben, zum anderen auch, weil der direkte Austausch im Büro mit den Kollegen kaum durch eine Videokonferenz zu ersetzen ist.

Was sind Ihre privaten Tipps & Tricks für das Homeoffice?

Wer zuhause in den eigenen vier Wänden sitzt, sollte immer daran denken, dass er mit dem Firmennetz verbunden ist. Daher gelten auch hier die gleichen Regeln wie für die Arbeit im Büro: Keine unbekannten Wechselmedien anschliessen, keine verdächtigen Links anklicken, Rechner beim Verlassen sperren und Vorsicht beim Öffnen von E-Mail-Anhängen walten lassen. Denn Phishing-Mails kommen auch im Postfach zuhause an. Und natürlich sollte auf allen Rechnern eine aktuelle Sicherheitslösung installiert sein.