Fachbeitrag

Hybride Events – ein Veranstaltungsformat mit Zukunft

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von Catherine B. Crowden CEO bei BMQ Partners und Claudia Gabler CCO bei BMQ Partners

Webinare sind ermüdend, die Durchführung physischer Events eingeschränkt. Wer trotz Corona mit seiner Community in Kontakt bleiben möchte, dem bleibt aber noch eine dritte Möglichkeit. Und die sieht folgendermassen aus.

Im B2B-Geschäft dominiert das geschäftliche Netzwerk. Business Development, Key Account Management oder Sales nutzen geplante und zufällige Begegnungen an Events, um für ihr Thema zu weibeln. Doch in Corona-Zeiten ist alles anders. Anbieter und potenzielle Teilnehmer sind zurückhaltend, wenn es um Präsenzveranstaltungen geht. Erstere, etwa weil sie unsicher sind, ob trotz der Restriktionen genug Besucher kommen, Letztere, weil sie vielleicht Angst haben sich anzustecken.

Verpassen Anbieter damit eine gute Chance, in dieser aussergewöhnlichen Zeit, ihrer Community nahe zu sein? Ihren Kunden etwas zu bieten? Ihre Partner bei Laune zu halten?

Für Unternehmen, die trotz Corona coole Events durchführen wollen, gibt es eine Lösung: hybride Events. Diese finden nicht entweder analog oder digital statt, sondern sowohl als auch. Ein Teil der Besucher und Referenten trifft sich also physisch in einer Event-Location, die den geltenden Sicherheitsvorschriften gerecht wird. Weitere Teilnehmer können sich digital vom Homeoffice, vom Büro, von ihrer Ferienwohnung oder aus dem Camper zuschalten.

 

Webinar vs. hybrides Event-Design

Die Vorzüge hybrider Events sind offensichtlich:

  • Ein hybrider Event kann in jedem Fall durchgeführt werden.

  • Er bietet online-müden Interessenten die Gelegenheit für ein physisches Erlebnis.

  • Gleichzeitig eröffnet er Teilnehmern von nah und fern Zutritt zu spannenden Themen. Die Skalierung kennt im virtuellen Raum praktisch keine Grenzen.

  • Anders als bei Webinaren, die wegen Corona boomen, spricht der Referent nicht starr in eine Kamera, sondern zu einem Livepublikum. Analog zur Situation in einem TV-Studio oder bei einem TED-Talk profitieren digitale Teilnehmer von mehr Dynamik und Körpersprache.

  • Digitale Teilnehmer teilen Fragen und Anregungen im Chat, auch während der Referent spricht. Der Onlinemoderator kann die Fragen nutzen, um Schwung in die anschliessende Q&A Session zu bringen.

 

Bei all den Vorzügen, die ein hybrider Event mit sich bringt, sind auch die Nachteile nicht zu vernachlässigen:

  • Man muss zwar «nur» ein Speaker Line-up aufsetzen. Abgesehen davon verbergen sich hinter einer guten hybriden Event-Experience zwei komplette Event-­Designs, begonnen von der Planung, dem Einladungsmanagement über die Kommunikation bis hin zum Follow-up.

  • Die Kosten eines hybriden Events dürfen nicht unterschätzt werden. Man braucht sowohl eine gute Location mit Catering und allem Pipapo als auch eine ausgezeichnete Eventtechnik, damit die digitale Austragung nicht zu einem Event zweiter Klasse verkommt.

  • Die Event-Experience muss gut geplant und in die Dramaturgie eingebunden werden, damit sich auch im Homeoffice oder im Büro ein Gefühl der Zugehörigkeit sowie Wow- und Jö-Momente einstellen. Die Teilnehmer vor Ort werden mit schönem Catering und Goody Bags verwöhnt. Überlegen Sie sich, womit Sie Ihren digitalen Gästen ein Lächeln ins Gesicht zaubern können!

 

Gute Gründe für Messen und Konferenzen

Auch wenn Events mit Corona entweder schwer planbar (Live-Events) oder praktisch, aber mässig attraktiv (Webinare) oder attraktiv, aber aufwändig (hybride Eventformate) geworden sind: Es gibt nach wie vor viele gute Gründe, sich dem Thema zu widmen. Mit Corona ergeben sich darüber hinaus neue Chancen der Kundenbegeisterung. Clevere Vorreiter nutzen diesen neuen Raum, um ihn zu prägen, zu gestalten und ihren Kunden etwas zu bieten.

 

So gelingt der hybride Event

Vorbereitung:

  • Bei der Programmgestaltung auf eine kurze Vortragsdauer achten. Maximal 20 Minuten plus 10 Minuten Q&A sind ideal. Optional können kürzere Elemente wie 10-minütige Pitches eingeplant werden.

  • Keine Videos und Tonbeiträge! Diese kommen zeitversetzt und in nicht kontrollierbarer Qualität bei den digitalen Teilnehmern an. Besser: Link einpflegen in den Chat oder in die Slides, die im Nachgang zur Verfügung gestellt werden.

  • Das Programm sollte 2 Stunden nicht überschreiten. Nach zirka 1 Stunde eine Pause einplanen.

  • Gute Lichtverhältnisse auf der Bühne, Kameras und eine professionelle PA-Anlage für eine optimale Ton­übertragung sind Pflicht für ein überzeugendes Event­erlebnis im digitalen Raum.

  • Ein gutes Briefing ist die halbe Miete. Wie bei jedem Event lohnt sich ein Vorgespräch mit den Referenten, besonders auch in Hinblick auf den besonders pünktlichen Ablauf und die beiden Audienzen: Kamera und Live-Publikum.

  • Referenten und Teilnehmer gegebenenfalls um Einverständnis bitten, wenn der Event aufgezeichnet und im Nachgang zur Verfügung gestellt werden soll.

 

Durchführung:

  • Boden für die Referenten und Moderatoren markieren. Die digitalen Teilnehmer sollen die Vortragenden immer von ihrer Schoggi- und möglichst nie von ihrer Rückseite zu sehen bekommen!

  • Digitale Moderatoren bestimmen, welche die digitalen Gäste willkommen heissen und für die Online-Gästebetreuung sorgen.

  • Eine hybride Moderation bestimmen, die durch den Tag führt, die Fragen der Teilnehmer aus dem digitalen Raum an die Referenten und die Live-Audienz richtet und im Chat kommentiert.

  • In den Pausen die Möglichkeit für Networking bieten, etwa in Breakout Sessions, individuellen Chats oder in ausgewählten Themen-Spaces.

 

Nachbereitung:

  • Sich bei den digitalen und analogen Gästen für ihre Teilnahme bedanken und Feedback einholen, um die Event-Experience abzurunden (etwa Zustellung der Slides, Link zur Fotogalerie, Gutschein-Codes/Voucher als Goodies, Link zum Event-Review, Zugang zu Vortrags-Aufzeichnungen und gegebenenfalls Gästeliste)

  • Umfrageteilnehmer mit besonders positiven Rückmeldungen können als Testimonials für künftige Events angefragt werden. Zufriedene Teilnehmer einladen, zu folgen und den Event auf Social Media zu empfehlen.

  • Nach dem Event ist vor dem Event: Jetzt ist die Zeit sich die kleinen Hoppalas und erfreulichen Highlights zu notieren, um für die nächste Veranstaltung zu lernen. Denn schon bald fühlt sich die neue Event-Experience wie Commodity an und die Gäste erwarten den nächsten Level an Professionalisierung und Erlebnis. Mit Kreativität und Fokus auf die Kundenbedürfnisse gelingt es bestimmt, diese Erwartung erneut zu übertreffen!

 

(Source: BMQ Partners)

Webcode
DPF8_186132

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