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Know-how im Unternehmen erkennen und gewinnbringend teilen

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Die Pandemie und die dadurch vielerorts ausgelöste Verlagerung der Arbeitsplätze der Mitarbeitenden ins Homeoffice hat in vielen Unternehmen auch eines deutlich gemacht: wie entscheidend der rasche und sichere Zugriff und das Verwalten von wichtigen Dokumenten, Daten und Informationen ist.

(Source: Marco2811 / AdobeStock.com)
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Der Ruf nach rationellen und schlanken Geschäftsprozessen sowie einem professionell gemanagten Umgang mit der Flut an Dokumenten und unstrukturierten Daten ist nicht neu. Diese Prozesse haben auch ohne den Druck durch die Pandemie schon immer grosse Anforderungen an Unternehmen gestellt.

Gewandelt haben sich aber die Parameter der Wettbewerbsbedingungen auf den Märkten: Nicht mehr "gross und billig", sondern "schnell und flexibel" sind heute entscheidende Erfolgsfaktoren. In ihren Segmenten führende Unternehmen weisen eine Gemeinsamkeit auf: Sie haben auf der Basis der Umstellung beziehungsweise Transformation zu neuen, innovativen Businessmodellen mit durchgängig digitalen Geschäftsprozessen entscheidende Vorteile geschaffen und führende Marktpositionierungen erreicht. Professionell genutzte Enterprise-Content-Manage­ment(ECM)- und Document-Management-Systeme (DMS) tragen hier wesentlich zum Erfolg bei.

Neue Lösungen, neue Kompetenzen

Die erfolgreiche Implementierung und Umsetzung einer ECM-/DMS-Anwendung hängt aber nicht allein von der Berücksichtigung der prozess- und systemtechnischen Aspekte ab. Die rein technische Implementierung einer neuen Lösung ist noch kein Garant für deren erfolgreiche Nutzung und Umsetzung.

Eine neue Lösung hat eben auch einen grossen und einschneidenden Einfluss auf die Organisation und die Kultur eines Unternehmens. Es setzt eine Organisation und Mitarbeitende voraus, die über die Kompetenzen und Expertise verfügen, das neue Spiel zu beherrschen. Es setzt auch voraus, dass die Fachbereiche das Potenzial der Daten, der Informationen und des gemeinsamen Wissens im Unternehmen erkennen und den entsprechenden Kulturwandel unterstützen. Dazu gehört auch die Bereitschaft, über den Tellerrand zu schauen und Daten und Erkenntnisse dem ganzen Unternehmen zugänglich zu machen. Vorrangig geht es auch darum, individuelle Wissens- und Datensilos (Königreiche) abzubauen und einen entsprechenden Demokratisierungsprozess mit Blick auf den Zugang zu Daten und Informationen zu ermöglichen.

Erst das Engagement und die Disziplin der Mitarbeitenden, neue Verfahrensweisen und Abläufe zu akzeptieren und zu adaptieren, werden dem Managen des Enterprise Contents, des Unternehmenswissens sowie der Verschlankung und Verkürzung der Prozessdurchlaufzeiten zu ihrem vollen Erfolg verhelfen und die damit angestrebte Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens steigern.

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