Deshalb gehört Komplexität in den Workflow und nicht das Formular

Technisch gesehen kann ein Prozess entweder über Formulare oder Workflows automatisiert werden. Workflows haben in dem Zusammenhang aber mehr Vorteile.

Auf die Essenz heruntergebrochen bestehen BPA-Lösungen aus zwei Komponenten: Benutzer-Interfaces und Automatisierungs-Engines. Das Erste, womit Anwenderinnen und Anwender beim Ausführen des Prozesses in Berührung kommen, ist ein Eingabeformular. Es werden Informationen abgefragt, es finden Plausibilitätsprüfungen statt, gewisse Eingabefelder können Pflichtfelder sein und am Schluss reicht der User das Formular ein. Ab diesem Trigger-Punkt startet ein Workflow.

Was gute Workflows ausmacht

Gutes Workflow-Design zeichnet sich dadurch aus, dass schwere, komplexe Workflows in einen Haupt- mit mehreren Unter-Workflows aufgeteilt werden. Jeder Unter-Workflow kann zuständig sein für die Erstellung und Zuweisung einer Aufgabe aus dem Prozess heraus. Jede Workflow-Aufgabe muss die relevanten Daten des Eingabeformulars anzeigen und die geforderten Informationen abfragen, damit der Prozess fortgesetzt werden kann. Der Haupt-Workflow läuft so lange, bis alle Unter-Workflows abgeschlossen sind. Als Prozess-Output kann ein vom Workflow erstelltes Dokument (zum Beispiel PDF) abgelegt werden.

Warum sollte nun also die Komplexität eines Prozesses im Workflow statt in den Formularen abgebildet werden? Die Antwortet lautet: Separation of concerns!

Was Formulare kritisch macht

Jedes Mal, wenn ein Mensch mit einem Formular in Berührung kommt, stellen sich hohe Ansprüche an die Bedienbarkeit (Usability) dieses User-Interfaces. Anforderungen wie die Mehrsprachigkeit von Formularen, responsive Bildschirmanpassungen, rollengesteuerte Inhaltsdarstellung, Kompatibilität mit Mobile-Devices, Validierung auf Pflichtfeldern, logische Anordnung der Eingabefelder, Nachschlagen von Zusatzinformationen zur Laufzeit (zum Beispiel Nachschlagen des Manager-Attributs des aktuellen Users) und letztlich die selbsterklärende Funktionsweise machen digitale Formulare zu einer grossen Herausforderung in der Erstellung. Muss aufgrund einer (Gesetzes-) Änderung jedes Formular angepasst werden, steigt der Wartungsaufwand der gesamten BPA-Lösung rapide an.

Workflows haben Zeit, Formulare nicht

Workflows können es dagegen verhältnismässig gemächlich angehen. Niemand in der Geschäftswelt wartet da­rauf, bis sie oder er endlich wieder einmal eine E-Mail-Nachricht erhält mit der Aufforderung, den Antrag X zu prüfen und freizugeben. Der Erfahrung nach wird das Zuweisen einer Genehmigungsaufgabe bis zu 5 Minuten nach dem Absenden des Antragformulars diskussionslos toleriert. In dieser Zeit können in aller Ruhe die Berechtigungen gesetzt, etwaige Genehmigerinnen und Genehmiger aus einem Umsystem (zum Beispiel Active Directory) nachgeschlagen und die Antragsdaten weiter aufbereitet werden. So, dass alles bereit ist für die nächste Benutzerinteraktion.

Darum empfiehlt es sich, Komplexität aus den Formularen und in die Workflows zu verschieben. Benutzerinteraktionen sollen durch einfache, reduzierte, selbsterklärende und performante Formulare geschehen. Die Sequenz der Workflows darf langgezogen sein, sofern es dem «Luftholen» dient, um die nächste Benutzerinteraktion so kurz wie möglich zu halten.