Befähigen Sie Mitarbeitende zur sicheren Nutzung von MS Teams!

Mo 16.01.2023 - 07:00 Uhr

von Philipp Hagedorn, Head of Digital Business Transformation, uniQconsulting ag

Die meisten Unternehmen haben mittlerweile die Einsicht gewonnen, dass durch die Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell die Effektivität, die Arbeitsmoral und die Kundenzufriedenheit nicht gelitten haben. Es ist sogar Fakt, dass Mitarbeitende heute ein flexibles, kollaboratives Arbeitsumfeld erwarten.

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(Source: zVg)

Philipp Hagedorn, Head of Digital Business Transformation, uniQconsulting ag. (Source: zVg)

Die neuen Strukturen der Arbeitsorganisation werfen nicht nur alte Konzepte für Teamwork, Firmenkultur und Führung über Bord, sondern stellen das Management und die IT-Verantwortlichen vor eine systemische Herausforderung. Sie müssen das Mindset ändern. Der digitale Wandel kann nur gelingen, wenn nicht Angst, starke Regulierung und der traditionelle «Burg- und Burggraben»-Ansatz das Mindset bestimmen, sondern die Mitarbeitenden befähigt werden, über den Grenzen der üblichen Sicherheitsmauern auf Daten zuzugreifen und mit ihnen zu kommunizieren.
Für viele Unternehmen hat sich beispielsweise MS Teams als leistungsstarkes Produktivitätstool und als Plattform für moderne Kollaboration etabliert. Jedoch führt die tiefe Integration von MS Teams in Microsoft 365 und Azure Active Directory (AD) zu grossen Herausforderungen für IT- und Compliance-Abteilungen. Die Regulierung von Inhalten und deren Ausbreitung muss zwar Teil der Sicherheitsstrategie sein, um das Unternehmen vor dem Risiko des Datenmissbrauchs zu schützen. Doch wie kann eine solche Steuerung der Sicherheit aussehen, damit sowohl Effizienz als auch Benutzerakzeptanz gewährleistet sind?

Problemlösung durch automatisiertes Provisioning

uniQconsulting hat selbst mit dieser Herausforderung gekämpft und nun eine Provisioning-Lösung mit einzigartigen Features entwickelt. Die Applikation «Teamarin» sorgt dafür, dass eine sicherheitskonforme Nutzung von MS Teams für alle Mitarbeitenden intuitiv gestaltet wird, ohne dass diese an Produktivität einbüssen. Die Erstellung von Teams erfolgt nach automatisierten Templates, die den unternehmensspezifischen Governance- und Compliance-Richtlinien folgen. So können Namenskonventionen, Berechtigungsvorgaben und Applikationsfreigaben automatisiert angewendet oder einfach geklont werden. Der Prozess verbessert und unterstützt selbstorganisierte Arbeitsmodelle: Mitarbeitende können so selbst Teams und Channels erstellen, Daten sicher teilen und Gäste einladen, ohne von Richtlinien oder langwierigen Genehmigungsprozessen ausgebremst zu werden.

Lifecycle-Management und Housekeeping sorgt für Sicherheit und Kostenoptimierung

Das Fehlen eines Lifecycle-Managements hat zur Folge, dass Organisationen plötzlich auf einem Berg von Teams-Accounts sitzen, die in Vergessenheit geraten sind. In einer zunehmend vernetzten Welt ist dieses Problem nicht auf Teams beschränkt, sondern betrifft das gesamte Microsoft-Ökosystem. «Teamarin» von uniQconsulting automatisiert nicht nur den Prozess, wie die Teams-Accounts beantragt, genehmigt und angelegt, sondern ebenfalls wie sie verwaltet und archiviert werden. Ist der Zweck eines Teams-Accounts oder Channels nach einem Projektabschluss erfüllt, werden die relevanten Inhalte gesichert, archiviert und die Zugriffsrechte von Gästen bereinigt. Diese Automation führt in der IT-Abteilung zu einer Reduktion des Wartungsaufwands und erhöht die Kostenkontrolle. Zudem sorgt die automatisierte Deaktivierung des Gastzugriffs dafür, dass die Tür zu Datenlecks geschlossen wird.

Technische Integration erfolgt nach einem ganzheitlichen Beratungsansatz

Als Microsoft Gold Partner analysieren wir mit Ihnen das Big Picture. Wir begleiten sie bei der Konzeption oder Optimierung Ihrer MS-Teams-Umgebung und analysieren mit Ihnen Ihre digitale Adoption.

Ein erfolgreich umgesetzter Hybrid-Work-Ansatz heisst, dass trotz höchster Sicherheitsstandards den Mitarbeitenden ein intuitives, effizientes und positives Nutzererlebnis geboten wird, egal wo sie sich gerade befinden.

Integration mit Mehrwert

Die App «Teamarin» ermöglicht eine durchgehende Integration von MS Teams, sodass Mitarbeitende intuitiv handeln, effizient vorgehen und sicher kollaborieren können. Jedoch profitieren nicht nur Unternehmen und deren Belegschaft. Der Name ist inspiriert durch den «Golden-headed Lion Tamarin». Das stark bedrohte Goldkopflöwenäffchen ist auf der roten Liste der IUCN geführt. Die uniQconsulting spendet bei Ihren Eigenentwicklungen zwei Prozent jeder Subscription-Gebühr an eine Tier- und Artenschutzorganisation, um die weltweite biologische Vielfalt zu stärken.