Volketswil setzt auf digitale Souveränität statt auf Microsoft 365

(Source: zVg)

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Eine Cloud-Strategie im Spannungsfeld von ­Funktionalität und Datenhoheit

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung stehen öffentliche Verwaltungen in der Schweiz vor einer zentralen Frage: Soll die bestehende IT weiterbetrieben oder auf eine internationale Cloud-Plattform wie beispielsweise Microsoft 365 migriert werden? Auch Volketswil prüfte diese Option eingehend.

Im Evaluationsprozess zeigte sich schnell, dass ein Wechsel zu Microsoft 365 erhebliche Risiken für die digitale Souveränität mit sich bringen würde. Als öffentliche Behörde trägt die Gemeinde eine besondere Verantwortung für den Schutz sensibler Daten von Bürgerinnen und Bürgern. Werden Daten bei US-Anbietern gespeichert oder verarbeitet, unterliegen sie potenziell dem US Cloud Act – selbst dann, wenn sich die Rechenzentren physisch in der Schweiz oder der EU befinden.

Entscheidung für eine souveräne Alternative

Volketswil suchte nach einer Lösung, die sowohl funktional als auch rechtlich überzeugt. Mit aXc fand die Gemeinde einen Schweizer IT-Partner, der eine vollständig in der Schweiz betriebene Alternative zu Microsoft 365 bereitstellt. Die Entscheidung fiel klar aus: kein Wechsel zu einer US-Cloud, sondern der konsequente Schritt hin zu einer souveränen Private Cloud.

Swiss-made Private Cloud – Sicherheit by Design

Die eingesetzte Plattform ist als moderne Private-Cloud-Architektur konzipiert. Externe Cloud-Dienste werden bewusst nicht eingesetzt. Sämtliche Services laufen ausschliesslich in von aXc betriebenen Schweizer Rechenzentren. Nur so ist sichergestellt, dass Daten die Schweiz nie verlassen und die Gemeinde jederzeit die volle Kontrolle über Zugriffsrechte, Betrieb und Compliance behält.

Moderne Kollaboration und Office Suite auch ohne Microsoft Cloud möglich?

Beim Festlegen der Roadmap von Volketswil standen die folgenden Themen im Vordergrund:

• Wie stellen wir eine moderne Kollaboration innerhalb der Verwaltung, aber auch mit Externen (z. B. Kunden oder ­Architekten) einfach sicher?
• Wie gehen wir mittelfristig mit der aktuell eingesetzten MS-Office-2024-Lösung um? Der Hersteller Microsoft hat angekündigt, dass die MS Office Suite ab dem Jahre 2029 nur noch in der Cloud von Microsoft verfügbar sein wird.

Volketswil stützt sich im Bereich der modernen Kollaboration auf das digital souveräne Lösungsangebot von aXc. Dieses umfasst modulare Lösungen für Telefonie, Chat, Videokonferenz sowie Cloud-Speicherdienste, die ein gemeinsames Arbeiten an Dokumenten erlauben. Cloudbasierte Anwendungen wie Microsoft Teams, OneDrive oder Copilot kommen bewusst nicht zum Einsatz.  Die Mitarbeitenden der Gemeinde können wie gewohnt virtuelle Meetings durchführen und effizient zusammenarbeiten – ohne Abhängigkeit von externen Cloud-Diensten.

Roadmap zur digitalen Souveränität

Die Roadmap der Gemeinde Volketswil sieht vor, dass in einem ersten Schritt auf die digital souveräne Plattform von aXc gewechselt wird. Gleichzeitig wurden die Arbeitsplätze in der Verwaltung auf mobiles Arbeiten mit Laptops umgestellt. Im Zuge dessen wurde im Bereich der Kollaboration die Videokonferenzlösung von aXc flächendeckend eingeführt.

Nach diesem ersten Schritt erfolgt eine Konsolidierungsphase, damit alle Mitarbeitenden genügend Zeit haben, sich an die angepasste und viel flexiblere Arbeitsweise gewöhnen zu können.

Während dieser internen Konsolidierungsphase stellt Volketswil nun die Zusammenarbeit mit ihren Einwohnenden auf digitales Arbeiten um. Volketswil setzt dafür das E-Service-Portal von aXc ein und ermöglicht dadurch eine medienbruchfreie Integration der Prozesse zwischen den Einwohnenden und der Verwaltung. Selbstverständlich ist sich Volketswil bewusst, dass nicht alle Einwohnenden digital unterwegs sind. Deshalb stehen alle angebotenen rund 70 E-Services auch analog über die entsprechenden physischen Schalter in der Verwaltung zur Verfügung.

Volketswil hat bewusst entschieden, dass in einer ersten Phase die vertrauten Microsoft-Office-Anwendungen – in der On-premises-Version – vorerst bestehen bleiben. Das von Microsoft selbst auferlegte Damoklesschwert, dass die On-premises-Variante von MS Office nur noch bis ins Jahr 2029 unterstützt wird, ist Volketswil bewusst. Deshalb findet 2026 eine ausführliche Pilotierung der Open-Source-Alternative Collabora Suite statt. Durch diese Pilotierung kann eine saubere Entscheidungsgrundlage für einen möglichen Umstieg geschaffen werden.

Was Volketswil damit erreicht hat

Mit der Schweizer Microsoft-365-Alternative erzielt die Gemeinde drei zentrale Vorteile:

1. Digitale Souveränität: Durch den vollständigen Verzicht auf externe Cloud-Anbieter behalten die Behörden die uneingeschränkte Kontrolle über ihre Daten. Ein Zugriff durch Drittstaaten (wie den USA) ist per Design ausgeschlossen. Dringende Datenschutzfragen, wie sie aktuell viele öffentliche Einrichtungen haben, sind damit beantwortet.
    
2. Zukunftsfähigkeit: Der IT-Partner aXc verfügt über 20 Jahre Erfahrung mit Digitalisierungslösungen für den öffentlichen Sektor. Die modulare Private-Cloud-Architektur ist aus der Erfahrung heraus flexibel angelegt und erlaubt es, zusätzliche Funktionen – etwa elektronische Signaturen – jederzeit und flexibel zu integrieren.
    
3. Entlastung der Mitarbeitenden: Da keine Cloud-Datenklassifizierung erforderlich ist, entfallen komplexe Schulungen der Mitarbeitenden. Verantwortung und Betrieb liegen beim IT-Partner, was den Schulungsaufwand reduziert und das Risiko von Fehlklassifikationen minimiert.

Signalwirkung über Volketswil hinaus

Moderne digitale Arbeitsweisen und strikte Datensouveränität sind kein Widerspruch. Das zeigt die Gemeinde Volketswil. Die Gemeinde nutzt zeitgemässe Kollaborationstools, behält aber die volle Kontrolle über Datenstandort, Zugriff und rechtliche Rahmenbedingungen. Daraus ergeben sich folgende zentrale Erkenntnisse:

• Nachhaltigkeit: Modulare, rein schweizerische Cloud-Architekturen sichern langfristige Erweiterbarkeit und Stabilität.
   
• Widerspruchsfrei: Digitale Souveränität, Benutzerfreundlichkeit und IT-Governance können Hand in Hand gehen.
   
• Vorbildfunktion: Das Projekt dient als Blaupause für andere Gemeinden und Städte mit vergleichbaren Sicherheits- und Compliance-Anforderungen.
   

Gleichzeitig setzt das Projekt einen klaren Impuls. Die steigende Nachfrage nach souveränen Cloud-Lösungen erhöht den Druck auf internationale SaaS-Anbieter und bietet lokalen Anbietern und Kunden Chancen, ihre digitale Souveränität zu bewahren oder zurückzugewinnen.

Das Fazit aus Volketswil ist eindeutig. Microsoft 365 ist nicht alternativlos. Souveräne, modulare Private-Cloud-Lösungen können zum neuen Standard für die öffentliche Verwaltung in der Schweiz werden.

aXcelerate-Solutions AG 
(aXc)
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Seit 2006 entwickelt das Schweizer IT Unternehmen aXc sichere, souveräne Digitalisierungslösungen für den öffentlichen Sektor, Energieversorger und projektorientierte Organisationen. Unsere Lösungen garantieren Flexibilität, Effizienz und volle Datenkontrolle – getragen von unseren drei Kernwerten: souverän. sicher. swiss made.