Tipps zur Nutzung von Office 365

Mit Office 365 gibt es seit Ende Juni ein neues Cloud-basiertes Anwendungspaket von Microsoft. Der „Recommended Microsoft Premier Deployment Partner“ Avanade erklärt, auf was Unternehmen beim Einsatz des Office-Paket in der Wolke achten müssen.

Cloud Computing-Strategie erarbeiten

Wollen Unternehmen Office-Anwendungen wie Textverarbeitung und Collaboration-Tools auslagern, empfiehlt Avanade im ersten Schritt, die vorhandene IT-Infrastruktur genau zu analysieren. Dabei sollten sich Entscheider die Frage stellen, welche konkreten Anwendungen überhaupt sinnvoll in die Cloud gegeben werden können, ob die jeweiligen Applikationen geschäftskritische Prozesse steuern und wie viele Nutzer die betreffende Software in welchem Umfang verwenden.

Auf Basis dieser Analyse sollte im Anschluss eine unternehmenseigene Cloud-Computing-Strategie entwickelt werden, die gezielt auf die Bedürfnisse der Anwender ausgerichtet ist. Mit der Office 365 Suite können Unternehmen etwa die Vorteile einer Cloud-basierten Lösung realisieren und Mitarbeiter gleichzeitig in gewohnter Anwendungsumgebung arbeiten. Je nach Nutzeranzahl und Unternehmensanforderung ist es möglich, zwischen Office-Paketen für so genannte Enterprise User oder Kiosk User zu wählen.

Das richtige Office-Paket wählen

Die Kiosk-Pakete bieten sich für Anwender an, die typischerweise über keinen festen PC-Arbeitsplatz im Unternehmen verfügen. Markus Trinkner, Group Manager Infrastructure bei Avanade Schweiz, erklärt: „Diese Variante eignet sich beispielsweise für Mitarbeiter, die in der Produktion oder in Filialen im Einzelhandel tätig sind, aber dennoch Zugang zu Anwendungen oder Collaboration-Tools benötigen. Wir sehen, dass sich Tools zur betrieblichen Zusammenarbeit und Kommunikation nicht nur bei Unternehmen mit einer hohen Anzahl an so genannten Knowledge Workern durchsetzen sondern auch in der produzierenden Industrie kontinuierlich Akzeptanz finden”.

Firmen können wiederum unter zwei Kiosk-Varianten wählen. Das Angebot „Kiosk 1“ bietet den Lesezugriff auf SharePoint Online und ein persönliches Exchange Online-Postfach. In der Version „Kiosk 2“ sind darüber hinaus die Office Web Apps enthalten. Dies sind Online-Varianten von Microsoft Word, Excel, PowerPoint und OneNote, um direkt im Webbrowser oder mittels mobiler Endgeräte auf Dokumente zuzugreifen. „Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass die Kiosk-Angebote als reines Cloud-Angebot definiert sind ohne den gleichzeitigen Zugriff auf lokale Server anzubieten”, so Markus Trinkner. „Wollen IT-Entscheider bestimmte Daten doch On-Premise hosten, gibt es diese Möglichkeit bei der Enterprise-Variante.”

Die in diesen Paketen enthaltenen Angebote richten sich vor allem an Unternehmen, die sämtliche, komplexe Funktionen der Office Suite nutzen und zudem auf Collaboration- und Messaging-Lösungen nicht verzichten wollen. Je nach Unternehmensanforderung bietet Microsoft vier unterschiedliche Versionen an, in denen jedoch immer die Services Exchange Online, SharePoint Online und Lync Online inkludiert sind.

Auf Sicherheit und Zuverlässigkeit achten

Hat sich das Unternehmen für die Anwendungsauslagerung entschieden, sollte es auch beachten, dass Cloud-Anbieter ihr Sicherheitskonzept offen legen und nachweisen können, welche Massnahmen sie entsprechend ergreifen. Denn laut einer Avanade-Studie zum Thema Cloud Computing hegt immerhin noch jeder dritte Schweizer Entscheider Sicherheitsbedenken.

Microsoft Office 365 etwa verfügt über diverse Zertifizierungen wie ISO 27001, EU Safe Harbour und FERPA. Markus Trinkner erklärt: „Einer der grössten Vorteile der Microsoft-Lösung ist, dass Office 365 als Hybridmodell zusammen mit On-Premise-Infrastrukturen implementiert werden kann. Weil diese hybride Infrastruktur auf Basis eines einheitlichen Active Directory verwaltet wird, merkt der Nutzer gar nicht, dass er seinen Dienst aus der Cloud bezieht. Es gibt also die Möglichkeit, die Lösung für selektierte Nutzer oder Anwendungen einzusetzen und gleichzeitig ausgewählte Daten auch im eigenem Rechenzentrum zu hosten. Das ist besonders wichtig, da in manchen Branchen wie etwa der Finanzindustrie noch Sicherheitsbedenken vorherrschen oder weil Daten aufgrund rechtlicher Regulatorien nur in einem bestimmten Land lagern dürfen.”

Vorteile analysieren

Neben dem Sicherheitsaspekt sollten Unternehmen auch prüfen, welche Ziele sie konkret mit der Auslagerung von Anwendungen erreichen wollen, sei es die Kostenersparnis oder die flexible Anpassung an sich verändernde Unternehmensbedürfnisse. Aber auch die zeit- und standortunabhängige Verfügbarkeit, etwa für mobile Mitarbeiter, ist hier ein weiterer Vorteil. So können sämtliche Office 365-Anwendungen über feste Clients sowie auch über verschiedene Eingabegeräte wie Mobile Devices, die beispielsweise über das Betriebssystem Windows Phone 7, iPhone oder BlackBerry OS verfügen, abgerufen und genutzt werden.

Einer der Hauptvorteile des Cloud Computings ist der Kostenaspekt. Zum einen wird die Nutzung von Anwendungen verbrauchsabhängig abgerechnet, zum anderen ist ein Vor-Investment hinsichtlich Hardware und Infrastruktur nicht notwendig. Unternehmen sollten auch beachten, ob Anwendungen nach Anzahl der User einfach skalierbar sind. Scheiden also Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus oder kommen neue Personen hinzu, sollten Lizenzen flexibel erworben oder reduziert werden können.

Ein weiterer Vorteil ist, dass der Installationsprozess bei der Office 365 Suite innerhalb weniger Stunden abgeschlossen werden kann. Auch das Aufspielen von Updates und Patches sowie die Sicherstellung der Verfügbarkeit durch den Servicenehmer sind nicht mehr notwendig. Markus Trinkner fügt hinzu: „Da Unternehmen die Office Suite wie eine Commodity-Dienstleistung nutzen können, sind sie in der Lage, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. So werden Ressourcen von IT-Abteilung grösserer Unternehmen in geringerem Masse gebunden und können anderweitig eingesetzt werden, beispielsweise um sich auf den Betrieb von Value Based Services zu konzentrieren”.

Über die Avanade-Studien

Die Studie zum Thema Cloud Computing wurde von März bis April 2011 vom unabhängigen Forschungsunternehmen Kelton Research durchgeführt. Es wurden 573 Teilnehmer aus 18 Ländern in Nordamerika, Europa und dem Asien-Pazifik-Raum befragt.

Die Studie „Business Impact of Big Data”, die auch den Themenbereich Digital Collaboration untersucht hat, wurde ebenfalls von Kelton Research im Auftrag von Avanade durchgeführt. Im August 2010 wurden hierzu 543 Interviews mit Managern, IT-Entscheidern und Abteilungsleitern in 17 Ländern in Nordamerika, Europa und dem Asien-Pazifik-Raum durchgeführt. Bereits im Februar 2010 wurden die Teilnehmer schon einmal zu dem Thema „Collaboration und Zusammenarbeit im Unternehmen” befragt.