Aktenberge ade für Soziale Dienste in Winterthur
Die Sozialen Diensten in Winterthur verabschieden sich von ihren Papierbergen: Das Departement setzt neu auf eine elektronische Aktenablage. Die Umstellung basiert auf einem Beschluss des Stadtrats von 2012.
Die Sozialen Dienste der Stadt Winterthur führen ihre Klientendossiers neu elektronisch, wie die Stadt auf ihrem Online-Portal mitteilt. Damit soll das Volumen an Papierakten massiv gesenkt werden. Zudem sollen die Arbeitsabläufe im Hinblick auf die räumlichen Verhältnisse am neuen Standort (Superblock) zweckmässiger gestaltet werden.
Der Entscheid basiert auf einem Stadtratsbeschluss von 2012, der alle Departemente dazu verpflichtet, für die Ablage von elektronischen Dokumenten das Elektronische Records Management System (ERMS) zu verwenden. Damit sollen Mitarbeiter der Verwaltung ihre Akten vollelektronisch und gesetzeskonform führen können.
Für das Projekt hat der Stadtrat gebundene Ausgaben von 700'000 Franken bewilligt. Damit sollen nicht nur die Projektleitung und die technische Umsetzung, sondern auch die Aufbereitung der Dossiers und das erstmalige Einscannen gedeckt werden.
Das Projekt betrifft laut Mitteilung rund 150 Mitarbeiter und eine Aktenmenge von bis zu 24 Laufmetern pro Person. Die Umstellung auf das papierarme Büro soll noch vor dem Umzug in den Superblock abgeschlossen sein.
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